Система электронного документооборота (СЭД) — почему она нужна вашей компании

Одним из способов оптимизировать бизнес-процесс компании является внедрение ЭДО — электронного документооборота . Перевод всей документации в «цифру» не только ускоряет обмен документами внутри компании и с контрагентами, но и наводит порядок с хранением файлов. В этой статье рассказываем, в каком случае без ЭДО не обойтись, на что обратить внимание при выборе и как безболезненно перейти на безбумажный документооборот.

Введение

Система электронного документооборота — инновационная альтернатива бумажному документообороту, которую используют для хранения и обмена электронными документами. С 2019 года отмечается значительный рост популярности систем СЭД, оборот вырос более, чем в 1,5 раза. Такая популярность обуславливается несколькими причинами:

• 377-ФЗ разрешил полностью отказаться от бумажного документооборота в пользу электронного в кадровом делопроизводстве. Теперь кадровики могут не дублировать файлы в двух форматах, а сразу вести всю отчетность в цифровом виде. Это особенно удобно для компаний с большим штатом более 100 человек и при работе со специалистами на удаленке;
• Наличие ЭДО является обязательным условием для участия в госзакупках, а также для работы с маркированными товарами;
• Последствия пандемии. Продолжительные локдауны показали, что в 2/3 случаев бумажный вариант не требуется.

Электронный документооборот оказался удобным решением для малого и крупного бизнеса. Это не только эффективный инструмент организации файлообмена, но и способ разгрузить сотрудников от рутины.

Зачем нужна система электронного документооборота на предприятии

Часто предприниматели сомневаются, нужен ли им электронный документооборот, если по закону он им не требуется. Ответьте на эти 10 вопросов, чтобы проверить, нужен ли вам ЭДО:

• Хотя бы 1 раз забывали подписать документ
• Хотя бы 1 раз задерживали отправку документов в контролирующие органы, потому что долго искали в архиве оригинал.
• Хотя бы 1 раз приходилось переделывать документ, потому что в нем нашли ошибку.
• Хотя бы 1 раз опаздывали со сдачей отчетности, потому что файл приходилось создавать с нуля.
• Хотя бы 1 раз не могли понять, почему затягивается отправка документов, хотя формально все готово.
• Хотя бы 1 раз отказывали в сотрудничестве, потому что не используем ЭДО.
• Хотя бы 1 раз работали с сотрудниками на удаленке.
• Хотя бы 1 раз тратили время на выполнение одной и той же работы, хотя этого можно было избежать.
• Хотя бы 1 раз сталкивались с тем, что не можем быстро найти нужный оригинал в архиве.
• Хотя бы 1 раз сталкивались с тем, что документ потерялся.

Если вы ответили «Да» хотя бы на 1 вопрос, этого достаточно, чтобы задуматься о внедрении ЭДО. Этот сервис поможет вам вовремя отправлять документы и повысит качество и скорость обслуживания.

Достоинства СЭД

С момента появления первых разработок систем обмена данными прошло уже более 40 лет. За этот период идея об обмене документами онлайн превратилась в концепт оптимизации расходов и времени на выполнение бизнес-задач.

Достоинства документооборота СЭД:

• Контроль всей документации в компании.
• Экономия времени на согласование.
• Экономия средств на печать и доставку.
• Документ подписывается в 1 клик из любой точки мира.
• Все документы хранятся в программе, вести бумажный архив больше не нужно.
• Сдача внутренней отчетности онлайн, отправка данных в контролирующие органы в срок.

Система ЭДО удобна, если в ней в ней можно настроить бизнес-процесс через специальный конструктор. Это позволяет адаптировать сервис для любой отрасли. Если к программе подключается несколько почтовых ящиков — это удобно, если у вас несколько рабочих почт. Система сможет подтягивать сообщения со всех указанных адресов, и вы не потеряете важные письма.

Функциональные возможности СЭД в ведении бизнеса

ЭДО решает как внутренние задачи компании, так и внешние.

