Система АИС в детском лагере Океан: ответы на частые вопросы

Мы заметили, что с момента запуска системы «АИС» у вас возникло много вопросов к онлайн-операторам и операторам по телефонам горячей линии в отдел реализации путевок, приёма и размещения ВДЦ «Океан». В данном комментарии мы постараемся раскрыть самые популярные и волнующие вас темы.

Больше всего вопросов было связано с техническими проблемами при регистрации/заполнении и сохранении данных и т.п.

1. Многим родителям при заполнении заявки система написала: «Для детей ХХХХ года рождения отсутствуют путевки».

Возможной причиной такого сообщения может быть случай, когда вы бронируете путевку по квоте, не соответствующей возрасту Вашего ребенка или для данной смены не предусмотрена выбранная Вами квота. Информация о наличии квот на программы ВДЦ «Океан» размещена в на портале https://okean.org, раздел «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/informatsiya-po-nalichiyu-kvot-na-programmy-fgbou-vdts-okean.pdf).

Отметим, что путевки по квотам «региональная» и «тематическая» предусмотрены для кандидатов, обучающихся в 5–11 классах, в летний период (с июня по август) — для достигших возраста 12 полных лет и до 17 лет включительно.

«Коммерческая» квота предусмотрена для кандидатов, обучающихся в 5–11 классах, в летний период (с июня по август) – достигших возраста 6 полных лет и до 17 лет включительно. Подробнее о том, кто может подавать заявку на получение путевок можно ознакомиться в пункте 3.15. «Положение о конкурсном распределении путевок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством автоматизированной информационной системы «Комплексное управление деятельностью» в ВДЦ «Океан» – подсистема «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf ).

2. Второй по популярности вопрос: «Как исправить ошибочно введенные данные?»

Обращаем Ваше внимание, что при формировании заявки необходимо быть особенно внимательными и вводить данные корректно.

В соответствии с п. 3.18. Положения о конкурсном распределении путёвок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством АИС «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf ) с момента подачи заявки часть полей профиля становятся недоступными для редактирования. Внесение изменений возможно только через обращение к администратору подсистемы «Путёвка». То есть в случае допущения ошибки внести правку сможет только администратор по телефону горячей линии. Отметим, что мы разработали довольно понятные инструкции, которые помогут вам при работе с системой АИС. Файлы «Руководство пользователя» размещены на нашем портале https://okean.org в разделе «Путёвка».

3. Если отсутствует список смен или выходит сообщение «в данный момент нет доступных смен твоему возрасту / классу / региону», пожалуйста, проверьте, загрузили ли вы файлы, подтверждающие достижения ребенка. Если файлы не загружены, программа может не показывать список смен.

4. Для бронирования любых путёвок в ВДЦ «Океан», в том числе на коммерческой основе, необходимо подать заявку посредством системы «АИС» на портале ВДЦ «Океан» в разделе «Путёвка» (https://okean.org/putevka/aiskud ). При подаче заявки необходимо загрузить документы, подтверждающие достижения ребенка (дипломы, грамоты и т.д.). Обращаем внимание, что конкурсный отбор для детей по коммерческим путевкам проводиться намного лояльнее, чем для детей по другим квотам, однако без загрузки каких-либо достижений подача заявки на коммерческую путевку невозможна.

5. Следующий вопрос: «Нужно ли стараться бронировать путевку как можно раньше?»

Распределение путёвок осуществляется на основании набранных кандидатом баллов. Решающее значение имеет рейтинг, а не дата подачи заявления, со своей стороны мы рекомендуем подавать заявку своевременно, так как в соответствии с п.3.20 Положения о конкурсном распределении путёвок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством АИС «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf ) сведения, предоставленные в заявке, подлежат проверке оператором (в зависимости от вида квоты это может быть региональный оператор субъекта РФ, оператор тематического партнера Центра, оператор Центра). Заявки со статусом «Путёвка получена» попадают в основной список кандидатов. Список подлежит утверждению оператором (п.3.27. Положения). В п.3.26 отмечено, что заявки со статусом «Не прошел по рейтингу» автоматически попадают в «резервный» список кандидатов, на случай непредвиденных ситуаций (например, отказа от путевки вышестоящего по рейтингу).

6. Раздел «Достижения» в профиле Кандидата предназначен для создания портфолио. Кандидат может в любое время заполнить, либо дополнить новыми достижениями своё портфолио.

