Как в Admitad запустили программу Buddy и снизили текучку на 15%

У каждого нового сотрудника, как правило, возникает много вопросов. Где познакомиться с коллегами? Куда сходить пообедать? Как зарегистрироваться во внутренней системе или оформить карточку в спортзал? Чтобы новичку было проще найти ответы на подобные вопросы, мы внедрили программу Buddy и за полгода уменьшили текучку новых кадров на 15%.

Buddy – это опытный сотрудник Admitad, который помогает новому человеку интегрироваться в компанию: добавляет в разные внутренние чаты, созванивается с ним, зовёт на кофе и вовлекает в различные активности.

“Идея программы пришла благодаря опросу новых сотрудников. По отзывам мы узнали: многим во время испытательного срока хотелось бы иметь неформального друга-помощника, чтобы быстрее адаптироваться на новом месте. Мы поняли, что Admitad нужна такая программа и начали ее внедрять. Даже наш СЕО остался в восторге от идеи, и сам хотел быть buddy. Но на его руководящей позиции это сложно”, — рассказала Юлия Владимирова, Senior IT рекрутер в Admitad.

Роль Buddy

Если за профессиональное развитие сотрудника в Admitad отвечает руководитель отдела, то buddy — ответственный за неформальное внедрение в коллектив. “Конечно, с началом пандемии все процессы немного изменились. Некоторые сотрудники спрашивали меня, что делать, если они не могут встретиться с новичками лично и провести экскурсию по офису. Каждому buddy я советовала организовывать созвоны в зуме, а также рассказывать про онлайн-активности, которые проходят в нашем Инстаграм”, — так Юля прокомментировала взаимодействие с новичками во время карантина.

Как стать Buddy?

Никаких критериев ни по возрасту, ни по полу нет. Buddy может стать любой сотрудник, проработавший в компании полгода. В силу своей загруженности и мотивации ребята сами принимают решение, смогут ли они участвовать в программе.

Первые результаты

Программе buddy всего полгода, но за это время текучка новых кадров уже уменьшилась на 15%, а большинство участников оценили взаимодействие друг с другом на 10 из 10. Мы рады поделиться отзывами некоторых из них:

Лидия Токарева, персональный ассистент CEO Admitad

“В качестве buddy у меня была Вероника Батманова из отдела HR, и я искренне этому рада. Мы сразу подружились: регулярно встречались и гуляли по городу, вместе ездили в офис. За время программы у меня не возникло никаких трудностей. Ника всё время была на связи и быстро помогла наладить общение с коллективом. От участия в программе buddy я вижу только плюсы. Благодаря этой инициативе я сама научилась помогать другим. Когда к тебе так хорошо относятся, появляется желание отдавать намного больше”

Екатерина Васина, руководитель направления видеоконтента в Admitad Academy, buddy

“Я стала buddy, потому что мне нравится помогать людям. К тому же, – это отличный шанс познакомиться с новыми сотрудниками и узнать последние новости компании. Поскольку все мои новички вышли на работу уже во время карантина, мы общались преимущественно онлайн через разные приложения. Например, в hangouts чаще всего разговаривали на бытовые темы, а в slack обсуждали рабочие вопросы. Один из самых приятных моментов для buddy – видеть, что ты помогаешь новичкам освоиться, стать своим. Я очень рада, что в Admitad появилась такая программа: она поможет компании развиваться еще быстрее”.

Аниса Валиуллина, Business Development Manager, buddy

“Я пришла в Admitad несколько лет назад, и первое время мне не хватало неформального друга, который подсказывал бы мне какие-то вещи. Сейчас, когда запустили программу, я решила стать buddy и помогать другим. Мне нравится, что роль buddy социально значима. Если я могу быть кому-то полезна, мне самой становится лучше. Быть buddy – большая ответственность. У тебя может быть много работы, поэтому важно грамотно распределить свое время, чтобы не отказывать новичку при возникновении вопросов. Спасибо Admitad, благодаря программе мы можем не только помочь другим, но еще и реализовать себя в качестве помощника и друга. А главное — быть ближе друг к другу и еще сильнее сплотиться”.

