«Саперион»: что умеет современная ЕСМ

Сегодня благодаря обилию предложений задача выбора ECM-системы отнюдь не является тривиальной. Надежность, безопасность и богатая функциональность при разумной стоимости — таковы ожидания заказчиков. Как это сочетается в ПО? Рассмотрим пример.

Системы управления информационными ресурсами предприятия (ECM – Enterprise Content Management) прочно заняли свое место среди других корпоративных приложений, сейчас уже не нужно доказывать важность для бизнеса неструктурированной информации, т. е., документов, сканированных изображений, файлов чертежей, фотографий и других данных, представленных в цифровой форме. Электронные документы из экзотики давно уже стали привычным атрибутом деловой жизни и активно используются во многих бизнес-процессах, а также и в межкорпоративном взаимодействии. Обычно консервативный государственный сектор тоже оценил преимущества работы в электронном виде — проводимый правительством в течение ряда лет курс на электронные госуслуги четко это демонстрирует.

Таким образом, ECM-системы оказались сегодня в центре внимания. При том, что сама технология управления контентом является достаточно зрелой, в новых условиях ей приходится отвечать другим вызовам. В их числе можно назвать рост объемов хранимой информации и разнообразие ее видов, увеличение числа пользователей корпоративных ECM и рост интенсивности их обращений к системе, географическая распределенность и обязательность интеграции с другими бизнес-приложениями.

При этом заказчики хотят получить все преимущества ECM за разумные деньги — кризис научил более прагматическому подходу к оценке различных ИТ-инициатив. И темп жизни ускорился, никто сегодня не собирается растягивать внедрение ИТ-решений на 3-5 лет, как это бывало ранее. Заказчики ожидают быстрой отдачи инвестиций — или лучше вообще не начинать проект.

Формулируем требования к ECM-системе

Сразу стоит оговориться, что единого рецепта для всех нет. При многообразии требований заказчиков и широте ассортимента предлагаемых на рынке ECM-систем, разработать рекомендации, которые позволяли бы сделать однозначный выбор, невозможно. Логичнее будет говорить о некоторых общих критериях, которые отражают существующие рыночные тенденции и обобщают практический опыт.

ECM-система должна обладать следующими основными функциями: обеспечивать надежное хранение документов и работу с ними, автоматизировать выполнение бизнес-процессов, гарантировать требуемый уровень защиты информации, предоставлять удобный пользовательский интерфейс и позволять легко интегрироваться с внешними системами.

Каждый ЕСМ-вендор поставляет на рынок свой продукт, похожий, но в то же время отличный от всех других

о мнению аналитиков Gartner, ECM на 15% состоит из управления документами (Document Management), на 18% — из имиджинга (Image-processing), еще 22% — это деловые процессы (workflow/BPM), 13% – управление записями (Records Management), 15% — социальные функции (Social Content Management) и оставшиеся 10% – прочие полезные расширения.

Конечно, точные пропорции вендоры не соблюдают — как шеф-повар тоже не взвешивает ингредиенты с точность до грамма, а скорее доверяет своей интуиции, поэтому когда настоящий мастер готовит даже простое блюдо, получается великолепно. И у каждого — по-своему. Также и с ECM: каждый вендор поставляет на рынок свой продукт, похожий, но в то же время отличный от всех других.

Конкретный пример: «Саперион»

Чтобы не остаться на уровне общих слов, стоит рассмотреть, как реализуются эти требования на конкретном примере. В качестве объекта исследования возьмем ECM-платформу «Саперион».

Денис Афанасьев, CorpSoft24: Ужесточение санкций увеличило спрос на развертывание ИТ-сервисов на локальных ресурсах

К своей «зоне ответственности» система «Саперион» относит все задачи по работе с документами в организации, которые можно поделить на два крупных блока: единое хранилище документов и автоматизация бизнес-процессов. Одно с другим в большинстве случаев тесно связано: если система позволяет лишь накапливать документы, не вовлекая их в процессы, то в скором времени такое хранилище становится кладбищем документов; с другой стороны, акцент только лишь на сиюминутных потребностях поддержки бизнес-процессов без электронного архива лишает систему памяти и создает риск нарушения требований регуляторов по документированию деятельности организации.

Даже если мы возьмем задачу организации электронного архива, то увидим, что и там нужны инструменты управления деловыми процессами. Эта задача только на первый взгляд выглядит статичной — мы складываем в архив документы, никакого документооборота при этом вроде не подразумевается. Однако архив тоже живет своей жизнью — нужно выполнять процедуры приемки и списания документов, предоставлять доступ исследователям, рассекречивать документы и публиковать их – это все бизнес-процессы, которые лучше автоматизировать в рамках одной системы.

