Онлайн-касса: что это такое и как работает

Онлайн-касса — это обычная касса, которая в режиме реального времени отправляет данные о продажах в ФНС через интернет. Торговать и оказывать услуги с помощью онлайн-кассы — это требование 54-ФЗ. Под закон попадает практически весь бизнес.

Не пугайтесь, если в 54-ФЗ или в кассовом чеке встретите аббревиатуру ККТ (контрольно-кассовая техника) — это название онлайн-кассы на языке закона. Расскажем, как работает онлайн-касса и какую еще технику нужно приобрести перед началом продаж.

Что вы узнаете

• Как работает онлайн-касса
• Что еще нужно для работы онлайн-кассы

Подобрать и настроить онлайн-кассу

Как работает онлайн-касса

Касса сама по себе — это просто железо. Для ее работы нужны специальные «помощники»: кассовая программа, фискальный накопитель, оператор фискальных данных.

Кассовая программа

Программа для онлайн-кассы — это не просто интерфейс, а набор возможностей. Благодаря программе можно работать с каталогом, вести учет товаров, настраивать скидки, смотреть аналитику по точкам продаж.

На примере кассовой программы СБИС расскажем, как происходит продажа товара или услуг через онлайн-кассу.

Открытие кассовой смены

Рабочий день начинается с того, что продавец на онлайн-кассе открывает смену и вносит разменный фонд. Отчет о том, что смена открыта на конкретном устройстве, поступает оператору фискальных данных.

Кассовая программа проверяет подключение онлайн-кассы и торгового оборудования. Например, сканера штрихкодов и денежного ящика. Если продаете алкоголь — подключение к ЕГАИС.

Кассовая программа СБИС проверяет подключение оборудования перед открытием смены

Если сегодня у торговой точки есть акции, например «товар дня», можно настроить ее условия прямо в кассовой программе. Если изменилась цена на товар — программа исправит ее в каталоге, чтобы в чеке не было ошибок.

Продажа товара

Кассир сканирует каждый товар или ищет его название в каталоге. Если товар маркированный — считывает код маркировки, если алкоголь — акцизную марку. Программа все проверит и по каждой операции сама отчитается в систему маркировки или ЕГАИС.

Программа напомнит отсканировать Data Matrix или акцизную марку

Если в магазине настроены программы лояльности, продавец в кассовой программе применяет скидку или списывает бонусы.

Когда товар пробит, кассир указывает способ оплаты. Если покупатель попросил отправить чек в электронном виде, продавец вводит его номер телефона или e-mail.

Отправка электронного чека в кассовой программе СБИС

Продавец выдает два чека: кассовый, где указаны наименования товаров, и банковский — подтверждение, что покупка оплачена. В 54-ФЗ прописан перечень обязательных реквизитов для кассового чека. Например, с 1 февраля 2021 года обязательно указывать номенклатуру товаров, услуг или работ, а также их количество. Мы рассказали, как соблюсти требования закона и не нарваться на штрафы.

Хочу узнать больше о кассовой программе СБИС

Фискальный накопитель

Это «память» устройства. Он хранит информацию обо всех пробитых чеках, шифрует и передает ее оператору фискальных данных (ОФД). Фискальный накопитель помещается внутрь онлайн-кассы.

В момент продажи информация о чеке записывается на фискальный накопитель. Он присваивает чеку уникальный код — фискальный признак (ФП). Далее накопитель отправляет данные в зашифрованном виде оператору фискальных данных (ОФД).

Где купить фискальный 

Его приобретают в любой компании, которая обслуживает онлайн-кассы. Например, фискальный накопитель можно купить в компании «Тензор». Наши модели включены в Реестр фискальных накопителей — это значит, что они соответствуют 54-ФЗ и подходят для безопасной работы.

Оператор фискальных данных

ОФД — это посредник между онлайн-кассой и налоговой. Оператор следит за тем, чтобы касса передавала чеки без перебоев, а информация в них была корректной. Выбрать ОФД нужно из списка на сайте налоговой.

