Документооборот Lotus Notes

Системы документооборота на базе Lotus Notes используются по всему миру. В России документооборот Lotus Notes часто встречается в банках, в крупных коммерческих структурах, а также в государственных учреждениях. Почему именно Lotus Notes выбирается в качестве платформы для автоматизации документооборота? Мы видим для этого несколько причин:

1. Сервер Lotus Domino включает в себя сервер приложений и почтовый сервер, что не требует интеграции системы документооборота Lotus Notes со сторонними почтовыми службами.

2. В Lotus Notes уже есть разработанная система разграничения прав доступа – остается ее просто использовать. Это значительно сокращает время и стоимость автоматизации документооборота Lotus Notes.

3. Пользователи могут работать с приложениями удаленно, без подключения к серверу. При этом на пользовательском ПК не требуется устанавливать дополнительное ПО – достаточно установить и настроить клиент Lotus Notes. После работы в режиме офф-лайн пользователь запускает репликацию и данные автоматически синхронизируются между клиентом и сервером.

4. Сервер Lotus Domino включает в себя web-сервер, который позволяет работать с приложениями Lotus Notes через web-браузер.

5. При доработке приложений Lotus Notes не требуется обновлять клиентские места. Изменения можно вносить в рабочих базах «на лету», не прерывая работу пользователей.

Автоматизация делопроизводства

Мы предлагаем систему классического документооборота для автоматизации делопроизводства. Данная система позволяет работать со следующими видами документов:
— Входящие и исходящие документы;
— Распоряжения и Приказы;
— Служебные записки;
— Заявления;
— Протоколы;
— Письма.

В системе реализован механизм контроля исполнительской дисциплины. Есть отдельные списки документов и резолюций, требующих исполнения. Отдельно отслеживаются документы с пометкой «На контроле».

Ко всем документам применяются правила для разграничения прав доступа таким образом, чтобы документы видели только те пользователи, которые имеют к ним отношение. Кроме того реализованы ограничения на создание, редактирование и удаление документов.

Кадровый документооборот

Кроме всего прочего, мы можем предложить систему для автоматизации кадрового документооборота. Данная система позволяет согласовывать следующие виды заявлений:
— Открытие вакансии;
— Прием сотрудника;
— Окончание испытательного срока;
— Изменение оклада;
— Обучение;
— Перевод на другую должность либо в другое подразделение;
— Увольнение;
— Премирование и штрафы;

Дополнительно система позволяет автоматизировать работу учебного центра: вести учебный календарь, формировать группы в удобном интерфейсе, а также хранить все анкеты участников в одном месте.

Мы экономим ваше время и деньги

Автоматизация документооборота значительно сокращает сроки согласования документов по очевидным причинам:

1. Электронный документооборот позволяет согласовывать документы параллельно, как будто один документ отправляется на стол сразу нескольким руководителям одновременно.

2. Не нужно передавать бумажную версию документа от одного руководителя к другому – экономим время на пересылке документов.

3. Не нужно распечатывать толстые пачки документов – все документы хранятся в электронном виде, распечатываются только те документы, которые необходимы для соблюдения законодательства.

Мы можем автоматизировать согласование документов любого вида (например, наладить согласование договоров либо финансовый документооборот). Позвоните нам по телефону +7 (985) 787 33 40 и договоритесь о бесплатной презентации наших решений на базе Lotus Notes.

Экспресс-курс для пользователей Lotus Notes 8.

— Создание и отправка нового письма
— Выбор параметров доставки нового письма
— Ответ на полученное письмо
— Пересылка полученного письма
— Удаление писем
— Вставка вложенных файлов
— Просмотр и сохранение на диске вложенных файлов
— Настройка автоматической подписи
— Создание папок
— Ручная сортировка писем по папкам
— Автоматическая сортировка писем

Модуль 3. Использование адресной книги

— Создание и просмотр контактов
— Сортировка контактов
— Создание групп

Модуль 4. Работа с календарем

— Просмотр календаря
— Планирование событий
— Печать календаря

Модуль 5. Работа с календарем

Модуль 6. Поиск документов в базах данных Lotus Notes

— Поиск по первым символам
— Поиск по тексту в представлении
— Панель поиска

Модуль 7. Работа с задачами

— Просмотр задач
— Личные задачи
— Групповые задачи
— Печать списка задач

Длительность курса – 3 академических часа.

Lotus Notes

LotusLive предлагает целый ряд бизнес-решений на условиях SaaS (ПО как услуга), начиная от электронной почты и Web-конференций и заканчивая интегрированным пакетом решений для организации совместной работы в защищенной среде.

Lotus Protector

IBM Lotus Protector защищает почтовую систему от спама, вирусов и других атак в Интернете

Lotus Symphony

Это программные инструменты с интуитивно понятным интерфейсом, способные функционировать в операционных средах Windows и Linux. IBM Lotus Symphony позволяет пользователям беспрепятственно создавать информацию и обмениваться ею, а также компоновать составные приложения, связанные с бизнес-процессами.

