Новый клиент синхронизации OneDrive для бизнеса

Возможность автономно обновлять файлы в полной уверенности, что любые изменения будут незамедлительно переданы на сервер после подключения к сети, — важное условие для эффективной работы в «облачную» эпоху. Поэтому несколько странно, что компания Microsoft так долго мирилась с огромным количеством недостатков в клиенте синхронизации OneDrive для бизнеса. Теперь появился современный, усовершенствованный, а самое главное — надежный клиент синхронизации. Он основан на потребительской версии и функционирует весьма успешно. Мне пока не удалось обнаружить никаких проблем. Однако клиент не обслуживает все сайты, нуждающиеся в синхронизации, и предстоит проделать определенную работу, чтобы новый программный код можно было передать в руки пользователей.

15 декабря прошлого года Microsoft объявила о всеобщей доступности клиента синхронизации нового поколения для OneDrive для бизнеса (https://blogs.office.com/2015/12/16/onedrive-for-business-update-on-storage-plans-and-next-generation-sync-client/). Предварительная версия новой программы была доступна с сентября. Несмотря на многочисленные запросы, мне так и не удалось протестировать предварительную версию, поэтому я рад, что Microsoft выпустила новый клиент как для Windows, так и для Mac OS X 10.9 (и более новых версий).

Обновленный клиент синхронизации для потребительской версии доступен уже в течение некоторого времени. Старый клиент синхронизации на основе Groove содержит столько ошибок, что кажется непонятным, почему специалисты Microsoft так долго не выпускали новую программу. Но это объяснимо, если вспомнить, что компания просто не могла позволить себе очередного промаха.

Текущей версии требуется некоторая доработка для поддержки библиотек SharePoint Online (в том числе используемых группами Office 365) и клиентов Windows 8.1. Кроме того, новый клиент не поддерживает OneDrive для бизнеса при развертывании как части локальной установки SharePoint 2013. По оценкам Microsoft, работа по устранению пробелов скоро должна быть завершена. На сегодня новый клиент совместим с клиентскими операционными системами Windows 10, Windows 8 и Windows 7. Применив обновление EnableAddAccounts к системному реестру (https://support.office.com/en-us/article/Deploying-the-OneDrive-for-Business-Next-Generation-Sync-Client-in-an-enterprise-environment-3f3a511c-30c6-404a-98bf-76f95c519668), пользователи Windows 10 могут изменить настройки встроенного клиента OneDrive для потребителей, чтобы добавить учетную запись Office 365 для бизнеса (см. экран 1).

Экран 1. Один клиент обслуживает сайты OneDrive как для потребителей, так и для бизнеса

Основная задача клиента синхронизации — дать пользователям возможность работать с автономными копиями документов из интернет-библиотек. Клиент автоматически отслеживает изменения в автономных копиях и передает их в библиотеки на сервере. Это было слабое место предыдущего клиента, которому часто не удавалось передать документы на сервер. В результате изменения, внесенные пользователями в документы, могли быть пропущены, что неприемлемо при коллективной работе.

Кроме того, предыдущему клиенту были свойственны ограничения, связанные с крупными файлами и библиотеками, содержащими более 20 тыс. файлов, или передачей на сервер нескольких файлов одновременно (https://support.microsoft.com/en-us/kb/2979869). Новый клиент обеспечивает обработку файлов размером до 10 Гбайт, больших библиотек документов и выборочный контроль синхронизации — именно такими возможностями он и должен располагать.

Компании Microsoft необходим надежный и функциональный клиент синхронизации, чтобы потребители согласились заменить старые репозитории документов, такие как файловые серверы на основе Windows, «облачными» службами. Учитывая успех Office 365, логично, что потребители стремятся расширить использование приложений, доступных по подписке. В большинстве случаев OneDrive для бизнеса и SharePoint Online доступны, но никто не будет перемещать рабочую нагрузку на эти платформы, если существуют опасения, что хранилище документов ненадежно.

Новому клиенту синхронизации не свойственны слабости предшественника. По крайней мере, я использовал его для синхронизации папок OneDrive для потребителей, а также библиотек документов OneDrive для бизнеса на нескольких компьютерах и пока не встретил никаких трудностей.

Из этого, конечно, не следует, что клиент синхронизации OneDrive безупречен. Помимо отмеченных выше проблем и некоторых странностей с размерами на экране ноутбука Surface Book (см. экран 2), от администраторов клиента Office 365 требуются усилия по планированию и развертыванию, чтобы новый клиент был активирован для пользователей. Компания Microsoft выпустила полезное руководство по корпоративному развертыванию (https://support.office.com/en-us/article/Deploying-the-OneDrive-for-Business-Next-Generation-Sync-Client-in-an-enterprise-environment-3f3a511c-30c6-404a-98bf-76f95c519668? ui=en-US&rs=en-US&ad=US). Если у вас нет возможности настроить параметры реестра и передать программное обеспечение на пользовательские компьютеры, то потребуется вмешательство администратора, чтобы воспользоваться новым клиентом (необходимые действия описаны в статье по адресу: https://support.office.com/en-us/article/Get-started-with-the-OneDrive-for-Business-Next-Generation-Sync-Client-in-Windows-615391c4-2bd3-4aae-a42a-858262e42a49?ui=en-US&rs=en-US&ad=US).

