Назначение программы Access, ее возможности. Структура данных и система запросов.

СУБД Microsoft Access предоставляет возможность контролировать задание структуры и описание своих данных, работу с ними и организацию коллективного пользования этой информацией. СУБД Microsoft Access также существенно увеличивает возможности и облегчает каталогизацию и ведение больших объемов хранящейся в многочисленных таблицах информации.СУБД Microsoft Access включает в себя три основных типа функций: определение (задание структуры и описание) данных, обработка данных и управление данными. MS Access — это набор инструментальных средств для создания и эксплуатации информационных систем.

Microsoft Access называет объектами все, что может иметь имя (в смысле Access). В других СУБД, как правило, термин база данных обычно относится только к файлам, в которых хранятся данные. В Microsoft Access база данных включает в себя все объекты, связанные с хранимыми данными, в том числе и те, которые определяются для автоматизации работы с ними. Основные объекты базы данных Access.

1. Таблица. Объект, который определяется и используется для хранения данных. Каждая таблица включает информацию об объекте определенного типа, например, о клиентах. Таблица содержит поля (столбцы), в которых хранятся различного рода данныеи записи (которые называются также строками). В записи собрана вся информация о некотором. Для каждой таблицы можно определить первичный ключ (одно или несколько полей, содержащих уникальные для каждой записи значения) и один или несколько индексов, помогающих ускорить доступ к данным.

2. Запрос. Объект, который позволяет пользователю получить нужные данные из одной или нескольких таблиц. Для создания запроса можно использовать бланк QBE (запрос по образцу) или инструкции SQL (структурированный язык запросов). Можно создать запросы на выборку, обновление, удаление или добавление данных. С помощью запросов можно также создавать новые таблицы, используя данные из одной или нескольких существующих таблиц.

3. Форма.Объект, предназначенный в основном для ввода данных, отображения их на экране или управления работой приложения. Формы используются для того, чтобы реализовать требования пользователя к представлению данных из запросов или таблиц. Формы можно также распечатать. С помощью формы можно в ответ на некоторое событие, например, изменение значения определенных данных, запустить макрос или процедуру VBA.

4. Отчет.Объект, предназначенный для создания документа, который впоследствии может быть распечатан или включен в документ другого приложения.

5. Макрос.Объект, представляющий собой структурированное описание одного или нескольких действий, которые должен выполнить Access в ответ на определенное событие. Например, можно определить макрос, который в ответ на выбор некоторого элемента в основной форме открывает другую форму. С помощью другого макроса можно осуществлять проверку значения некоторого поля при изменении его содержимого. В макрос можно включить дополнительные условия для выполнения или невыполнения тех или иных указанных в нем действий. Из одного макроса можно также запустить другой макрос или процедуру VBA.

6. Модуль.Объект, содержащий программы, написанные на языке Visual Basic для приложений. Модули могут быть независимыми объектами, содержащими функции, вызываемые из любого места приложения, но они могут быть и непосредственно «привязаны» к отдельным формам или отчетам для реакции на те или иные происходящие в них изменения.

7. Страницы доступа. Страницы – служат для обеспечения доступа кданным, содержащимся в базе, удалённой от потребителя (например, через Интернет).

Для построения базы данных в СУБД Access предусмотрены следующие основные группы функций:

· Функции работы с файлами-базами (открытие, сохранение и т. д.);

· Функции работы с окнами;

· Функции работы в базовых режимах: таблица, форма, запрос, отчет и др.;

MS Access: Архитектура и основные объекты СУБД MS Access. Связи между ними. Виды связей между таблицами.

Access представляет собой простую, но достаточно мощную настольную реляционную СУБД и преимущественно предназначен для создания некоммерческих приложений или приложений средней мощности, не связанных с интенсивной обработкой данных. Access входит в состав MS Office и достаточно тесно интегрирован с остальными ее компонентами.

Среди достоинств Access можно выделить также следующие:

· Простота освоения. Возможность использования непрофессионалом;

· Визуальное программирование. Простую БД можно создать только с помощью мыши, даже не прибегая к программированию;

· Наличие мастеров, которые помогают решать такие сложные задачи, как анализ данных в таблицах на избыточность, создание связанных форм, отчетов и т.д.;

· Возможность динамической проверки результатов без всякой компиляции. Конструируя таблицу, можно легко переходить в режим таблицы и при обнаружении недостатков возвращаться назад для корректировки. При этом модернизацию можно провести немедленно или отложить на длительный срок;

· Тесная интеграция с остальными компонентами MS Office.