В отличие от обычных файлов на диске, электронный документ в ECM-системе представляет собой более сложную конструкцию. Если подойти к этому очень упрощенно, то можно сказать, что документ состоит из карточки с реквизитами и содержания в виде прикрепленного файла. Однако реальная жизнь гораздо сложнее – нужно еще подумать о версионности документа, управлении доступом, протоколировании действий с документом и многом другом. В итоге можно сказать, что электронный документ в ECM-системе это информационный объект, обладающий сложной внутренней структурой и поведением.

Незабытое старое: восстановление бывшей в эксплуатации оргтехники набирает популярность

В системе «Саперион» функциям хранения документов уделяется особенное внимание. К карточке документа можно прикрепить неограниченное число файлов любого размера, при этом обеспечивается еще и управление версиями. Можно настроить систему так, что удаление версий будет невозможно — каждый раз при редактировании будет создаваться новая версия, что позволяет контролировать изменения в документе.

Чтобы оптимизировать размер всего хранилища, в систему встроены прогрессивные алгоритмы сжатия файлов. Например, в СУЭК накопилось более 30 млн документов, их объем при хранении в файловой структуре был 14 ТБ, а после того, как этот массив документов загрузили в «Саперион», архив стал занимать на дисках только 4 ТБ.

Для хранения контента используется собственный формат (мета-файл), который не может быть прочитан или изменен извне, что повышает безопасность системы. Это отличает «Саперион» от большинства известных ECM-платформ, где применяется классическая гибридная организация хранилища документов – карточки хранятся в реляционной СУБД, а сами файлы документов — на диске в специально отведенной директории, что потенциально создает риск доступа к ним в обход системы.

Эти качества «Саперион» позволяют строить при его помощи огромные хранилища и работать с файлами очень большого размера. Например, ОТП Банк (Венгрия) хранит в «Саперион» более 1 млрд документов, и при этом система не испытывает проблем с производительностью. В ВАС РФ гигабайтные файлы аудио и видеозаписей судебных заседаний обрабатываются с вполне приемлемой скоростью, пользователи отнюдь не жалуются на медленную работу системы.

ЭЛАР Саперион

ЭЛАР Саперион — единая платформа для создания систем сбора, обработки, хранения и управления документами организации.

Ключевым преимуществом является большой набор модулей в базовой версии, с помощью которых решается весь спектр функциональных задач: от автоматизации сбора документов, их обработки, хранения и систематизации документных потоков до автоматизации деятельности подразделений и создания специализированных рабочих мест сотрудников.

Саперион обеспечивает хранение неограниченного объема контента любого вида: скан-образов бумажных документов, файлов офисных приложений, медиа и файлов специализированных приложений. Архитектура ядра поддерживает территориально распределенную конфигурацию хранилища и включает в себя сервисы репликации данных и балансировки аппаратной нагрузки.

Поиск документов в системах, содержащих более миллиарда документов, осуществляется за секунды. Пользователи могут использовать сквозной поиск по всем разделам (с учетом прав доступа), индексным полям, контекстный и полнотекстовый поиск, справочники и рубрикаторы.

Подсистема ввода позволяет напрямую подключить сканирующие устройства, в том числе скоростные потоковые сканеры, индексировать документы, распознавать штрихкоды, баркоды и полные тексты документов. Кроме того, платформа обладает функциями пакетной обработки изображений: автоматический доворот по тексту, обрезка полей, исключение пустых листов и листов разделителей.

Сервис интеграции дает возможность обеспечить легкую и быструю миграцию документов из информационных систем организации.

Для работы с системой предусмотрено три вида рабочих мест: «толстый», «тонкий» и мобильный клиенты. В мобильном клиенте допускается выгрузка части документов для работы с ними в режиме оффлайн, с последующей синхронизацией после подключения к серверу.

Гибкая модульная платформа Саперион позволяет создавать системы по методологии «Быстрый старт» и осуществлять внедрение этапами. Электронный депозитарий для одного подразделения впоследствии масштабируется до уровня корпоративного стандарта управления контентом.

Клиент ввода

Внедрение ECM-решений всегда связано с задачей автоматизации ввода документов. Для этого могут использоваться OCR-программы, шаблоны и интеллектуальное извлечение данных. Но часто нашим заказчикам необходимо просто организовать быструю и качественную загрузку электронных копий в Саперион с минимальными затратами. Для этих целей и создан Клиент ввода.