ОФД получает данные о расчетах и фискальных документах от фискального накопителя, проверяет подлинность чека и направляет кассе подтверждение, что чек получен. Затем обрабатывает полученные данные, формирует отчеты и отправляет их в налоговую службу.

Схема отправки чеков в налоговую

Как выбрать ОФД

Главный критерий выбора — оператор фискальных данных должен быть аккредитован налоговой. Список ОФД, которые соответствуют требованиям, опубликован на сайте ФНС.

Один из наиболее популярных операторов — это СБИС ОФД от компании «Тензор». СБИС не только передает данные в налоговую, но и анализирует информацию с каждой онлайн-кассы: количество чеков за день, выручку, время открытия и закрытия смены. Данные о продажах доступны в режиме онлайн с ПК или смартфона.

Поможем выбрать фискальный накопитель и подключиться к ОФД

Что еще нужно для работы онлайн-кассы

Мало купить онлайн-кассу, фискальный накопитель и подключиться к ОФД. Нужно подготовить кассу для работы: зарегистрировать в налоговой, настроить, обучить персонал, подключить дополнительное оборудование.

Зарегистрировать в налоговой

Для регистрации онлайн-кассы заполните заявление в личном кабинете на сайте ФНС заполните заявление. ФНС в течение нескольких минут проверит его и присвоит онлайн-кассе регистрационный номер. Подробнее о регистрации кассы на сайте ФНС — мы рассказали в статье.

Еще быстрее зарегистрировать кассу через личный кабинет оператора фискальных данных поможет СБИС. Все, что касается касс организации, будет собрано в одной программе. Для регистрации не нужно посещать налоговую — достаточно иметь квалифицированную электронную подпись (КЭП). Если не хотите тратить на время на регистрацию, доверьте ее специалистам компании «Тензор».

Настроить кассу и обучить персонал

Если покупали онлайн-кассу в компании «Тензор», то специалисты занесут в нее каталог нужных товаров, настроят печать чеков по 54-ФЗ и их передачу в ОФД.

Кассиров обучат выполнять основные кассовые операции: открывать кассовую смену, оформлять продажу и возврат, закрывать смену, формировать чек коррекции, контролировать неотправленные в ОФД документы.

В любое время вам доступны бесплатные видеоуроки. В них описано, как работать с кассовой программой СБИС.

Программа для кассы магазина

Кассовая программа СБИС работает с любого устройства: нужен только интернет. Если он временно пропал — чеки синхронизируются, когда появится связь. В системе работают все сотрудники, но каждый видит только те модули, которые относятся к его работе: кассир — кассовую программу, руководитель — аналитику продаж.

Что вы узнаете

• Как открыть смену
• Как работать с каталогом
• Как начать продажи
• Как начислять скидки и бонусы
• Как оформить возврат и отмену
• Как посмотреть отчеты о работе точек
• Как скачать программу

Открытие смены

Перед началом работы СБИС проверяет подключение ККТ и периферийного оборудования: если что-то не найдено, предлагает инструкцию для исправления проблемы. Смена не откроется, если обнаружены серьезные ошибки, например, к рабочему месту не подключен фискальный регистратор.

Работа с каталогом

Для каждой вещи создается карточка в каталоге. Она заполняется из глобального справочника, накладной поставщика или вручную. В ней указываются полные характеристики товара: если это обувь — производитель, размеры, материалы, цвета; если парфюмерия — состав, объем, регламент и т. д. Если товар в данном магазине закончился, программа подскажет, в какой точке его можно приобрести.

Если работаете с составными товарами, в карточке можно указать точное количество используемых единиц, прикрепить фото результата. Это поможет в работе флористов или при сборке подарочных комплектов: можно учитывать даже мелкий товар и не терять деньги при сборке на глаз.

Продажа товара

Программа выведет на стартовый экран популярные товары по каждой категории. Это увеличит скорость продаж: если товар покупают часто — кассиру останется нажать на карточку, если редко — найти позицию в каталоге или отсканировать штрихкод. Сбоку представлены все разделы каталога — найти товар можно в 1 клик.

Маркировка

Программа напомнит кассиру отсканировать код маркировки и не допустит повторного считывания. Предупредит кассира, если продажа будет нарушать закон: например, если код еще не принят к учету или, наоборот, уже продан.