Так как Access является интерпретатором (отчасти в силу того, что он основан на языке Visual Basic), появляется необходимость в совмещении в одном приложении функций разработки приложения и собственно функций готового приложения. Для доступа к объектам базы в режиме разработки служит специальное окно БД, содержащее список всех объектов БД. С каждым объектом БД можно работать в двух режимах. Первый режим можно условно назвать режимом выполнения или рабочего состояния. Второй режим – это режим конструктора, в котором производится создание и модификация объекта. Наличие окна БД определяет открытую БД. Закрытие окна приводит к закрытию БД. После полной разработки БД появление данного окна можно отключить. Исключив также все команды разработчика из меню и панелей инструментов, можно создать распространяемую версию БД. Такая база данных Access будет функционировать при условии наличия на компьютере СУБД Access. При необходимости можно воспользоваться пакетом Access Developer Toolkit для создания инсталляционной версии БД, где СУБД Access будет представлена несколькими файлами DLL. Для работы с распространяемой версией БД пользователям предоставляется интерфейс, обычно содержащий главную переключательную (по числу решаемых задач) и несколько обычных форм.

2. Назначение и возможности ms Access

Система управления базами данных MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них необходи­мой информации в требуемой форме, а также для создания приложений, автома­тизирующих работу с базами данных. С помощью этой программы могут разраба­тываться базы данных и приложения баз данных для произвольных областей использования информационных технологий.

База данных в программе MS Access представляет собой взаимосвязанную со­вокупность ее основных компонентов, которые называются объектами базы.

Объектами базы данных в MS Access считаются обсуждавшиеся выше таблицы, формы, запросы, отчеты, а также стра­ницы, макросы и модули. Объект «страница» представляет собой веб-страницу, то есть документ, который содержит сведения из базы данных и предназначен для размещения в Интернете. Объекты «макрос» и «модуль» являются средствами автома­тизации работы с базами данных и создания приложений для работы с ними.

Со­вокупность объектов базы оформляется в виде единого файла стандартного для MS Access формата. Созданные в программе MS Access файлы баз данных имеют расширение .mdb.

Для выполнения всех функций по созданию и работе с базами данных в про­грамме MS Access имеются мастера и конструкторы создания базы, таблицы, фор­мы, запроса, отчета и страницы. В программе Access любой объект базы всегда со­здается с помощью мастера или конструктора.

Мастер представляет собой подсистему, которая в значительной степени ав­томатизирует процессы создания отдельных объектов базы или полностью гото­вой базы данных. В последнем случае мастер создает базу ориентированную на решение одной из стандартных задач (учет заказов, расчет затрат, основные фонды, контакты, склад и т. д.). При создании базы с помощью мастера все ее объекты создаются автоматически. Результатом является полностью готовая к работе база вместе с поддерживающим эту работу приложением. Мастер всегда предлагает стандартное решение, которое нуждается в определенной до­работке до потребностей конкретного заказчика, потребителя.

Использование конструкторов позволяет выполнить всю работу «вручную» с максимальным учетом особенностей решаемой задачи и требований заказчика.

Конструктор является наиболее гибким инстру­ментом создания любых новых объектов базы и изменения структуры уже суще­ствующих.

3. Запуск и завершение работы программы ms Access

В стандартном случае запуск программы MS Access выполняется с помощью ко­манды:

1. «Пуск» — Все программы — Microsoft Access

2. с помощью значка, расположенного на Рабочем столе или на специальной панели

пакета MS Office.

Завершение работы программы выполняется стандартными способами:

1. сочетанием клавиш Alt+F4

4. Справочная подсистема ms Access

Вызов справки MS Access осуществляется клавишей F1 или командой Справка ► Справ­ка: Microsoft Access из операционного меню программы. Справочная подсистема построена по общим принципам, принятым в пакете Microsoft Office.