К рассмотрению в заявке принимаются награды и поощрения Кандидата, которые были получены за три календарных года до даты подачи заявки. В процессе подачи заявки на получение путёвки Кандидат может использовать не более 10 достижений (5 из раздела «Награды», 5 из раздела «Прочие достижения») из портфолио. Подробная информация о классификациях достижений опубликована в п.3.9 Положения о конкурсном распределении путёвок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством АИС «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf ).

7. Заметим, что больше не существует понятия «закончились путевки». В течение определенного отрезка времени принимаются заявки от всех желающих. Количество заявок не ограничено. После сбора заявок система произведет расчет рейтинга, на основании которого выявит список победителей, которым достанется путевка в ВДЦ «Океан». Подробнее о том, как происходит формирование итогового рейтинга, Вы можете узнать в п.4 Положения о конкурсном распределении путевок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством автоматизированной информационной системы «Комплексное управление деятельностью» в ВДЦ «Океан» – подсистема «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf )

8. Обращаем Ваше внимание на то, что нельзя одновременно завести несколько заявок на одного Кандидата, даже на разные виды квот. В п. 3.17 Положения о конкурсном распределении путёвок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством АИС «Путёвка» (https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf ) размещена информация о причинах, по которым Кандидат не может подать заявку на получение путевки.

9. Процедура получения путёвки в общем виде разбита на два этапа. На первом этапе проходит сбор заявок и параллельно осуществляется обработка поступивших заявок операторами. На втором этапе проходит расчёт рейтинга, формирование списка победителей и «резервного списка» (п.3.26 Положения о конкурсном распределении путёвок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством АИС «Путёвка» https://okean.org/uploads/files/documents/rules.pdf ). Данные этапы сначала проходят для бюджетных путёвок, далее – для коммерческих. Следовательно, Вы можете поучаствовать в конкурсе на бесплатную путёвку, а потом попробовать на платную.

10. Цены на коммерческие путевки размещены в файле «Информация о коммерческих сменах». Файл расположен на нашем портале https://okean.org в разделе «Путевка». Чтобы ознакомиться с этим файлом регистрация не требуется.

12. В системе АИС «Путёвка» отсутствует понятие «проходной балл». Распределение путёвок осуществляется на основании набранных баллов. Минимальный и максимальный порог заранее не установлены. Они формируются исходя из рейтингов всех подавших заявки.

Хотим заметить, что система АИС КУД «Путёвка» технически работает исправно. Система долгое время находилась в тестовом режиме и зарекомендовала себя как стабильная информационная система. Основные проблемы с сохранением информации или переходом на следующий шаг для заполнения вызваны некорректным заполнением предыдущих полей или недозагрузкой файлов о достижениях. Пожалуйста, не торопитесь заполнить и отправить заявку. Факт отправления заявки не является бронью путевки. Очередность или скорость подачи значения не имеет. Важнее – корректное и полное заполнение всех полей заявки. Перед оформлением заявки рекомендуем ознакомиться с Положением о конкурсном распределении путевок и комплектовании ФГБОУ «ВДЦ «Океан» посредством автоматизированной информационной системы «Комплексное управление деятельностью» в ВДЦ «Океан» — подсистема «Путёвка».

Нам очень приятно видеть, что ежегодно количество желающих побывать в ВДЦ «Океан» заметно увеличивается, особенно в первые дни подачи заявок. Мы очень стараемся, чтобы вам было удобно и комфортно оформлять заявки на нашем портале с помощью системы «АИС»! Благодарим за вопросы и комментарии, ведь для нас очень важно ваше мнение! Спасибо за понимание и за то, что вы с нами! До встречи в ВДЦ «Океан»!

В нашем Instagram-профиле и на YouTube-канале постоянно появляются интересные новости о сменах, мероприятиях и гостях ВДЦ «Океан» — Вам обязательно захочется стать частью этого праздника детства!

Если у Вас возникнут вопросы при регистрации, обращайтесь по номерам горячей линии:

• 8-800-350-41-92,
• +7 (908) 997-71-82,
• +7 423 230-41-83.

Мы работаем с понедельника по пятницу с 10:00 до 20:00 местного времени, выходные — суббота и воскресенье.

АИС «Путёвка»: как попасть в «Океан» в 2022 году?

