Kanban: зачем нужен и как использовать в бизнесе

Что это такое? Kanban – это подход к организации процессов в компании, который нашел широкое применение в IT-сфере, но может использоваться и в других видах деятельности. Данный метод был разработан в компании Toyota и изначально применялся при производстве автомобилей.

На что обратить внимание? Kanban позволяет улучшить процессы, внеся в них наглядность, распределение ответственности и четкие сроки. Однако для эффективности необходимо придерживаться определенных правил.

Понятие Kanban

Грамотная постановка задач и своевременное их выполнение – залог успеха во многих сферах жизни современного человека. Без эффективной организации процессов не обойтись ни в офисе, ни на производстве, ни в быту. Чтобы систематизировать задачи, многие из нас составляют список дел в ежедневнике или же пользуются стикерами для заметок. Эти методы планирования относятся к системе Kanban.

Kanban – это эффективный способ управления проектами, который построен на принципе разделения общего объема работ на конкретные задачи. Этот метод помогает оптимизировать деятельность каждого сотрудника и, соответственно, коллектива в целом. Особенность данного подхода в том, что все стадии проекта должны быть визуализированы, а задачи – разделены по срокам и приоритетам.

Это позволяет членам команды наглядно видеть последовательность выполнения работ. Поэтому все задачи исполняются точно в срок, а вероятность возникновения накладок в рабочих процессах минимизируется. Также данный метод позволяет контролировать степень загруженности команды – так называемый WIP-лимит, который дает возможность адекватно определить объем работ для каждого сотрудника (чтобы избежать простоев или, напротив, чрезмерной загрузки). Помимо этого, существует backlog – план работ, в котором указан приоритет каждой задачи. В случае необходимости его можно корректировать.

Метод Kanban, благодаря своей эффективности, завоевал популярность среди крупнейших российских и зарубежных компаний. Этот подход активно используется в Microsoft, Siemens, HeadHunter, Clever, Додо Пицца, Альфа-банк, Почта-Банк и др. Канбан привлекает своей философией, которая построена на таких ценностях как: прозрачность, сотрудничество, лидерство, клиентоориентированность, уважение, согласие, баланс, поток.

Родина этого подхода к организации бизнес-процессов – Япония. В середине XX века жители Страны восходящего солнца, несмотря на стремительный скачок в развитии науки и техники, столкнулись дефицитом природных ресурсов и материалов. Руководители предприятий старались максимально оптимизировать производство, чтобы экономно использовать резервы. Тайити Оно, инженер из компании «Toyota», предложил идею, которая позволяла, опираясь на концепцию бережливого производства, ускорить процесс изготовления автомобилей.

Он выступил с предложением использовать внутри компании особую систему карточек, каждая из которых содержала информацию о том, какие запчасти и в каком количестве необходимы на каждом конкретном этапе производства. Планирование с помощью Kanban позволило настроить бизнес-процессы таким образом, чтобы склады не были переполнены комплектующими, а производственный конвейер не испытывал дефицита в деталях.

В дальнейшем идею Kanban взяли на вооружение и другие компании (в том числе, несвязанные с производством). Например, в начале 2000-х годов Дэвид Андерсон, консультант корпорации Microsoft, адаптировал эту модель для более эффективной разработки программного обеспечения. Вместо перечня запчастей на карточках были указаны текущие и будущие задачи. Это, в свою очередь, позволило визуализировать невидимый и неосязаемые процесс создания софта. Внедрение системы Kanban помогло каждому члену команды выполнять свои задачи в строгой последовательности, обращая внимание на их приоритет. Благодаря этому появилась возможность в первую очередь уделять внимание наиболее важным задачам, а также контролировать процесс их выполнения в режиме реального времени.

В открытом доступе до 24 сентября

Полезные материалы
для руководителей из закрытого
клуба Деловой Среды

Команда Деловой Среды подготовила материалы, которые содержат только самые эффективные методы и способы увеличения продаж от действующих предпринимателей. 87% наших партнеров с помощью данных материалов кратно увеличили продажи в своей компании! Мы стараемся как можно большему количеству предпринимателей помочь реализовать мечту об успешном бизнесе, поэтому делимся этой подборкой из нашей закрытой группы бесплатно. Скачивайте и используйте уже сегодня:

Как сделать KPI маркетологу от результатов его работы?

Как в 5 шагов делегировать задачи, чтобы сотрудники выполняли их с первого раза

Как увидеть полную картину бизнеса в цифрах и снизить расходы до 20%

Чек-лист: 21 пункт проверки финансового состояния бизнеса и риска налоговой проверки

Создавайте Канбан-доски и управляйте ими в сети с помощью этого инструмента

Представляйте ход работ визуально на цифровых Канбан-досках и наблюдайте за тем, как сотрудники выполняют назначенные им задачи.

Что такое программное обеспечение Канбан?

