Asana как сервис управления задачами для инновационных команд

С 2010 года в нескольких десятках организаций я вместе с командой консультантов внедрял системы управления задачами в различных организациях, и весь этот немалый опыт подвел к пониманию, что сегодня Asana — один из лучших сервисов управления задачами для инновационных команд.

Для начала небольшой обзор того, что было перепробовано с 2010 года из сервисов управления задачами у клиентов, у себя и друзей-консультантов.

Обзор систем управления задачами

В начале про Outlook. Хороший инструмент (система контроля поручений) для индивидуального планирования задач, но никуда не годится для командного взаимодействия в части управления поручениями. Когда-то на него возлагались большие надежды, которые не оправдались, поэтому «Outlook как «почтовик» — да, как «календарь» — да, как «задачник» – нет».

Битрикс24. Хорошо работает для среднего бизнеса, которым уже пора внедрять внутренний корпоративный портал, сложную автоматизированную CRM т.д., но для малого бизнеса и среднего, который еще недавно был малым, Битрикс24 будет тяжеловесен. Мегаплан – тот же Битрикс24, только слева.

Также долгое время пытался работать на Trello, который, конечно, превзошел все свои аналоги, но из-за своей бирюзовости и Kanban-ориентированности Trello за очень короткий период превращается в неструктурированную свалку в организациях, где за слова «бирюзовый» и «канбан» можно и в морду получить.

Jira, Redmine, basecamp и другие – хороши для web-студий и ПО-разработчиков.

Отличный сервис Pyrus, но его стал бы рассматривать как аналог Битрикс24, который поможет и больничные листы вовремя оформлять и платежки поставщику и договоры аренды, но чисто для поручений – система обладает лишним функционалом, что ей в этом смысле во вред. Только для задач использовать Pyrus – все равно что использовать утюг с брызгалкой только как брызгалку для поливания цветов. Исключительной является ситуация, когда уже развернут корпоративный Exchange Server и корпоративный Outlook, к которому Pyrus великолепно интегрируется. Но опять же, это уже история для среднего бизнеса, а не для малого. Вывод: Pyros – хороший инструмент для управления задачами, который если бы отсутствовала Asana, можно было бы рассмотреть в качестве образца для внедрения.

И последний, пожалуй, самый достойный конкурент Asana – это Wrike. Сервис такой же удобный, как и Asana, обладает даже чуть более продвинутым функционалом, таким как формирование дерева задач по группе, что удобно, когда выстроена иерархия в компании как минимум до уровня минус 2. Единственный и, считаю, очень существенный недостаток – это цена. Команде до 15 человек в месяц придется выкладывать 100 долларов, что, конечно, не так много, но когда есть бесплатный аналог до 15 человек (что в 90% достаточно для малого и среднего бизнеса) – считаю, нужно брать то, что не формирует дополнительную, хоть и небольшую, финансовую нагрузку. Плюс ко всему, по-моему субъективному мнению, интерфейс Wrike не такой дружелюбный, как интерфейс Asana. Но повторюсь Wrike – достойный противник и его можно рассматривать как альтернативу.

Наконец, закончен обзор сервисов, и можно приступить к самому вкусному – описанию, чем же так замечательна Asana.

Варианты использования Asana

Asana — это надёжный инструмент для любого рабочего процесса, но при этом система настолько проста, что ей может пользоваться любой коллектив.

Управляйте работой удалённо и получайте чёткое представление о своих задачах, чтобы выполнять совместные проекты откуда угодно.

Примеры удалённой работы

Любой коллектив может отслеживать прогресс, выявлять препятствия и выполнять совместную работу над проектами на уровне компании.

Примеры управления проектами

Приложения Asana для компьютеров и мобильных устройств помогают не сбиваться с курса, правильно организовывать проекты и укладываться в сроки.

Примеры организации работы

Отслеживайте ход проектов и отдельные задачи, планируйте спринты, интегрируйте другие инструменты и проводите успешные запуски продуктов.

Примеры гибкого управления

Представляйте ход проектов визуально на досках Asana и наблюдайте за тем, как сотрудники выполняют назначенные им задачи.

Управление проектами в Excel

Успешное управление проектами выходит за рамки электронных таблиц. Примите это во внимание, прежде чем открывать Excel.

Советы по управлению проектами в Excel

Управление рабочими процессами

Планируйте проекты в соответствии с рабочими процессами своей группы и создавайте шаблоны для повторяющейся работы.