Теперь стать участником океанской смены года стало проще! На портале детского центра работает автоматизированная информационная система (АИС) «Путёвка». Это система рейтингового распределения путёвок на образовательные программы ВДЦ «Океан». Благодаря ей ребёнок, не выходя из дома, может самостоятельно подать заявку на поездку в Центр. Чтобы поехать в «Океан», нужно предоставить грамоты и сертификаты о достижениях, а система автоматически присвоит каждому документу определённое количество баллов, которые позволят детям участвовать в конкурсном отборе.

АИС «Путёвка» имеет четыре преимущества: простота, непредвзятость, автоматическая группировка по интересам, удалённость. Это значит, что подать заявку на поездку в «Океан» может каждый ребёнок. Он попадёт на тематическую программу, которая соответствует его интересам и достижениям. Осуществить процедуру регистрации можно прямо из дома, не приезжая во Владивосток.

Чтобы принять участие в конкурсном отборе, нужно пройти несколько этапов.

Первый этап – регистрация в системе по ссылке, размещённой на сайте детского центра в разделе «Путёвка». Чтобы сразу понять все пункты регистрации, советуем прочитать подробную инструкцию.

Второй этап – заполнение профиля. Школьнику нужно указать свои данные в анкете: загрузить свидетельство о рождении, написать номер школы, а также информацию о родителе.

Третий этап – прикрепление грамот и сертификатов, подтверждающих участие в соревнованиях, олимпиадах, конференциях и фестивалях.

Четвертый этап – подтверждение заявки родителем. Для этого представителю ребёнка нужно создать личный кабинет и одобрить заявку на получение путёвки.

После прохождения регистрации и загрузки всех документов происходит автоматизированный подсчёт баллов, которые начисляются по значимости конкурсов, где участвовали дети. Впоследствии эти баллы сравниваются и таким образом выявляются лучшие ребята, которые отправятся в «Океан».

Номера горячей линии АИС «Путёвка»:

8 (800) 350-41-92, 8 (908) 997-71-82, 8 (908) 997-71-83

(Пн-Пт: с 10:00 до 20:00 местного времени. Сб-Вс – выходной)

АИС «Путёвка» – самый простой способ попасть в ВДЦ «Океан»

Автоматизированная информационная система (АИС) «Путёвка» делает поездку в «Океан» доступной для всех детей. Это упрощённый способ объективной и непредвзятой оценки анкет школьников, которые хотят попасть на смены в детский центр.

Теперь для получения путёвки нужно предоставить грамоты и сертификаты о достижениях, а система автоматически присвоит каждому документу определённое количество баллов, которые позволят детям участвовать в конкурсном отборе.

АИС «Путёвка» имеет четыре преимущества: простота, беспристрастность, автоматическая группировка по интересам, удалённость. Это значит, что подать заявку на поездку в «Океан» может каждый ребёнок. Он гарантированно попадёт на тематическую программу, которая соответствует его интересам, а осуществить процедуру регистрации можно прямо из дома, не приезжая во Владивосток.

Чтобы принять участие в конкурсном отборе, нужно пройти несколько этапов.

Первый этап – регистрация в системе по ссылке, размещённой на сайте детского центра в разделе «Путёвка». Чтобы сразу понять все пункты регистрации, советуем прочитать подробную инструкцию.

Второй этап – заполнение профиля. Школьнику нужно указать свои данные в анкете: загрузить свидетельство о рождении, написать номер школы, а также информацию о родителе.

Третий этап – прикрепление грамот и сертификатов, подтверждающих участие в соревнованиях, олимпиадах, конференциях и фестивалях.

Четвертый этап – подтверждение заявки родителем. Для этого представителю ребёнка нужно создать личный кабинет и одобрить заявку на получение путёвки.

После прохождения регистрации и загрузки всех документов происходит автоматизированный подсчёт баллов, которые начисляются по значимости конкурсов, где участвовали дети. Впоследствии эти баллы сравниваются и таким образом выявляются лучшие ребята, которые отправятся в «Океан».

Номера горячей линии АИС «Путёвка»:

8-800-350-41-92, 8 (908) 997-71-82, 8 (908) 997-71-83

(Пн-Пт: с 10:00 до 20:00 местного времени. Сб-Вс – выходной)

При подготовке материала использовались источники:
https://iprim.ru/news/4953/2031027
https://new.okean.org/press-tsentr/news/ais-putevka-kak-popast-v-okean-v-2022-godu
https://okean.org/press-tsentr/news/ais-putevka-samyy-prostoy-sposob-popast-v-okean