Знаете ли вы о существовании досок со столбцами «нужно сделать, делается, сделано», в которых размещаются стикеры с задачами? Хотите верьте, хотите нет, но это не выдумки ваших коллег. Это методология Канбан. Она обычно используется в разработке программного обеспечения и является способом помочь коллективу наглядно представить работу, которую нужно выполнить с учётом доступных ресурсов. Канбан-доска — это форма визуального управления проектами, с помощью которой можно планировать проекты и рабочие процессы, используя столбцы и карточки.

Программное обеспечение с Канбан-досками часто используется в таких системах менеджмента, как Scrum и Agile. Оно отлично подходит Agile-командам, которые хотят наглядно представлять ход проекта, расставлять приоритеты в задачах и выявлять препятствия. Создавайте Канбан-доски в режиме онлайн с помощью средства управления проектами от Asana.

Зачем нам программное обеспечение Канбан от Asana?

Планируйте рабочие процессы и поощряйте совместную работу

Управление задачами ещё никогда не было настолько отлаженным и красивым. Имея возможность видеть все задачи проекта в одном месте, менеджер проектов может создавать чёткие процедуры и уверенно продвигать задачи по всем этапам рабочего процесса.

Определение положения дел в реальном времени

Присваивайте столбцам названия, соответствующие этапам используемого рабочего процесса, а затем перетаскивайте карточки Канбан с одного этапа на другой, чтобы наглядно демонстрировать коллегам состояние каждой задачи. В каждой карточке приводится срок выполнения, исполнитель и подзадачи, благодаря чему такая доска становится единым источником достоверной информации о ходе работ по проекту в реальном времени.

Выявление препятствий и невыполненной работы

Адаптируйте свои столбцы для текущей работы под конкретные рабочие процессы и указывайте необходимую информацию, чтобы видеть, где задачи имеют свойство накапливаться. Понимание подобных «узких мест» поможет вам оптимизировать свою систему управления рабочими процессами и предотвращать накопление невыполненной работы в будущем.

Переключение между разными представлениями и повышение прозрачности

В некоторых программах с Канбан-досками просматривать проекты можно только в виде доски. Asana позволяет быстро переключаться между Канбан-доской, списком, хронологией с диаграммой Ганта и календарём, поэтому сотрудники могут визуализировать свою работу так, как им удобно.

Задание правил для автоматизации рабочих процессов

Тарифные планы Asana уровня Premium позволяют оптимизировать управление рутинными задачами с помощью настраиваемых правил. Создавайте триггеры, которые будут автоматически перемещать карточки Канбан в различные столбцы или назначать задачи конкретным участникам группы.

Примеры использования цифровых Канбан-досок

• Управление заявками на работы
• Организация рабочих процессов
• Составление дорожных карт продуктов
• Отслеживайте спринты для продуктов и дизайна

Просматривайте все входящие запросы (от творческих материалов до исправления ошибок), управляйте ими и поручайте их исполнение участникам своей группы.

Для рабочих процессов с чёткой, линейной структурой достаточно создать столбец по каждому этапу и перемещать задачи с одного этапа на другой.

Планируйте дорожные карты продуктов и распределяйте инициативы по столбцам, чтобы все коллеги знали, когда и чем они будут заниматься.

В представлении доски удобно отслеживать ход работ по всем вехам спринта по разработке дизайна.

Компания InVision осуществляет успешные маркетинговые кампании с помощью досок

Проводить успешные кампании отделу маркетинга компании InVision помогают Канбан-доски в Asana. Представление доски позволяет не только придерживаться графика, с его помощью коллектив разрабатывает и совершенствует процессы планирования и реализации проектов в соответствии со своими потребностями.

Что такое канбан: обзор методики

Рассказываем о том, что представляет собой канбан и как использовать эту методику в работе.

Определение канбана

Канбан – это методика менеджмента, зародившаяся в 1940-х годах на заводе Toyota. С годами канбан эволюционировал и превратился в систему распределения задач, используемую в IT-компаниях (разработке, тайм-менеджменте, изучении рынка и т.п.)

Измененный подход к работе позволил повысить эффективность команды, сконцентрировав ее на работе над действительно важными в текущий момент задачами (критичными для ПО или наиболее часто запрашиваемыми пользователями продукта).

Канбан-доска

Работа по принципам канбан строится вокруг специализированных досок, на которых «располагаются» задачи. Она может существовать как в цифровом, так и в аналоговом виде.

Доска делится на определенное количество групп (группы создаются автором конкретной доски, они могут быть разными в каждой отдельно взятой компании/команде). К примеру:

• задачи, которые нужно выполнить,
• задачи, над которыми уже ведется работа,
• выполненные задачи.

Это базовая модель, но ее можно дополнить, добавив туда группы, актуальные для вашего продукта/компании (код на стадии тестирования, идеи в разработке, планы и т.п.).

Канбан-карточка

В каждую группу канбан-доски попадают карточки с описанием задач. Таким образом, группы превращаются в некие to-do-списки общего назначения. Карточки повышают наглядность отображаемой информации и упрощают ориентирование команды в большом потоке задач.

К тому же в цифровом виде распределение по карточкам дает возможность задать дополнительные атрибуты. Например, показать, кто ответственен за выполнение задачи, определить, когда она должна быть сделана, или оставить заметку с дополнительной информацией.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Преимущества методики канбан

Почему люди вообще используют эту систему и почему она привлекает все больше компаний?