Примеры рабочих процессов

Управляйте списками дел, взаимодействуйте с коллегами и отслеживайте ход работ — всё в одном месте.

Примеры управления работами

Совместная работа в группе

Выполняйте всё вместе — от рутинных задач до самых значительных целей — непосредственно в Asana.

Примеры совместной работы

Создавайте задачи со сроками выполнения, настраивайте напоминания и систематизируйте их в виде списков, чтобы расставлять приоритеты и организовывать свою работу.

Примеры управления задачами

Календари групп и проектов

Просматривайте всю работу своей группы на одном календаре, чтобы точно знать, кто какую задачу выполняет и к какому сроку.

Примеры календаря группы

Создавайте настраиваемые списки дел, чтобы расставлять приоритеты и организовывать свою работу.

Примеры списков дел

Обмен информацией в группе

Публикуйте обновления статуса, делитесь объявлениями для всей группы и выполняйте совместную работу над задачами — всё это в Asana.

Примеры обмена информацией

С лёгкостью распределяйте роли и обязанности, поддерживайте фокус своей группы на качестве и адаптируйте свой подход к каждому проекту.

Используйте Asana для отслеживания всех проектов из своей программы, чтобы они шли по плану.

Примеры управления программами

Планируйте проекты своей группы, управляйте ими, отслеживайте и обсуждайте их в Asana. Используйте комплексный подход и добивайтесь результатов.

Примеры планирования проектов

Экономьте время, не отвлекайтесь на мелочи и действуйте более продуктивно, централизованно управляя работой своей группы в Asana.

Примеры повышения продуктивности

Варианты использования Asana

Чем бы вы ни занимались, это можно сделать в Asana

Отслеживайте задачи и проекты в одном месте, чтобы каждый участник понимал, как его работа влияет на общую ситуацию.

Отслеживайте сроки выполнения, хронологии и календари, чтобы всегда знать, кто какую работу выполняет и к какому сроку.

Управляйте всеми меняющимися элементами своего очередного проекта в одном месте и делайте всё точно в срок.

Стандартизируйте распространённые процессы, такие как подача ИТ-запросов, чтобы задачи выполнялись быстро и легко.

Отслеживайте задачи и проекты в одном месте, чтобы каждый участник понимал, как его работа влияет на общую ситуацию.

Отслеживайте сроки выполнения, хронологии и календари, чтобы всегда знать, кто какую работу выполняет и к какому сроку.

Управляйте всеми меняющимися элементами своего очередного проекта в одном месте и делайте всё точно в срок.

Стандартизируйте распространённые процессы, такие как подача ИТ-запросов, чтобы задачи выполнялись быстро и легко.

• “With Asana, we’re able to keep track of each piece of work, in one place.” — Sarah Wormser , Marketing Operations Manager, ClassPass
• “Asana gave us a way to increase ownership and, by extension, drive better results.” — Bene Cipolla , Director of Editorial Operations, Birchbox
• “Asana has helped us move important work forward from writing, to review, to publication.” — Matthew Conley
• “Asana allows me to simultaneously manage teams across multiple markets so I’m able to ensure all of my projects are on track.” — Christopher Ballard , General Manager — San Diego, Uber

Начинайте работу уже сегодня

Asana — достаточно простая система, которой может пользоваться любой коллектив. При этом она настолько функциональна, что в ней можно организовывать работу всей компании.

• Asana
• Главная
• Продукты
• Цены
• Premium
• Business
• Enterprise
• Сопровождение клиентов
• Шаблоны Asana
• Доверие и безопасность
• Статус

• О нас
• Компания
• Руководство
• Клиенты
• Разнообразие
• Вакансии
• Пресса
• На одной волне
• Блог Asana
• Отношения с инвесторами
• Карта сайта

• Для рабочих процессов
• Управление проектами
• Управление целями
• Гибкое управление
• Управление задачами
• Повышение продуктивности
• Управление работами
• Планирование проектов
• Списки дел
• Все варианты использования
• Все группы

• Ресурсы
• Руководство по Asana
• Форум
• Поддержка
• Каталог приложений
• Разработчики и API
• Партнёры
• Сообщество Asana
• Мероприятия
• Asana для некоммерческих организаций

• Подробнее
• Одиннадцать стилей лидерства
• Сто десять вопросов для снятия психологического барьера
• Советы по основным фактам и выводам
• Советы по преодолению синдрома самозванца
• Предотвращение выгорания команды
• Советы по ССВУ-анализу
• Что такое цели и ключевые результаты?
• Что такое цели SMART?
• Что такое разрастание объёма?
• Все руководства

Сравнение программного обеспечения для управления проектами: Asana vs. Jira

Если вы подыскиваете программнное обеспечение для управления проектами, то Asana или Jira будут отличным выбором. В этой статье обсудим плюсы и минусы каждого из них, чтобы вы смогли выбрать самое подходящее решение для вашей команды разработчиков.