Тома Хурцидзе, Business Development Manager | E-commerce Team Russia

“Я попала в Admitad в пик пандемии, когда весь офис уже перешёл на удаленную работу, поэтому мое взаимодействие с коллегами происходило в онлайне. Несмотря на это, мой buddy, Ваня, всегда интересовался моими делами, предлагал помощь и всячески старался помочь. И даже пообещал, что мы наверстаем все упущенные моменты живого общения, как только выйдем в офис. Один из самых классных моментов программы – невероятное ощущение того, что тебе всегда есть к кому обратиться. Поскольку buddy самому приятно помогать тебе, ты можешь быть уверен, что ни один твой вопрос не останется без ответа”.

Сергей Кузнецов, SMM Manager в Admitad

“В первый день работы меня познакомили с моим buddy, Сашей Трапезниковой. У нас сложились приятельские отношения. Саша помогала мне с любыми вопросами, с радостью давала советы по работе, когда это было необходимо, и делала это очень ответственно. Во многом Саша ускорила те процессы, которые могли происходить дольше без её помощи. Один из самых приятных моментов программы – неформальные коммуникации. Здорово осознавать, что в офисе тебе всегда будет с кем пообщаться и приятно провести свободное время. До Admitad я работал в одной крупной американской компании, где тоже была программа адаптации, но я не видел должного интереса к себе со стороны buddy. А в Admitad программа действительно помогла мне лучше наладить отношения с коллегами. Когда тебя лично представляют остальным сотрудникам, процесс знакомства происходит быстрее и эффективнее”.

Как показала практика первых 6 месяцев в Admitad, программа Buddy эффективно работает, помогая и сотрудникам, и компании. Так, новички быстрее адаптируются и вливаются в коллектив, buddy чувствуют свою причастность к важному делу и находят новых друзей, а компания экономит ресурсы, значительно снижая уровень текучки.

Сейчас программа действует только в Москве. В ближайшее время мы планируем внедрять ее и в других офисах Admitad.

Buddy: программа, эффективно адаптирующая новых сотрудников

Редкий работодатель, особенно — в крупной компании — не сталкивается с обновлением, пусть и частичным, сотрудников. От необходимости интеграции только что принятых на работу кадров в уже сформированный коллектив страдают обе стороны сразу: и новички, попадающие в незнакомую для них обстановку, и те, на ком лежит ответственность за их адаптацию.

Опытные рекрутеры и специалисты, осуществляющие подбор персонала, знают, какие проблемы обязательно возникнут в случае провального освоения «на новом месте» только что оформленных специалистов. Как минимум, придется сочно искать очередных претендентов на освободившуюся вакансию, и кто может гарантировать ее быстрое, и, главное, долгосрочное заполнение?

Кроме потери времени и вынужденных простоев из-за незанятой должности, работодатель несет и прямые материальные издержки. Реклама на профильных площадках стоит недешево, и если стать постоянным заказчиком таких услуг, то постоянный поиск соискателей, которые потом не выдерживают незнакомой обстановки и не вливаются в коллектив, ощутимо ударит по бюджету любой компании!

Так что же делать? Воспользоваться Buddy Program — одной из лучших современных методик снижения стресса у новичков.

Разумеется, универсальная программа адаптации персонала не может учесть все индивидуальные особенности только что принятого на работу сотрудника, но она поможет ему быстро и безболезненно преодолеть большинство сложностей привыкания:

• знакомство с компанией в статусе ее штатной единицы;
• налаживание общения с коллегами;
• приобщение к принятым в компании традициям, системе ценностей и принципам поведения;
• привыкание к незнакомой обстановке и т.д.

С Buddy Program минимизируются риски отказа от стажировки и «увольнения по собственному», что, в конечном счете, благоприятно влияет на имидж и конкурентоспособность фирмы.

Buddy Program: как это работает

Если кратко, то речь идет об особом наставничестве. Роль этакого бадди (англ. «Buddy» так и переводится — «приятель») выполняет сотрудник:

• пожелавший помочь с адаптацией новичка;
• умеющий выслушать и понять малознакомого человека;
• имеющий определенный опыт работы в данной компании;
• способный оперативно сориентировать по вопросам взаимодействия с руководством и коллегами, приемлемому поведению, в том числе — по официальным и негласным правилам;
• понимающий как специфику конкретного функционала, так и общие особенности работы.

Идеальные бадди получаются из тех, кто не просто хочет и может помочь с интеграцией «новобранцев», но и имеет с ними что-то общее. Для доверительной и эффективной коммуникации подойдут похожие стили поведения, общие увлечения и интересы.

