Электронный кадровый документооборот с HRlink: как управлять без бумаг

Система HRlink позволит быстро, легитимно и безопасно перевести кадровый документооборот в «цифру». Подробнее о продукте, представляемом белгородской Компанией БФТ, — в материале ИА «Бел.Ру».

Система электронного кадрового документооборота

HRlink — первая система в России, которая позволяет полностью перейти на цифровой документооборот с сотрудниками, формировать, подписывать и хранить электронные кадровые документы. Сервис автоматизирует рутинные операции кадрового делопроизводства и управления трудовыми отношениями, обеспечивает экономию на доставке и хранении документов, защиту от рисков потери документов.

Allinclusive

В HRlink предусмотрены все тонкости организации цифрового кадрового документооборота. В сервисе есть необходимые компоненты, которые позволяют работать с кадровыми документами в «цифре»:

• Электронная подпись (ЭП) – генерируется прямо внутри системы. Подписывать документы можно уже через несколько секунд;
• Интеграция с порталом «Работа в России» – бесшовное слияние позволяет использовать для авторизации в HRlink учётную запись портала «Госуслуги»;
• Взаимодействие с любыми учётными системами – преднастроенное объединение с «1СЗарплата» и управление персоналом и подключение через API к таким учётным системам, как SAP, 1C, «Босс-Кадровик», «Битрикс» и др. Импорт данных о сотрудниках занимает считанные минуты;
• Электронный архив – в архиве хранятся документы, а тройная репликация данных обеспечивает надёжность больше, чем размещение данных на внутренних серверах;
• Методическая поддержка – пакет инструкций, информационных писем и скриптов для разговоров и разъяснений. Это позволяет обеспечивать гладкий переход на новый формат работы и ответить на все вопросы сотрудников;
• Служба заботы о клиентах – всегда на связи, чтобы помочь с любыми вопросами по работе в системе.

Поставка системы осуществляется как по модели On-premise — установка локально в IT-среде компании, так и SAAS — использование облачной версии через интернет-браузер.

Подписи без бумаг и личных встреч

Законодательный уровень

Все документы кадрового делопроизводства можно подписывать электронно. Об этом гласит федеральное законодательство. Таким образом, электронные подписи можно ставить на более 200 типах документации, включая трудовой договор, ученический договор, материальную ответственность, журналы по технике безопасности (ТБ) и ознакомления с локальными нормативными актами (ЛНА).

Доступность

Не зависимо от того, как далеко находится отдел кадров от центрального офиса, работают ли сотрудники дистанционно или уезжают в командировки, — с помощью HRlink все подписи на кадровых документах можно ставить быстро и легко. При этом интерфейс HRlink подходит для любых гаджетов, он прост и понятен пользователям всех возрастных групп.

Как работает сервис

Для старта работы достаточно, чтобы специалист отдела кадров загрузил в HRlink готовый к подписанию документ. Затем в системе формируется уникальная страница, ссылка на неё для подписания документа отправляется сотрудникам по e-mail, WhatsApp, Telegram, Viber и API других сервисов.

Далее сотрудники подписывают документ простой электронной подписью (ПЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью (УНЭП), привязанной к учетной записи на портале «Госуслуги» (ЕСИА). А руководители подписывают документы облачной усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП), которая установлена на сервер или на USB-токене. В HRlink настроена интеграция с аккредитованными удостоверяющими центрами для выдачи УКЭП и облачного подписания.

КЭДО-платформа HRlink: что это такое и как она работает

HRlink — платформа кадрового электронного документооборота. С ее помощью можно проводить все операции с кадровыми документами онлайн. Это первая в России разработка в сфере КЭДО, появившаяся в 2020 году, сейчас на счету HRlink уже более 800 клиентов из разных категорий бизнеса. Платформа участвует в государственных проектах: включена в реестр отечественного ПО, является резидентом центра «Сколково».

Расскажем, как перейти на КЭДО с HRlink и какие возможности по работе с кадровыми документами включает в себя платформа.

Функции КЭДО-платформы HRlink

В HRlink можно работать со всеми кадровыми документами, которые законодательство разрешает вести электронно. По закону на бумаге сейчас нужно дублировать только приказ об увольнении, акт о несчастном случае и инструктаж по охране труда. Остальные кадровые документы клиенты HRlink оформляют электронно в пару кликов.