Внутри компании программа СЭД решает следующие задачи:

• Организация эффективного обмена документами между сотрудниками и подразделениями.
• Отслеживание пути документа от создания до итогового подписания.
• Контроль сроков по каждому документу.
• Отслеживание эффективности ответственных сотрудников.
• Хранение оригиналов — программа шифрует и хранит все архивы, которыми можно воспользоваться в любой момент.
• Экономия времени на сбор отчета за счет готовых шаблонов.

Система ЭДО настраивает все внутренние бизнес-процессы, что позволяет сотрудникам не тратить время на составление и исправление документов, а руководителю видеть, какие документы осталось подписать. Дополнительный плюс — экономия на расходных материалах (бумаге, принтерах и т.д.) и логистике (отправка заказного письма или курьера).

В отношениях между компаниями СЭД позволяет:

• Прозрачно вести деятельность.
• Держать все документы по контрагенту в одном месте.
• Принимать и подписывать файлы онлайн.
• Исключить фальсификацию данных.
• Участвовать в госзакупках.
• Работать с «Честным Знаком».

Наличие ЭДО является показателем надежности организации, а отсутствие часто становится причиной отказа от сотрудничества.

Внедрение электронного документооборота в организации

Большинству предпринимателей и главбухов переход на документооборот СЭД кажется непосильной задачей, однако это не так. Переход на «цифру» займет у вас намного меньше времени и сил, если вы будете следовать простому списку:

1. Проанализируйте текущую ситуацию

Выясните, как обстоят дела в вашей организации сейчас. Как сотрудники обмениваются файлами, сколько на это уходит времени, какая цепочка передачи информации. Также не забудьте проанализировать, каким ЭДО пользуются ваши контрагенты. Уже на этом этапе вам станет ясно, какие особенности вашей сферы деятельности нужно обязательно учесть при выборе системы СЭД. Привлеките к аудиту главбуха или HR, если необходимо.

2. Составьте список требований на основе аудита

Вы выяснили, что вам обязательно нужно, чтобы у руководителей была возможность ставить сотрудникам поручения. А ещё HR-отделу нужно публиковать объявления для всех сотрудников так, чтобы все действительно их прочитали. И неплохо было бы вести клиентов и всю документацию по ним в единой программе. С этим списком можно начинать поиск сервиса.

3. Обязательно протестируйте демо-версии.

Сложно оценить, насколько программа будет для вас удобной, без тест-драйва. Большинство сервисов предоставляет бесплатный доступ. Добавьте часть сотрудников, воссоздайте рабочий процесс и попросите обратную связь. Самое главное, чтобы всем подразделениям было удобно пользоваться сервисом. Также здесь стоит учесть, что сервисы могут быть как коробочными, так и адаптируемыми. Этот момент тоже нужно учесть. Коробочная версия не дорабатывается, вы покупаете ее один раз и используете столько, сколько хотите. Сервисы по подписке можно адаптировать под ваши пожелания (это всегда нужно уточнять у разработчика), оплата за них происходит по подписке — каждый месяц или квартал.

4. Получите ЭЦП

ЭЦП — электронно-цифровая подпись, которой вы будете заверять документы. Существует несколько видов электронных подписей: простая (ЭЦП) и усиленная квалифицированная (УКЭП). УКЭП нужна для работы с маркировкой и ЕГАИС, обычной ЭЦП достаточно, чтобы войти в ЛК ФНС.

5. Завершите внедрение

Выберите сервис и перенесите файлы, с этим вам могут помочь специалисты сервиса.

Как посчитать эффективность внедрения программы СЭД

Одним из ключевых факторов введения ЭДО является окупаемость затрат. Чтобы проверить, будет ли вам выгодно перейти на безбумажный документооборот, воспользуйтесь бесплатным калькулятором на сайте ФНС.

Укажите примерное количество входящих и исходящих документов. А если вам пока сложно ответить, воспользуйтесь подстановкой данных, чтобы своими глазами увидеть эффективность.

Заключение

Организация работы через систему электронного документооборота — важный и часто необходимый шаг для компании. Упрощение ведения документации освобождает до 20% времени сотрудника и в 2 раза больше времени руководителя, так как экономит время на шаблонных работах и позволяет подписывать документы за 1 клик.

