Основные сведения о базах данных
Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.
В этой статье:
- Что такое база данных?
- Элементы базы данных Access
Что представляет собой база данных?
База данных — это инструмент для сбора и у организатора сведений. В базах данных могут храниться сведения о товарах, товарах, заказах и других данных. Многие базы данных начинаются с списка в word-processing program или spreadsheet. По мере роста списка в данных появляются избыточные и несоответствия. Данные становится трудно понять в форме списка, и существует ограниченный способ поиска или вывода подмног данных для проверки. Когда эти проблемы начнут появляться, лучше перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), такой как Access.
Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).
Использование Access позволяет:
- добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;
- изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;
- удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;
- упорядочивать и просматривать данные различными способами;
- обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.
Элементы базы данных Access
Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.
Таблицы
Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.
Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.
Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.
Еще один способ описания записей и полей — визуализация старого стиля каталога карток библиотеки. Каждая карточка в карточке соответствует записи в базе данных. Каждый фрагмент сведений на отдельной карточке (автор, заголовок и так далее) соответствует полю в базе данных.
Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.
Формы
С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.
С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.
Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.
Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.
Отчеты
Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.
Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.
Дополнительные сведения об отчетах см. в статье «Обзор отчетов в Access».
Запросы
Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.
Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.
У запросов два основных вида: запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Вы можете просмотреть результаты запроса на экране, распечатать его или скопировать в буфер обмена. Вы также можете использовать выходные данные запроса в качестве источника записей для формы или отчета.
Запрос на изменение, как следует из названия, выполняет задачу с данными. С помощью запросов на изменения можно создавать новые таблицы, добавлять данные в существующие таблицы, обновлять или удалять данные.
Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.
Макросы
Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.
Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.
Модули
Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.
Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.
Microsoft Access
Описание Microsoft Access
Microsoft Access — реляционная система управления базами данных, разработанная корпорацией Microsoft. Отличается большим количеством встроенных образцов для создания баз данных. Есть возможность быстрого экспорта всех связанных источников данных в Excel. В последних версиях программы дизайн интерфейса можно менять между цветным и белым.
Встроенный поиск по настройкам и функциям значительно упрощает работу с программой. Для начала работы достаточно выбрать тип данных для анализа и Microsoft Access самостоятельно выстроит подходящую структуру со встроенными средствами навигации и основными командами.
Основные возможности Microsoft Access:
- Широкий набор инструментов для создания и работы с базами данных;
- Большое количество предустановленных шаблонов;
- Поддержка аппаратного ускорения;
- Возможность экспорта данных в SQL;
- Тесная интеграция с остальными приложениями офисного пакета Microsoft Office и сервисом SharePoint;
- Легкое переключение между вкладками;
- Легкий доступ к проектам в облаке;
- Папку для сохранения материалов на компьютере можно выбирать самостоятельно;
- Использование макросов;
- Автоматическое сохранение всех внесенных изменений, в том числе и в случае экстренного закрытия проекта.
В приложение встроено средство проверки правописания, которое может работать как в облаке, так и локально. Отфильтровывать и сортировать материал можно в автоматическом режиме с учетом выставленных настроек. Сбор и отправка данных по электронной почте производятся из интерфейса приложения.
Технология IntelliSense позволяет почти полностью автоматизировать процессы, требующие от пользователя выполнения сложных действий — написания кода и сложных выражений. Визуальное отображение отчетов поддерживает форматирование гистограмм, благодаря чему отчеты выглядят гораздо более интуитивно понятными.
Горячие клавиши
| Сочетание клавиш | Описание действия |
| ALT+H | Открытие вкладки Главная |
| ALT+Q | Открытие поля помощника на ленте |
| SHIFT+F10 | Отображение контекстного меню для выбранного элемента |
| F6 | Перемещение фокуса в другую область окна |
| CTRL+O или CTRL+F12 | Открытие существующей базы данных |
| TAB или SHIFT+TAB | Перемещение к следующему или предыдущему полю в режиме таблицы |
| CTRL+P | Открытие диалогового окна Печать с экрана печати (для таблиц, форм и отчетов) |
| CTRL+W или CTRL+F4 | Закрытие активного окна базы данных |
| ALT+F4 | Выход из Access |
| CTRL+O или CTRL+F12 | Открытие существующей базы данных |
| CTRL+N | Открытие новой базы данных |
| ALT+F4 | Выход из Access |
| CTRL+H | Открытие вкладки Замена в диалоговом окне Поиск и замена в режиме таблицы или формы |
| CTRL+F | Открытие вкладки Поиск в диалоговом окне Поиск и замена в режиме таблицы или формы |
Поддерживаемые форматы файлов и расширения
- .accdb — Файл базы данных Microsoft Access 2007 и выше
- .mdb — Файл базы данных Microsoft Access 2003 и ниже
Минимальные системные требования
Системные требования для запуска и установки Microsoft Access для операционных систем Windows
| Программа | Процессор | ОЗУ | HDD |
| Microsoft Access 2016 | 1 ГГц | от 1 ГБ | от 3 ГБ |
| Microsoft Access 2013 | 1 ГГц | 1 — 2 ГБ | от 3 ГБ |
| Microsoft Access 2010 | 500 МГц | от 256 Мб | от 1.5 ГБ |
| Microsoft Access 2007 | 500 МГц | от 256 Мб | от 1 ГБ |
| Microsoft Access 2003 | 400 МГц | от 64 Мб | от 200 МБ |
Microsoft Access подходит для всех версий операционных систем Windows.
Microsoft Access 2007
Описание Access 2007
При запуске Microsoft Access 2007 отличия от предыдущей версии видны невооруженным взглядом. Интерфейс приложения полностью переработан. Главной его частью стала лента Access. Она объединила весь инструментарий в одном мест упростила поиск и выбор нужных команд и опций.
Популярные возможности программы
Окно «Приступая к работе” и другие нововведения интерфейса
Появилось новое окно «Приступая к работе”. С ним стало возможно очень быстро начать работу с приложением. Вы можете выбрать любой шаблон из богатой библиотеки шаблонов баз данных. Также добавили коллекции, панель быстрого доступа и несколько ранее отсутствующих элементов.
Режим макета
Добавился режим макета. В этом режиме можно изменять структуру отчета и в реальном времени отслеживать полученные результаты. Также остался доступен и режим конструктора, для более сложных расчетов и операций. Улучшились средства экспорта и импорта, включая экспорт в форматы PDF и XPS.
Новые типы полей данных и удобная работа с ними
Были реализованы новые типы полей данных: многозначные поля и вложения. Это значит, что любая ячейка может хранить несколько значений однотипных данных.
Автофокус, экспресс-фильтры и вычисляемые значения в таблицах
Появился инструмент Автофокус. Его назначение — быстрая фильтрация данных с помощью выборки уникальных значений поля. Еще одной удобной особенностью можно указать то, что экспресс-фильтры настраиваются соответственно типу данных. В режиме таблицы стало можно добавить строку итогов и включить туда вычисляемые значения. Это может быть: среднее, сумма, количество значений, максимальное, минимальное, дисперсия и стандартное отклонение.
При подготовке материала использовались источники:
https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BE%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D1%81%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE-%D0%B1%D0%B0%D0%B7%D0%B0%D1%85-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204
https://microffice.net/access.html
https://microffice.net/microsoft-office-2007/access-2007.html