Нюансы наставничества в формате Buddy Program

Главное в таком наставнике — его хорошие результаты в работе (совсем не обязательно экспертный уровень!), позитивное к ней отношение и — непременно — ментальные точки соприкосновения с вводимым в коллектив сотрудником. Если к личной заинтересованности бадди в адаптации коллеги добавляется его схожесть по чисто человеческим моментам, а также открытость в общении и умение располагать к себе незнакомых людей — такое наставничество будет в большинстве случаев успешным.

Дело в том, что программа Buddy основана на ключевом для адаптации факторе: участие внимательного наставника, который по совместительству — еще и друг. С таким помощником даже самые зажатые и пугливые новички постепенно раскрепощаются и ощущают себя «в своей тарелке», даже если со дня выхода на работу прошло менее недели.

Грамотно организованная Buddy Program предотвратит возникновение 100% факторов, вызывающих негативное отношение к новому месту работы:

• межличностные конфликты;
• слабый обмен информацией;
• сложности с привыканием к должностным обязанностям;
• проблемы с вождением в должность;
• недопонимание;
• ощущение вакуума общения и т.д.

Приемы Budding отлично зарекомендовали себя во всех сферах, требующих персонального сопровождения кадровых единиц. Например, баддинг активно используется корпорациями для улучшения коммуникативной составляющей в полностью укомплектованном штате. К бадди прибегают и для повышения командного духа, а также для снижения негативных последствий при кардинальных изменениях в компании.

Принципиальные аспекты программы баддинга

Когда найден хороший бадди — адаптация переходит на вторую, основную стадию: решение организационных вопросов, с которыми сталкивается новичок. Все проходит в непринужденном ключе: Buddy вводит своего подопечного в курс дела. рассказывает и показывает, как все устроено, и на что следует обратить внимание в первую очередь.

ВАЖНО: Budding — это не повышение квалификации и не «натаскивание» в профессиональном плане новых сотрудников! Это лишь дружеская, с большой долей симпатии, помощь и всесторонняя поддержка вливанием в коллектив и настраиванием на позитивный лад нового его члена.

В отличие от нацеленного на передачу профессиональных навыков классического — полноценного — наставничества, баддинг намного эмоциональнее и интимнее. Вот пять главных признаков качественной Buddy Program:

• сугубо добровольное участие наставника;
• снисходительное отношение к ошибкам и промахам «на первых порах»;
• построение доверительных отношений в паре «бадди-новичок»;
• отсутствие психологического давления.

Если процесс организован грамотно, новичок быстро усвоит адекватную коллективу модель поведения и в скором времени станет «своим».

Кстати, обе формы наставничества — полного и адаптивного — можно сочетать. При этом наставники могут быть разными.

Чек-лист для баддинга: рекомендации по заполнению анкет

Поскольку Buddy — это все-таки, не профессиональный наставник, ему потребуется инструкция. Это своего рода памятка с несколькими критически важными пунктами программы.

Содержание инструкции составляется произвольно. Однако желательно включить в памятку стандартные пункты:

• знакомство с коллективом (личное представление);
• экскурсия по организации (желательно — по всем ее структурным подразделениям);
• технические моменты (получение пропуска, аккаунта, ключей, паролей, логинов и других допусков к корпоративным системам);
• вводная лекция о компании и ее внутреннем устройстве (структура отделов, филиалов, иерархия и прочее);
• инструктаж о деловых контактах с коллегами (кто какие задачи решает);
• прояснение рабоче графика, системы премирования, должностных обязанностей, источников их получения и критериев оценки результата;
• обзор традиций (как принято чествовать именинника, какие проводятся корпоративы и т.п.).

Все перечисленное можно оформить в виде списка на бумажном носителе (с графами для отметок), а еще лучше — использовать профильные программы или специальный софт для контроля исполнения поручений.

Очень приветствуется, если бадди дополнительно проконтролирует степень исполнительности подопечного, получившего на отчетный период задачи.

При подготовке материала использовались источники:
https://vc.ru/hr/157620-kak-v-admitad-zapustili-programmu-buddy-i-snizili-tekuchku-na-15
https://vc.ru/u/1215539-projecto/492632-buddy-programma-effektivno-adaptiruyushchaya-novyh-sotrudnikov