Рассмотрим функции, которые в этом помогают.

Бесшовная загрузка документов и профилей сотрудников

Всю информацию и документы из внешних источников можно выгрузить из web-интерфейса или по API. Вам не придется переключаться между окнами и программами.

Гибкие маршруты

Маршрут позволяет создать для документа шаблон, состоящий из неограниченного количества участников и этапов. Запуск маршрута автоматически включает передачу документа по цепочке от одного этапа или участника к другому. Кадровый специалист больше не должен бегать с бумагами и контролировать подписание на каждом этапе.

Опция пакетного подписания

Позволяет заверить сразу несколько документов в один клик. Особенно полезно для руководителей, которым регулярно приходят на подпись целые стопки бумаг.

Все виды электронных подписей

В HRlink можно пользоваться четырьмя типами подписей, все они подтверждены 63-ФЗ.

• УКЭП — усиленная квалифицированная электронная подпись. Платная, выдается через удостоверяющий центр (УЦ). Как правило, таких подписей нужно всего 2-3 на всю компанию: для гендиректора и кадрового специалиста.
• УНЭП — усиленная неквалифицированная подпись. Также платная и требует идентификации в УЦ. Однако для клиентов HRlink она входит в лицензию и формируется для всех сотрудников в личных кабинетах. Пройти идентификацию для ее получения можно как очно, придя в УЦ, так и онлайн через подтвержденный профиль в Госуслугах.
• ПЭП — простая электронная подпись. Бесплатная, для заверения документа нужно лишь ввести одноразовый пароль из СМС.
• Госуслуги. Позволяет заверить документы через подтвержденную учетную запись ЕСИА.
• Госключ. Подписание через одноименное приложение.

Бесплатные уведомления

Чтобы сроки подписания не срывались, HRlink автоматически напоминает о них через уведомления. Можно выбрать удобный канал: электронная почта, мессенджер, СМС, API.

Работа со всеми видами совместителей

Платформа HRlink позволяет работать с разными категориями совместителей: внешними, внутренними, из разных баз.

Электронное хранилище

Размер архива неограничен, клиенты могут загружать туда любые объемы документов, пока действует лицензия.

Безопасность

У платформы в наличии полный пакет документов по безопасности, а также сертификаты ISO 9001-2015, ISO 14001-201, 54934-2012.

Также безопасность поддерживается технологией SSO и тестами на проникновение с третьей стороны.

Техподдержка

Клиенты могут обращаться в техподдержку по любому вопросу бесплатно неограниченное количество раз. Можно написать на почту, отправить запрос в Telegram или позвонить на горячую линию.

Большой опыт в сфере КЭДО

У HRlink уже более 800 клиентов, и это число растет каждый месяц. Компания регулярно участвует в профильных мероприятиях, публикуется в отраслевых и новостных СМИ: «Коммерсантъ», Forbes, РБК и т. д.

Нет скрытых платежей

Не придется дополнительно оплачивать обновления, доработки, интеграции, уведомления и прочее. Все возможности входят в лицензию.

Возможности для интеграций

В HRlink доступна предустановленная интеграция с 1С:ЗУП, а также интеграции с «Битрикс»,«БОСС-Кадровик», SAP, «Работа в России» и прочими сервисами.

Две версии: облако и on-premise

Облако удобнее, если вы хотите быструю интеграцию с минимумом ресурсозатрат с вашей стороны. А версия on-premise позволит крупным компаниям со строгими требованиями к безопасности хранить всю информацию на внутренних серверах и не привлекать сторонние сервисы.

Модуль приема

Это инструмент, который автоматизирует все операции при приеме сотрудника на работу: двусторонний обмен документами, проверка по различным базам, возможность отследить весь путь кандидата онлайн в реальном времени.

Модуль ЛНА

Автоматизирует работу с локальной нормативной документацией. Все массовые документы оформляются за пару минут онлайн.

Все типы работников

Можно наладить кадровый электронный докуменооборот не только со штатными сотрудниками. В HRlink есть возможность работать также с самозанятыми, ИП, устроенными по договору ГПХ.

Адаптированные версии для всех устройств

Работать в HRlink можно с компьютера, планшета или смартфона. Адаптивная верстка позволяет интерфейсу подстраиваться под любой экран.