Ms access что это за программа и для чего она предназначена

Назначение Access

Обубликовано: 21.02.2018

Всем привет. Тема данной статьи — основное назначение Access. Но прежде чем освоить основное назначение Access, давайте разберем понятие базы данных.
База данных (БД) — совокупность данных, организованных по определенным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными, независимая от прикладных программ.
Наиболее распространенным типом модели представления данных является реляционный (relational) тип. Название «реляционный» объясняется тем, что каждая запись в базе данных содержит информацию, относящуюся (related) к одному конкретному объекту. Кроме того, с информацией, принадлежащей разным объектам, можно работать как с единым целым, основанным на значениях связанных между собой (related) данных. В реляционных СУБД все обрабатываемые данные представляются в виде таблиц.

Одной из самых популярных сегодня настольных систем управления базами данных, включенных в богатое окружение продуктов семейства Microsoft Office, является Microsoft Office Access (далее — Access). Она предназначена, как на начинающего, так и на квалифицированного пользователя. База данных Access представляет набор данных и объектов (таких как таблицы, запросы и формы), относящихся к определенной задаче.

Основными функциями Access являются:
• определение данных, то есть определение структуры и типа данных, а также указание, как эти данные связаны между собой:
• обработка данных, включающая поиск, фильтрацию, сортировку, вычисление; обработка предусматривает также объединение данных с другой связанной с ними информацией;
• управление данными, то есть указание, кому разрешено пользоваться данными и актуализировать базу данных, а также определение правил коллективного пользования данными.

Access предоставляет максимальную свободу в задании типа данных — текст, числовые данные, даты, время, денежные значения, рисунки, звук, документы, электронные таблицы. Имеется возможность задавать форматы хранения (длина строки, точность представления чисел и даты времени) и представления этих данных при выводе на экран или печать.
Access является современным приложением Windows и позволяет использовать все возможности DDE (Dynamic Data Exchange) — динамический обмен данными и OLE (Object Linking and Embedding) — связь и внедрение объектов. DDE обеспечивает обмен данными между MS Access и любым другим приложением Windows. OLE устанавливает связь с объектами другого приложения или внедряет какой-либо объект в базу данных Access; в качестве объектов могут выступать рисунки, диаграммы, электронные таблицы или документы из других приложений Windows. Access может работать с большим числом разнообразных форматов данных, позволяя осуществлять импорт и экспорт данных из файлов текстовых редакторов и электронных таблиц. Access способна непосредственно обрабатывать файлы Paradox, dBase III, dBase IV, FoxPro и другие.

СУБД Access для работы с данными использует процессор баз данных Microsoft Jet, объекты доступа к данным и средство быстрого построения интерфейса — конструктор форм. Для получения распечаток используется конструктор отчётов. Автоматизация рутинных операций может выполняться с помощью макрокоманд. Несмотря на свою ориентированность на конечного пользователя, в Access присутствует язык программирования Visual Basic for Application, который позволяет создавать массивы, свои типы данных, контролировать работу приложений.

Access имеет три основных режима работы:
• режим запуска, позволяющий осуществлять сжатие и восстановление базы данных без ее открытия;
• режим конструктора, в котором можно создавать и модифицировать структуру таблиц и запросов, разрабатывать формы для отображения и изменения данных, а также производить формирование отчётов перед печатью;
• режим выполнения, при котором в главном окне выводятся окна объектов баз данных.

В состав любой базы данных Access входят следующие элементы:
• таблицы, которые состоят из записей, содержащих данные о конкретном предмете;
• формы, используемые для ввода и просмотра таблиц в окне формы и позволяющие ограничить объем информации, отображаемой на экране в требуемом виде;
• отчёты, используемые для отображения информации, содержащейся в базе данных;
• запросы, являющиеся средством извлечения информации из базы данных;
• модули, содержащие VBA-код. используемый для написания процедур обработки событий.
В этом уроке вы узнали основное Назначение Access. Если было интересно, то крайне рекомендую посмотреть видеоурок ниже.

При подготовке материала использовались источники:
https://infourok.ru/naznachenie-programmy-access-ee-vozmozhnosti-struktura-dannyh-i-sistema-zaprosov-4618343.html
https://studfile.net/preview/2242562/page:2/
https://accesshelp.ru/naznachenie-access/