Новое на форуме

Новые статьи

Телефон: +7 495 333-14-19

Электронная почта и работа в Интернет, сервер приложений, Web-сервер, совместное календарное планирование, коллективная работа, документооборот.

Lotus Notes и Domino можно по праву отнести к самым выдающимся продуктам за всю историю развития программного обеспечения для бизнеса. C момента появления первой версии Notes в конце 1989 г. миллионы пользователей рассматривают Lotus Notes и Lotus Domino как базовую корпоративную коммуникационную инфраструктуру для коллективного взаимодействия и совместного использования информационных ресурсов — критически важную для достижения успеха в бизнесе. Сегодня семейство клиент-серверных приложений Lotus Notes и Domino входит в число ведущих программных продуктов в отрасли, и многие компании считают это ПО основой для эффективной и продуктивной работы.

Семейство программных продуктов IBM Lotus Notes и Domino предоставляет практически каждому сотруднику компании весомые аргументы в пользу обновления существующего корпоративного ПО. Пользователи найдут для себя долгожданные новые функции и улучшенную производительность. Разработчики приложений обнаружат новые возможности для эффективного применения своего профессионального опыта и навыков программирования. Системные администраторы получат новые инструментальные средства, упрощающие управление комплексными средами для коллективной работы. И, наконец, руководители увидят очевидный потенциал для сокращения совокупной стоимости владения ИТ-системой.

Когда Вы заполняете какую-то анкету, формуляр, вы создаете документ. Каждый документ представляет из себя набор полей, в которые ввели значения. В основе Lotus Domino лежит понятие документа. Как определяют продукт представители IBM, Lotus Domino — документоориентированные базы данных.

Это задает сферу применения Domino:

• Каталоги, картотеки, справочники, любые хранилища информации, в которых само собой возникает понятие «документа».
• Документооборот (workflow, автоматизация бизнес-процессов) — приложения с довольно сложной логикой (ветвистые маршруты документов, множество различных состояний документа, утверждение и отклонение и т.д.), документы движутся от одного пользователя к другому, отслеживается статус, рассылаются уведомления. Электронный документооборот, системы документооборота, организация документооборота — основная сфера применения Lotus.
• Совместная работа с данными — групповая разработка документов, просмотр документов различными группами пользователей, разделение информации. В отличие от систем электронного документооборота не учитывает маршрутов документов.
• Интернет-приложения, вплоть до сайтов и порталов. Domino имеет в своем составе мощный веб-сервер, позволяющий «на лету» преобразовывать информацию, хранящуюся в базах данных, в стандарты Интернет, доступные для просмотра веб-браузерами.
• Логи, архивы, учет данных.

Линейка IBM Lotus Domino включает следующие основные программные продукты:

• Сервер приложений Lotus Domino.
• Стандартный клиент Lotus Notes.
• Рабочее место администратора Lotus Domino Administrator, позволяющее удобно управлять сервером Lotus Domino.
• Рабочее место разработчика Lotus Domino Designer, служащее для создания приложений.

Сервер Lotus Domino позволяет работать также с помощью других программ в качестве клиентов:

• Стандартные веб-браузеры (Microsoft Internet Explorer, Netscape Navigator и другие) позволяют работать с приложениями Domino наряду с клиентами Lotus Notes без потери функциональности.
• Почтовые программы, работающими по протоколам SMTP, POP3, IMAP (Microsoft Outlook Express, Netscape Messenger, The Bat и другие) могут соединяться с сервером Lotus Domino для получения и отправки почты.
• КПК, смартфоны и другие мобильные устройства могут синхронизировать встроенные средства почты, календари и контакты с сервером Lotus Domino с помощью продукта Lotus Notes Traveler.
• Через протокол LDAP можно осуществлять взаимодействие между адресной книгой Domino и любыми другими директориями, поддерживающими стандарт X.500.
• При помощи технологий OLE и COM любые приложения могут работать с данными, хранящимися на сервере Lotus Domino.
• Для сервера Lotus Domino есть ряд надстроек, позволяющих расширить стандартную функциональность.

Мы предлагаем Вам весь спектр услуг по работе с IBM Lotus Domino:

• Продажа лицензий Lotus Notes и Lotus Domino
• Внедрение
• Обучение работе с Lotus Notes.
• Обучение администрированию сервера IBM Lotus Domino.
• Обучение разработке приложений Lotus Domino.
• Дистанционное обучение работе с Lotus Notes, администрированию сервера и разработке приложений.
• Профессиональная поддержка и консультации по телефону, e-mail или с выездом наших специалистов.
• Разработка приложений Lotus любой сложности.

Материалы для сайта предоставлены компаниями Открытые Компьютерные Системы и IBM. Перепечатка материалов возможна только с письменного разрешения и с сохранением ссылки на этот сайт.

При подготовке материала использовались источники:
http://lotusdom.com/articles_05.html
http://lotusdom.com/education_user_express.html
https://www.lotusnotes.ru/