Что входит в лицензию HRlink

Чтобы пользоваться платформой HRlink, понадобится лицензия. Как правило она покупается на год, затем ее можно продлить.

В HRlink есть три вида лицензии:

• Базовая.
• Для кадрового сотрудника.
• Для линейного сотрудника.

Лицензиями нужно обеспечить всех, кто будет пользоваться платформой HRlink. В лицензию входят все опции и возможности платформы, дополнительно ничего оплачивать не надо. При этом лицензии переходят от уволившихся сотрудников новым, поэтому даже если у вас высокая текучесть кадров, это не повлияет на стоимость платформы.

Как перейти на кадровый ЭДО с HRlink

В среднем интеграция занимает около месяца, если не учитывать время на тендер, согласование и подписание договора. Переход на КЭДО состоит из трех этапов, на каждом из которых клиента сопровождает персональный менеджер. Команда внедрения HRlink берет на себя основную часть технической работы и обучения сотрудников, чтобы ресурсозатраты со стороны заказчика были минимальными.

• Подготовка и подписание локальной нормативной документации — до двух недель.
• Техническое внедрение HRlink и обучение сотрудников— до 20 дней.
• Разворачивание КЭДО на всю компанию — до трех дней.

Резюме

Платформа кадрового ЭДО HRlink дает своим клиентам следующие возможности:

• Обмен кадровыми документами со всеми категориями сотрудников без бумаги и личных встреч.
• Ускорение кадровых процессов в среднем в два раза.
• Уменьшение нагрузки на КДП благодаря автоматизации рутинных операций.
• Сокращение расходов на бумагу, печать, почту и организацию архивов.
• Усиление HR-бренда компании: быстрый обмен кадровыми документами и оформление сотрудника за один день без бумаги и личных встреч поможет отстроиться от конкурентов на рынке труда.
• Сохранение команды на удаленке. Неважно, в какой точке мира находится кандидат — это не повлияет на обмен документами.

HRlink — это ведущий сервис кадрового электронного документооборота, заслуживший звание №1 среди аналогичных решений по версии РБК. В условиях современного бизнеса, где эффективность и оперативность играют ключевую роль, HRlink становится незаменимым инструментом для компаний. Он предлагает удобное и интуитивно понятное решение, способное существенно ускорить процесс подписи кадровых документов в онлайн-режиме. Такой подход не только повышает эффективность работы, но и позволяет сократить временные затраты на бумажную волокиту.

Возможности сервиса

1. Оформление кандидатов без бумаги и личных встреч. HRlink позволяет использовать автоматический сбор и распознавание документов. Система самостоятельно извлекает информацию из сканов и проверяет благонадежность кандидатов.

2. Использование 4 видов электронной подписи. Сервис предоставляет возможность использовать УКЭП, УНЭП, «Госуслуги» и «Госключ» в соответствии с 63-ФЗ. Это обеспечивает необходимые подписи со стороны гендиректора, кадровика и других сотрудников.

3. Настройка сложных маршрутов подписания. HRlink позволяет создать шаблоны для автоматического передачи документов от одного участника или этапа к другому. Это значительно упрощает управление документооборотом.

4. Отправка массовых уведомлений. Сервис предоставляет четыре способа отправки уведомлений: почтой, СМС, через мессенджеры и по API других сервисов. Это делает процесс коммуникации сотрудников более эффективным и оперативным.

5. Отслеживание статуса документа. HRlink позволяет отслеживать статус документа, обозначая его как «не просмотрен», «просмотрен, но не подписан» или «подписан». Это помогает избежать просрочек и штрафов.

6. Хранение документов в облаке или on-premise. Сервис предоставляет возможность выбора места хранения документов: в облаке с тройной репликацией для надежности, или on-premise для большей контролируемости. Удобная организация архива сокращает время на поиск необходимых документов.

7. Быстрый поиск нужных экземпляров. HRlink собирает все документы в едином окне и предоставляет удобные фильтры для поиска по сотрудникам, подразделениям компании и типам документов. Это существенно экономит время при работе с документами.

8. Мобильность. Сервис HRlink доступен на различных устройствах, включая компьютеры, планшеты и смартфоны. Даже если у пользователя кнопочный телефон, можно осуществить подписание с использованием одноразового кода из СМС.

Тарифы

Тарифы сервиса HRlink:

1. Лицензия пользователя — 700₽ за срок 12 месяцев.