Касса работает с любыми системами маркировки: ЕГАИС, Честный знак, Меркурий. Кассир только сканирует коды, а СБИС сам проверит каждую операцию и отчитается в госсистему.

Обслуживание нескольких покупателей

Если клиент решит вернуться в торговый зал, кассир может отложить покупку и открыть новую продажу. Так один человек не создаст очередь из недовольных покупателей. Количество одновременных продаж не ограничено.

Разные виды оплаты

СБИС поддерживает платежи:

• Наличными;
• Банковской картой;
• Смешанные — часть картой, часть наличными;
• Бонусами;
• Подарочным сертификатом;
• По предоплате и в кредит.

Допустимые способы оплаты можно указать в настройках программы.

Скидки, бонусы, дисконтные карты

В кассовой программе можно настроить систему скидок и бонусов, создать подарочные акции. Начисление будет происходить автоматически либо применяться кассиром вручную. Если хотите запустить бонусную программу — СБИС поможет настроить каждое условие.

В программе легко заводить скидочные и дисконтные карты: они не только повышают лояльность, но и собирают данные о постоянных покупателях. Номер телефона и e-mail можно использовать для рекламной рассылки, дату рождения — для поздравлений и индивидуальных предложений. Их поможет сформировать список покупок и заказов клиента, которые отражены в личных карточках.

Возвраты и отмены

Вернуть товар можно даже без чека. Достаточно отсканировать штрихкод, найти по сумме, названию или выбрать из каталога. Можно оформить частичный возврат: выбрать нужную позицию и обозначить причину.

Деньги покупателю возвращаются наличными или на банковскую карту — зависит от того, как оплачивалась покупка.

Убрать позицию из покупки можно прямо из окна продажи. Нужно обязательно указать причину: не устроило качество или цена, перепутали наименование и т. д. Статистику удалений и их причины руководитель может посмотреть в отчетах точек продаж.

Удаление могут делать директор, менеджер по продажам и кассир. В программе можно настроить роли: например, запретить кассиру делать отмены.

Отчеты по точкам продаж

Кассовая программа не только формирует чеки, но и отображает статистику продаж по каждому магазину и сотруднику. На ее основе формирует отчеты и сравнивает показатели по месяцам. Руководитель видит статистику в кассовой программе или прямо в телефоне — через приложение «СБИС Бизнес».

Если у вас несколько магазинов, статистика строится по каждой точке и региону. Среди показателей: выручка, количество чеков, сумма по наличным и банковским картам, сумма возвратов, НДС.

Товары и услуги

Для каждой точки программа формирует рейтинг товаров по количеству и сумме продаж. Так руководитель поймет, с каких позиций приходит больше выручки, а какой товар не продается.

Сотрудники

По каждому кассиру СБИС рассчитает выручку и число чеков, чтобы показать, кто заслуживает премии, а кто отстает в продажах. А если хотите, СБИС сразу рассчитает им зарплату — и все это в одной программе.

Попробовать СБИС для магазинов бесплатно

Скачай программу

В зависимости от устройства, с которого оформляются продажи, и условий работы вам необходимо выбрать одну из следующих версий программ.

СБИС Касса на Windows

Программа оформляет продажи в магазине, где нет постоянного подключения к интернету. Если пропала связь, кассир по-прежнему сможет пробивать чеки, а при появлении интернета все данные автоматически загрузятся в облако СБИС.

СБИС Касса на Android

Кассовым компьютером может быть любое устройство на Android: телефон, планшет или специальные терминалы. Приложение выполняет все функции обычной кассовой программы.

А еще у нас есть приложение.

СБИС Бизнес

Приложение помогает владельцу магазина следить за ходом торговли прямо в телефоне. Данные о выручке, чеках, работе кассиров и исправности касс обновляются в режиме онлайн и доступны везде, где есть интернет. Поддерживаемые платформы: Android, iOS.