Просто устанавливается на любые компьютеры в подразделениях вашей компании (инсталляционный пакет)
Напрямую подключается к сканеру или забирает файлы из папки
Распознает штрих-коды и формирует многостраничные PDF со скоростью сканирования
Загружает файлы с ID штрих-кодов в локальный, корпоративный или облачный Саперион с помощью безопасного WCF-сервиса

Приложение настраивается на определенные типы штрих-кодов, контролирует их целостность, ведет журнал операций.

В случае ошибки считывания или наличия нескольких подходящих меток на одном листе, оповещает сотрудника и дает возможность указать правильный штрих-код перед загрузкой документа.

Почему штрихкодирование?

Это наиболее простой и точный способ идентификации документов. Штрих-код распознается безошибочно, практически не требуется ручная верификация.
В отличие от методов шаблонного распознавания, технология не привязана к типам документов, а использует универсальный идентификатор — штрих-код.
Технология быстрая и недорогая во внедрении, не требует изменения сложившихся бизнес-процессов.

Для чего нужен Клиент ввода?

Кейс 1. Когда надо разгрузить прикладную систему от электронных копий, в т.ч. облачную.

ЭЛАР КонВерт — действительно простое решение, не требующее дорогостоящих доработок и интеграций. Сотрудников не надо обучать новой системе — уже через секунду после сканирования они получают доступ к документам в привычной СЭД, ERP, CRM. А на самом деле «тяжелые копии» сразу сохраняются в электронном архиве — в прикладные системы отдается лишь ссылка с ограниченным временем жизни.

Кейс 2. Когда необходимо доставлять электронные копии из удаленных подразделений.

У вас есть филиалы и офисы, которые лишь принимают документы, а решения принимаются в централизованных подразделениях (например, ОЦО)? Клиент ввода станет удобным решением для такой бизнес-модели. Комплект документов помечается штрих-кодом и просто кладется на сканер. Уже через секунду полный PDF загружен в центральный Саперион и доступен ответственным за обработку специалистам, которые уже заполняют карточки, запускают согласование, создают проводки и т.д. Появился новый офис? Сотруднику нужно просто открыть инсталляционный файл.

Кейс 3. Когда нужно повысить скорость и качество обработки документов сотрудником.

полностью исключает ошибки при подготовке электронных копий
автоматизирует весь дальнейший процесс загрузки (сотрудник лишь кладет документы на сканер)

Кейс 4. Когда надо автоматизировать ввод документов для оперативного запуска бизнес-процессов. Но есть лишь небольшой бюджет и пара недель.

У нас есть готовые, преднастроенные модификации Саперион + Клиент ввода для типовых документов (первичная документация, договоры, ОРД). Сканер штрих-кодов стоит не более 3 000 рублей и подключается как клавиатура, а наклейки штрих-коды могут печататься на любом лазерном принтере. Поэтому внедрение может быть очень быстрым и не потребует значительных затрат. В дальнейшем вы можете развивать решение — добавлять компоненты распознавания и автоматического извлечения данных, расширять номенклатуру документов и пр.

Преимущества

Легкость внедрения

Только настройка инсталляционного пакета и добавление типового WCF-сервиса к вашему Саперион.

Распределенный ввод

Вы можете автоматизировать загрузку во всей филиальной сети, менять количество точек ввода без доработки компонентов решения.

Развитие

Мы поможем реализовать уведомление сотрудников о новых документах, подключить OCR распознавание, организовать облачную обработку документов и т.д.

Стоимость

Клиент ввода подключается к любой локальной или облачной конфигурации Саперион.

Тарификация помесячная.
Минимальный срок подписки — 6 месяцев.

* Установка и сопровождение WCF-компоненты осуществляется в рамках стандартной технической поддержки Саперион.
Лицензии Саперион и техническая поддержка оплачиваются согласно действующего прайс-листа.

О системе
Назначение и функции
Архитектура
Облачный архив +
Технические требования
Клиент ввода
Сертификаты
Лицензирование
Задать вопрос
Как ознакомиться с системой
Техническая поддержка

Подробные описания типовых решений

Подробные описания реализованных проектов

График ближайших мероприятий на тему электронного документооборота и ECM

При подготовке материала использовались источники:
https://www.cnews.ru/articles/saperion_chto_umeet_sovremennaya_esm
https://www.saperion.ru/o-sisteme/
https://www.saperion.ru/o-sisteme/klient_vvoda/

Что за программа саперион