Введение СЭД в бизнес-процессы обеспечивает налаживание четкой внутренней и внешней организации работы. Вы получаете дополнительные ресурсы, которые можно направить на масштабирование, с минимальными действиями со своей стороны.

Что за программа sed

sed (stream editor) is a non-interactive command-line text editor.

# Example: delete the 4th line in a file $ sed '4d' input.txt > output.txt # Example: replace every occurrence of 'hello' with 'world' on lines 10-20 $ sed '10,20s/hello/world/' input.txt > output.txt

sed is commonly used to filter text, i.e., it takes text input, performs some operation (or set of operations) on it, and outputs the modified text. sed is typically used for extracting part of a file using pattern matching or substituting multiple occurrences of a string within a file.

Table of Contents

Getting Help

• Read the manual locally using info sed or see the latest online manual.
• Search the archives for previous questions and answers:
  • questions, development, and general discussion: sed-devel mailing list;
  • bug reports: bug-sed mailing list.
  • documentations, FAQ, one-liners,
  • books, and
  • example scripts.

  Downloads

  Stable source releases are available on the main GNU download server (HTTPS, HTTP, FTP) and its mirrors. Please use a mirror if possible.

  Latest Source

  The latest source with revision history can be browsed using cgit or gitweb. Assuming you have git installed, you can retrieve the latest version with this command:

  git clone git://git.sv.gnu.org/sed 

  Please note that we do not suggest using test versions of sed for production use.

  Mailing Lists

  You do not need to be subscribed in order to post messages to any GNU mailing list. However non-subscribers are moderated by humans so please be patient when waiting for your email to arrive.

  It has been necessary to moderate the sed mailing lists to prevent the flood of spam. Postings to the lists are held for release by the list moderator. Sometimes the moderators are unavailable for brief periods of time. Please be patient when posting. If you don’t eventually see the message in the list archive then it did not get posted.

  Important announcements about GNU sed and most other GNU Software are also made on the [email protected] mailing list.

  The main discussion list for all things related to GNU sed is [email protected]. If you have questions, comments, or other general discussion about sed then this is the mailing list for that discussion. If you don’t know where to start then this is the place to start. You can browse and search past postings to the sed-devel archive.

  If you think you have found a bug in GNU sed, then please send as complete a bug report as possible to [email protected], and it will automatically be entered into the sed bug tracker. A very useful and often referenced guide on how to write bug reports and ask good questions is the document How To Ask Questions The Smart Way. You can browse previous postings and search the bug-sed archive.

  Trying the latest test release (when available) is always appreciated. Test releases of sed are typically announced on the platform-testers mailing list.

  If you would like any new feature to be included in future versions of sed, please send a request to [email protected]. This is the general discussion list and a good place to start discussion of a new feature. After consideration you may be asked to log a request into the bug tracker so that the issue is not lost. If you would like to implement yourself, then note that non trivial changes require copyright assignment to the FSF as detailed in the “Copyright Assignment” section of GNU coreutils HACKING notes.

  Mailing List Etiquette

  Please do not send messages encoded as HTML nor encoded as base64 MIME nor included as multiple formats. Please send messages as plain text. Please include a descriptive subject line. If all of the subjects are bug then it is impossible to differentiate them. Please avoid sending large messages, such as log files, system call trace output, and other content resulting in messages over about 40 kB, to the mailing lists without prior contact. Those are best sent directly to those requesting that information after initial contact.

  Please remember that development of GNU sed is a volunteer effort, and you can also contribute to its development. For information about contributing to the GNU Project, please read How to help GNU.

  Maintainers

  GNU sed is currently being maintained by Jim Meyering , and Assaf Gordon .

  “The Free Software Foundation (FSF) is a nonprofit with a worldwide mission to promote computer user freedom. We defend the rights of all software users.”

  Please send general FSF & GNU inquiries to . There are also other ways to contact the FSF. Broken links and other corrections or suggestions can be sent to [email protected].

  Please see the Translations README for information on coordinating and contributing translations of this article.

  Copyright © 2013, 2014, 2015, 2016 Free Software Foundation, Inc.