Что такое Asana?

Asana была основана в 2008 году двумя бывшими сотрудниками Facebook. В целом программы по управлению проектами используются для совместной работы. Такие программы могут использоваться в одинаковой степени как IT, так и не IT компаниями. Asana кстати более популярна у последних компаний.

Беглый просмотр функций Asana показывает, что управление проектом сосредоточено на задачах. При создании нового проекта можно создавать подзадачи, которые назначаются определенным членам команды. Добавлять к подзадачам описания, комментарии, теги и настраиваемые поля для дополнительной детализации. Короче говоря, если вам необходимо программное обеспечение для простого делегирования и выполнения задач с расширенными функциями совместной работы, то Asana вполне подходит.

В чем преимущества Asana?

Ниже приведен список некоторых преимуществ Asana, по большей части касающихся разработчиков и команд разработчиков:

• Надежный набор функций для совместной работы, который позволяет вашей команде общаться в одном месте без необходимости переключаться между различными приложениями.
• Различные формы рабочего места, которые помогут вам следить за ходом проекта, а также визуализировать рабочую нагрузку между различными членами команды.
• Множество возможностей для настройки в соответствии с потребностями вашей организации. Если вы хотите сразу перейти к выполнению задач с помощью Asana, то можете сделать это с помощью сохраненных шаблонов. Если нужен более персонализированный подход, в таком случае можно настроить шаблоны, поля и теги.
• Впечатляющая интеграция со сторонними приложениями помогает оптимизировать ваши рабочие процессы.

Какие недостатки есть у Asana?

В качестве недостатков можно выделить следующее:

• Asana может не подойти, если вы ищете программное обеспечение для управления проектами, интуитивно понятное и простое в использовании прямо из коробки. Некоторым членам команды может потребоваться некоторое время на изучение. Однако, с практикой становится намного легче управлять проектами в Asana, так что имейте это в виду.
• Команды, которые предпочитают гибкую методику, могут счесть Asana недостаточной, даже несмотря на то, что она предлагает возможности Kanban.
• Вы можете пропустить некоторые рабочие элементы, так как это программное обеспечение не поддерживает единый вид задач и подзадач.
• Asana может не подойти организациям, которым нужны надежные инструменты по отчетности и составлению бюджета. Хотя эту проблему можно решить с помощью объединения Asana со сторонними приложениями, например Everhour.
• Отсутствует возможность назначить несколько ответственных на одну задачу, что может привести к путанице, если одну задачу выполняют больше одного человека.
• Также к минусам можно отнести стоимость Asana, которая может показаться завышенной по сравнению с аналогичными программами.

Что такое Jira?

Продукт Jira от компании Atlassian появился на рынке управления проектами за шесть лет до Asana, еще в 2002 году. Изначально Jira была инструментом для отслеживания ошибок и проблем, но с тех пор он превратился в нечто большее, поскольку команды быстрой разработки используют его для управления своими проектами. Если вы руководитель проекта, инженер или разработчик приложений и ищите решение для оптимизации процесса разработки приложений, Jira это то, что прописал доктор.

Команды, не имеющие опыта работы с программами для управления проектами, как правило, для начала используют продукт Trello от той же компании Atlassian, потому что для работы с Jira потребуется некоторое время на обучение. Если в процессе работы с Trello команда понимает, что им необходим больший функционал, то они переходят на Jira. Возможно это то что вы ищите? Перейдем к разбору плюсов и минусов Jira.

В чем преимущества Jira?

Среди плюсов можно отметить:

• Как упоминалось ранее, Jira запускалась как средство отслеживания ошибок и проблем. И это её главное преимущество, поскольку позволяет минимизировать ущерб благодаря быстрому выявлению ошибок. После выявления, вы можете назначить ответственных за решение проблемы, обозначить приоритеты и отслеживать прогресс устранения.
• Функциональность Jira можно расширить с помощью интеграции сторонних приложений, таких как проверка кода, CRM и т.д.
• Jira предоставляет огромную гибкость, в первую очередь благодаря конструктору рабочих процессов. Используйте это для настройки рабочего процесса под себя.