2. Базовая лицензия — 15 000₽ за срок 12 месяцев.

3. Лицензия кадрового работника — 15 000₽ за срок 12 месяцев.

Эти тарифы предоставляют разные уровни функциональности и возможности использования сервиса HRlink. Выбор подходящего тарифа позволяет компаниям эффективно управлять кадровым электронным документооборотом и значительно ускорить процесс оформления кадровых документов.

Пробный период

HRlink не предоставляет пробного периода для своих пользователей. Однако, компания радует своих клиентов приятным бонусом — видео-курсом «Кадровый ЭДО от А до Я». Этот подарок поможет пользователям ознакомиться с функционалом и возможностями сервиса, а также научиться эффективно использовать кадровый электронный документооборот. Таким образом, пользователи получают ценное обучение, которое помогает им максимально эффективно использовать HRlink в своей работе.

Регистрация в сервисе

1. Для начала, вам следует записаться на онлайн-демонстрацию сервиса. Для этого потребуется заполнить следующие данные:

— Телефон в формате +7(999) 999-99-99

2. После заполнения необходимой информации, в течение 2 часов с вами свяжутся представители сервиса HRlink для назначения встречи. Это позволит вам получить более подробную информацию о функционале и возможностях сервиса.

Оценка интерфейса и сложности сервиса

Интерфейс сервиса HRlink разработан с учетом принципов простоты и понятности. Он предоставляет пользователям все необходимые инструменты для эффективного управления кадровым электронным документооборотом. Взаимодействие с основными функциями, такими как создание и подписание документов, осуществляется при помощи интуитивно понятных действий. Это позволяет пользователям быстро адаптироваться и начать использовать сервис без лишних сложностей.

Оценка интерфейса сервиса HRlink: 4.5 из 5 баллов.

Сложность использования сервиса HRlink зависит от уровня технических навыков пользователя и опыта работы с подобными инструментами. Для тех, кто уже знаком с электронным документооборотом и аналогичными сервисами, освоение HRlink будет легким и быстрым. Однако для новичков в этой области может потребоваться некоторое время для ознакомления с функционалом и освоения основных операций. Для ускорения этого процесса предоставляется видео-курс «Кадровый ЭДО от А до Я», который помогает пользователям более эффективно использовать сервис.

Оценка сложности использования сервиса HRlink: 3.5 из 5 баллов.

Плюсы и минусы сервиса

Плюсы:

1. Эффективность. HRlink предоставляет удобное и быстрое решение для онлайн-подписи кадровых документов. Это значительно ускоряет процесс оформления и позволяет сократить временные затраты.

2. Многообразие электронных подписей. Сервис поддерживает 4 вида электронной подписи в соответствии с законодательством. Это обеспечивает гибкость и удобство при оформлении документов.

3. Автоматизация процессов. Возможность настройки сложных маршрутов подписания и массовых уведомлений позволяет оптимизировать рабочий процесс и избежать затруднений в документообороте.

4. Отслеживание статуса документа. Система предоставляет удобный инструмент для контроля статуса документов. Это помогает избежать просрочек и своевременно подписывать документы.

5. Гибкость в выборе хранения. HRlink предоставляет выбор между облачным и on-premise хранением документов, что дает пользователям больше контроля над данными.

6. Удобный поиск документов. Единое окно для всех документов и удобные фильтры позволяют быстро находить нужные экземпляры.

7. Поддержка различных устройств. Сервис доступен на разных устройствах, включая смартфоны, планшеты и компьютеры.

Минусы:

1. Отсутствие пробного периода. Сервис HRlink не предоставляет пробного периода для ознакомления с его функционалом.

2. Сложность для новичков. Для пользователей, незнакомых с кадровым электронным документооборотом, может потребоваться некоторое время для освоения функционала сервиса.

3. Стоимость. В зависимости от выбранного тарифа, стоимость использования сервиса может быть значительной, что может повлиять на бюджет компании.

4. Требование к техническим знаниям. Для полноценного использования сервиса могут потребоваться базовые технические навыки.

При подготовке материала использовались источники:
https://bel.ru/news/2021-04-02/elektronnyy-kadrovyy-dokumentooborot-s-hrlink-kak-upravlyat-bez-bumag-406526

КЭДО-платформа HRlink: что это такое и как она работает

https://f.partnerkin.com/services/hrlink_obzor