  Updated: $Date: 2020/08/09 19:04:21 $

  Электронный документооборот внутри организации

  СЭД (Система Электронного Документооборота) – это аккредитованная государством система, позволяющая создавать и регистрировать документы, а также обмениваться ими между контрагентами, не применяя бумажные носители.

  1.2K открытий
  Что такое СЭД

  Электронный документооборот регулирует законодательная база. Он затрагивает всех сотрудников организации – менеджеров, исполнительных директоров, HR, технических специалистов.

  В чем суть? Вся документация хранится внутри системы, поэтому упрощается поиск и управление файлами. Сервис уменьшает риск утери или порчи бумаг. После перехода на “электронку” меньше времени уходит на подготовку документации, быстрее согласуются бумаги. Сотрудники, получившие доступ, сплоченно работают над одним вопросом, а руководитель в режиме реального времени отслеживает прогресс. Никаких походов из кабинета в кабинет, поиска по столам и в архиве, ожиданий передачи от других сотрудников.

  Весь оборот разделяют на внутренний и внешний. Последний включает входящие и исходящие файлы компании, благодаря которым обмениваются информацией с партнерами, клиентами, контролирующими органами. Сюда относят бухгалтерскую и налоговую отчетности, декларации, счет-фактуры, накладные и т.д.

  Наблюдение! Не все уделяют должного внимания организации внутреннего документооборота, оставаясь сосредоточенными на внешнем. Напрасно – порядок во взаимодействии между сотрудниками напрямую влияет на эффективность работы компании.

  Внутренний обеспечивает обмен между структурными подразделениями и отдельными работниками компании:

  • приказы;
  • уставы;
  • протоколы совещаний;
  • инструкции;
  • заявления;
  • служебные записки;
  • технические записки;
  • положения о структурных подразделениях.

  Внутренний документооборот включает и контроль исполнения поручений. Руководитель в любой момент уточняет, на каком этапе делопроизводство, кто еще не согласовал документ и т.д.

  Перечисленные бумаги не выходят за границы предприятия, потому достаточно использовать усиленную неквалифицированную электронную подпись.

  До активной цифровизации оформление и согласование пакета документов занимало несколько недель и более. Бумаги нужно где-то хранить, переносить из кабинета в кабинет, восстанавливать при утере, а также ждать, когда почта доставит отправление в другой филиал. С внедрением ЭДО затраты на подготовку, согласование, утверждение, пересылку бумаг сократились. Сотрудники компании ABT отмечают, что благодаря инструментам автоматизации процесс ускоряется не в разы, а в десятки раз. Но учитывайте, как до внедрения организовались процессы, какова вообще специфика проекта. По моему опыту, после внедрения увеличить эффективность реально на 20-30%, порой – в несколько раз.

  К освоению ЭДО часть предпринимателей сначала подтолкнули последствия пандемии, затем – подорожание канцелярских товаров в первой половине 2022 года ввиду известных событий. Но часть руководителей по-прежнему отказывается от минимизации бумаги в документообороте. Что останавливает – необходимость первоначальных инвестиций, неумение рассчитать выгоды, непонимание того, что собой представляет процесс цифровизации. Попробую познакомить вас с СЭД, особенностями инструмента.

  Для наших проектов мы внедряли Directum, LanDocs, БОСС-Референт, A2B. Я не могу выделить лучшую из перечисленных, все продукты хороши. Неплохо интегрируются с популярными CRM, стоимость каждой оправдана. То, что подошло мне, может не подойти вам или вашему партнеру, потому не спешите покупать какой-то из этих или других, представленных на рынке продуктов. Остановитесь на 2-5 заинтересовавших программах и воспользуйтесь тестовыми версиями. Так сложится собственное мнение, основываясь на котором проще найти свой вариант.

  При подготовке материала использовались источники:
  https://a2b.su/blog/sistema-elektronnogo-dokumentooborota-sed-pochemu-ona-nuzhna-vashej-kompanii/
  https://www.gnu.org/software/sed/
  https://vc.ru/services/482866-elektronnyy-dokumentooborot-vnutri-organizacii