Программы для торговли в магазине: рейтинг лучших ПО для розничной продажи, какое программное обеспечение выбрать для автоматизации

Торговый бизнес представляет собой слаженный механизм, требующий грамотного управления. Даже небольшое предприятие отнимает у организатора немало сил, времени и денег. Чтобы проект развивался и приносил стабильную прибыль, предпринимателю предстоит учитывать множество факторов. Одним из них является правильный учет продаж, для автоматизации которого существует немало полезных сервисов. Ниже представлен рейтинг лучших программ для управления розничной торговлей в магазине.

Какое ПО окажется оптимальным

Программные продукты для осуществления торговых процессов внедряются повсюду. В продуктовых минимаркетах, кафетериях, цветочных лавках, точках по реализации стройматериалов и т. п. С их помощью организаторы малого и среднего бизнеса успешно автоматизируют большую часть повседневной работы: планируют задачи, мониторят их выполнение. Бизнесмены, использующие в своей деятельности соответствующее ПО-оснащение, быстро осознают преимущества такого рода программ. По их словам, ведение дел существенно упрощается, снижается риск возникновения конфликтных ситуаций с контрагентами, возрастает прибыль. Кроме того, удается снять часть обязанностей с персонала, что позволяет перенаправить их усилия на другие, не менее важные цели.
Любой программный продукт для торговли направлен на автоматизацию рабочих процессов, связанных с реализацией товаров. Внедряя подходящее ПО, предприниматель может:

• осуществлять учетные манипуляции в отношении продаж;
• вести складской учет;
• выполнять планирование закупок в соответствии с графиком;
• отслеживать перемещение доходных и расходных средств;
• взаимодействовать с клиентами;
• работать с поставщиками, производить взаиморасчет;
• оформлять необходимую документацию для налоговой;
• задействовать онлайн-кассу.

Как несложно убедиться — возможности весьма обширны. Благодаря грамотно организованной системе достижение хороших результатов станет лишь делом времени. Остается определиться, какой продукт подобрать для собственной организации. Как правило, многие кассовые программы для автоматизации работы в магазине розничной торговли можно испытать бесплатно.

Особое внимание при выборе стоит уделить непосредственно разработчику. Так, мы в компании «Клеверенс» предлагаем своим клиентам продукты и решения для оптимизации внутренних процессов предприятия. Благодаря софту можно автоматизировать рутинные процессы.

«1С:Розница» — универсальный вариант

Именно универсальность делает это ПО особенно популярным. Его используют небольшие торговые объекты и внушительные сетевики. Функционал легко настраивается, позволяя учесть все нюансы конкретной деятельности организации и наладить максимально эффективную работу.

С помощью указанного продукта не составит труда:

• Управлять ценовой политикой и формировать ассортиментный ряд. Проведя анализ покупательских потребностей и ликвидности товарных позиций, можно определить оптимальный стоимостной диапазон и выставить наиболее привлекательные предложения. Разумеется, опираясь на расположение точки, а также ЦА.
• Обрабатывать нормативную и справочную документацию. Пользоваться информацией, предоставляемой российскими классификаторами.
• Задействовать комплекс маркетинговых мероприятий для создания продолжительных связей с клиентами (программа лояльности). Условия начисления бонусов, поддерживаемые продуктом, способствуют развитию повторных связей.
• Вести учет запаса товаров на складе. Отслеживать позиции с истекающим сроком годности.
• Осуществлять контроль по закупкам, проверять остатки. По результатам мониторинга составлять заявки поставщикам. Здесь же можно следить за изменением стоимости, времени доставки, наличием сопроводительной документации.
• Проводить настройку рабочего места сотрудника-кассира. ПО позволяет определить объем персональных продаж.
• Систематизировать данные по персоналу, планировать занятость людей, проводить анализ эффективности их работы.
• Собирать аналитические и статистические сведения, необходимые для функционирования компании.

При подготовке материала использовались источники:
https://sbis.ru/articles/ofd/online_kassa_chto_eto_takoe
https://sbis.ru/articles/retail/programma_dlya_kassy_magazina
https://www.cleverence.ru/articles/elektronnaya-kommertsiya/programmy-dlya-torgovli-v-magazine-reyting-luchshikh-po-dlya-roznichnoy-prodazhi/