• Канбан можно внедрить в любую действующую систему. Чтобы начать пользоваться методикой, необязательно переосмыслять то, как организована работа в компании. Не нужно вносить радикальных изменений, можно постепенно внедрять ее в различные аспекты деятельности. Все роли и стратегии взаимодействия можно сохранить в том же виде. Канбан не помешает, а лишь дополнит рабочий процесс, выявив при этом проблемы, которые необходимо решить.
• Инкрементальные изменения вместо решения глобальных задач. Канбан мотивирует ставить небольшие задачи, которые легче выполнить и проще собрать в общую картинку как четкий план. Прозрачность в работе мотивирует и помогает принимать решения по поводу дальнейшего развития продукта/сервиса/сайта.
• Все находится в одном месте. Доска доступна всем сотрудникам, которые видят полный список задач. Она превращается в общедоступный информационный хаб корпорации. Карточки не привязаны к конкретному человеку, т.е. не случится так, что тимлид/менеджер что-то забудет, а кто-то из разработчиков «потеряет» задачу.

5 основных практик канбан

Начиная внедрять новую методику организации работы в своей компании, важно ознакомиться с основными практиками. Существует некий план, гарантирующий успешное использование канбан-досок и карточек практически в любом бизнесе.

Визуализируйте рабочий процесс

Основное преимущество канбан над другими методиками организации – наглядность. Поэтому начать стоит с оформления доски. То есть деления ее на группы (колонки) и задачи (карточки).

Первые олицетворяют этап работы, а вторые – рабочий элемент. Важно продумать собственную структуру или грамотно внедрить «стандартную». То есть поделить всю доску на три колонки: задачи, которые надо сделать, те, что в процессе, и выполненные.

Каждая карточка кочует слева направо. Переводя карточки из одной группы в другую, менеджер или тимлид может определить, на каких задачах/этапах начинаются проблемы (срывы сроков, падение качества выполняемой работы и т.п.).

Лимитируйте количество WIP-задач

WIP расшифровывается как Work In Progress. Это те задачи, что находятся в работе в текущий момент. Одна из главных функций канбан – ограничить количество одновременно выполняемых процессов. Это упрощает организационные моменты и установку сроков, а также делает более реалистичным успешное завершение проекта с учетом изначальных планов.

Основной принцип – не брать в работу больше, чем сможешь выполнить качественно и вовремя.

Контролируйте смену приоритетности задач

Канбан нельзя использовать как способ микроконтроля своих сотрудников. Эта система помогает контролировать именно переход задач из одной группы в другую. Не нужно пытаться с помощью досок заставить сотрудников компании постоянно работать. Начальство/тимлиды могут злоупотреблять функцией делегации задач, и это создает две проблемы:

• избыточную нагрузку на каждого сотрудника;
• акцент не на выполнении задачи, а именно на постоянной занятости.

Команда становится занятой, но остается неэффективной. А вот переход задач из группы в группу говорит о реальном прогрессе.

Четко указывайте задачи и цель их решения

Использование досок и карточек вынуждает руководство ставить прозрачные цели, которые понятны не только менеджерам, но и тем, кто принимает непосредственное участие в их достижении.

Этому способствует и инкрементальная система постановки задач. Когда каждый мелкий шаг указывается как отдельная карточка, людям удобнее ориентироваться, удобнее выполнять свою работу и отслеживать прогресс.

Организуйте постоянный обмен мнениями

После скрупулезной проработки задач канбан может стать намного полезнее. Лучше регулярно обсуждать структуру досок, правила создания карточек, их содержание и другие аспекты работы.

Синхронизация между всеми членами команды позволит преобразить доску, адаптировав ее под требования разработчиков/менеджеров. В итоге получится идеальный инструмент для решения задач и отслеживания прогресса.

Канбан в современном мире

Сейчас в качестве канбан-досок используются приложения в духе Trello и Jira. Это цифровые аналоги досок, являющиеся неким стандартом в мире IT. Есть еще десятки других утилит, продолжают появляться новые. У каждого инструмента свои особенности и акценты на различных видах деятельности.

Данные сервисы позволяют не только управлять карточками, но и собирать аналитические показатели, контролировать релизы функций/приложений, отслеживать конкретные проблемы по ходу разработки и так далее.

Также появилась возможность интегрировать сервисы с другими популярными инструментами, бизнес-мессенджерами и системами автоматизации. Но смысл досок не меняется: деление списка задач на колонки и их постоянный поток из одной в другую.

Вместо заключения

Канбан – методика, позволяющая сделать работу команды эффективнее. Она не требует радикальных изменений в работе организации, но вынуждает сменить приоритеты и акцентировать внимание на решении задач. Канбан визуализирует работу и помогает работать в коллаборации.

При подготовке материала использовались источники:
https://dasreda.ru/media/for-managers/kanban/
https://asana.com/ru/uses/kanban-boards
https://timeweb.com/ru/community/articles/chto-takoe-kanban