Недостатки Jira

Вот некоторые из вещей, которые мы считаем недостатками программного обеспечения для управления проектами Jira:

• Настройка рабочего процесса является плюсом, а вот приведение в исполнение может быть затруднено из-за сложной структуры.
• Использование решения проблем, вместо постановки задач в качестве основной рабочей единицы может привести к путанице в дальнейшем.
• Иногда скорость работы может замедлится.
• Некоторые разработчики жалуются, что сложная структура у Jira может привести к микроменеджменту.
• Хотя Jira предлагает некие инструменты по мониторингу ресурсов и составления бюджета, их может не хватить в полной мере. Поэтому придется дополнять сторонними приложениями, например Tempo.
• Бесплатный план Jira позволяет включать максимум 10 пользователей.

Сравнение Asana иJira

Рассмотрев программные решения по отдельности, давайте теперь сравним их между собой

Удобство в использовании

С одной стороны Asana обладает интуитивно понятным и удобным интерфейсом, но на изучение всех функций уйдет немало времени.

С другой стороны Jira проста в настройке, однако у пользователей, не знакомых с программами для управления проектами, могут возник проблемы со структурой Jira.

Asana может похвастаться солидным набором функций, который превосходно подходят для совместной работы в команде, обработка задач и CRM. Хотя для команд, не ограничивающиеся Kanban-досками, возможностей для гибкого управления проектами может не хватить. Вы можете воспользоваться несколькими визуализациями, такими как календарь, доска, диаграмма Ганта и другими.

Набор функций Jira достаточно силен, но некоторые разработчики могут счесть их не такими надежными, как у Asana. Однозначно Jira порадует отслеживание ошибок и проблем, наличием функций гибкого управления, такие как доски Kanban и SCRUM, отчеты и многое другое. Так же в арсенале имеются подробные отчеты, доски и списки, которые помогут визуализировать проекты.

Оба решения для управления проектами интегрируются со сторонними приложениями, многие из которых будут знакомы разработчикам и программистам:

• Asana интегрируется свыше 160 популярными сторонними приложениями.
• Jira интегрируется более чем с 2000 сторонними приложениями.

Общение внутри команды можно сделать более эффективным с помощью инструментов совместной работы Asana. Функция общения располагает все средства обмена информацией в одно легкодоступное место. Совместная работа с использованием Asana одно удовольствие. Но для освоения программного обеспечения всеми членами команды придется приложить немало сил.

Jira предлагает множество инструментов для совместной работы, от обмена сообщениями до обмена файлами. Все эти инструменты так же хорошо подходят для решения проблем. К сожалению, адаптация затруднена в сложной структуры. Поэтому потребуется некоторое время на обучение персонала.

Asana предоставляет бесплатный план для команды из 15 человек. Платные услуги начинаются с 10,99 долларов за человека в месяц вплоть до 24,99 долларов.

У Jira есть бесплатный план ограничивается 10 членами команды. Платные услуги начинаются с 7,50 долларов за человека в месяц вплоть до 14,50 долларов.

Asana vs. Jira: Выводы

И Jira, и Asana являются решением для управления проектами с большим количеством плюсов и минусов. С точки зрения потребностей разработчиков, возможностей Asana может не хватать, также урезанное обеспечение может осложнить обмен фрагментами кода внутри команды разработчиков. Добавив недостающие расширения для GitLab, GitHub, Bitbucket и так далее, можно сказать, что Asana идеально подходит для компаний в сфере продаж и маркетинга.

С другой стороны, Jira интегрируется с перечисленными выше приложениями, что делает ее более удобной для разработчиков. К сожалению, некоторые разработчики отрицательно отзываются об этом программном обеспечении, поскольку Jira может замедлять скорость работы. Хотя многие компании, занимающиеся разработкой приложений, используют Jira для гибкого управления проектами. Примите во внимание все вышесказанное, прежде чем выбирать его для нужд вашей организации.

При подготовке материала использовались источники:
https://vc.ru/u/569452-zapiski-innovatora-agorainn-ru/323864-asana-kak-servis-upravleniya-zadachami-dlya-innovacionnyh-komand
https://asana.com/ru/uses
https://habr.com/ru/articles/646935/