Экран 2. Подбор размеров на экране Surface Book породил некоторые проблемы для OneDrive

Было бы лучше, если бы клиент синхронизации OneDrive обновлялся прозрачно, так как текущий процесс достаточно сложен. В объявлении Microsoft говорится, что компания работает над «более удобным для пользователей способом перехода от существующего клиента синхронизации». Нам остается набраться терпения и дождаться результатов.

Но самая большая проблема — необходимость по-прежнему использовать старый клиент синхронизации OneDrive наряду с новой версией, если вы хотите работать с SharePoint. Такая ситуация озадачивает. Это не только затрудняет работу администраторов, консультантов и пользователей (см. статью по адресу: https://hansbrender.wordpress.com/2016/01/13/onedrive-for-business-next-generation-sync-client-step-two/), но и значительно умаляет достоинства нового клиента синхронизации.

Несомненно, Microsoft устранит все ошибки и выпустит единый клиент синхронизации (по крайней мере, обеспечит синхронизацию не только с OneDrive). Сегодня можно протестировать новый клиент синхронизации и выбрать оптимальный способ передачи программ пользователям с минимальными помехами. Специалисты Microsoft прилагают все усилия, чтобы исправить ошибки в программном коде синхронизации, но при развертывании программного обеспечения всегда есть опасность проявления тех или иных неудобств.

Файлы в облаках. Выбираем сервис хранения данных для деловой среды

Какой сервис для хранения данных соответствует всем необходимым требованиям? OneDrive для бизнеса может быть, пока еще, не такой популярный, как Dropbox или Google Drive, тем не менее, в данный момент это единственный продукт на рынке, который действительно подходит для безопасной работы в деловой среде. Наш консультант COMPAREX по платформе SharePoint Кристоф Фолльман расскажет подробнее об этом сервисе.

Что представляет собой OneDrive для бизнеса?

Сервис OneDrive для бизнеса представляет собой дополнительное дисковое пространство для Office 365 или для локальных ферм SharePoint компаний. OneDrive для бизнеса позволяет пользователям хранить различные данные, обмениваться ими с другими людьми, синхронизировать файлы с подключенными компьютерами, и делать их доступными офлайн

Существует множество приложений для синхронизации файлов и получения доступа к ним. Такие программы используются для хранения файлов на локальных компьютерах или для доступа к этим данным с мобильных устройств. В данном случае, функционал OneDrive для бизнеса схож с Dropbox, Box или Google Drive.

Не стоит путать сервис OneDrive для бизнеса со службой OneDrive, которая предназначена для частного использования. Эти службы различаются своими основными аспектами и функциями.

Для чего предназначен OneDrive для бизнеса?

Для того, чтобы пользователи смогли воспользоваться OneDrive для бизнеса, компании, достаточно приобрести план Office 365. На текущий момент, каждый пользователь получит по 1ТБ дискового пространства (существует план ODfB, предоставляющий подписчикам до 5ТБ пространства, приобретается отдельно от Office 365).

Если компания не внедряла Office 365, ее сотрудники все равно могут получить дисковое пространство в ферме SharePoint в формате личного сайта. В данном сценарии компания может контролировать, что пользователи могут сохранять в OneDrive для бизнеса и какое количество дискового пространства им доступно.

Доступ к дисковому пространству – будь то локальному или в Office 365 – осуществляется через веб-интерфейс или клиент для OneDrive.

В основе библиотек службы OneDrive для бизнеса лежит технология SharePoint, которая оптимизирована для бизнес-сценариев. Среди прочего это означает, что для документов может быть доступен контроль версий, метаданные и автоматическая обработка рабочими процессами SharePoint.

По сравнению с Dropbox или Google Drive, значительным преимуществом для компаний является то, что файлы остаются под их контролем. К примеру, в системе есть функционал блокировки доступа к ODfB из определенного местоположения, контроля опубликованных вовне ресурсов или, архивации файлов и все из централизованной системы управления документами.

Сервис для хранения данных OneDrive для бизнеса также может заменить персональный накопитель, который все еще используется многими компаниями. Это означает, что сотрудникам могут быть предоставлены улучшенные характеристики без нагрузки на локальную инфраструктуру (конечно, помимо пропускной способности сети), особенно если учесть, что каждому пользователю компания Microsoft предоставляет 1 Тб дискового пространства и предусматривает доступ к документам с мобильных устройств.

Различные клиенты для OneDrive

В данный момент существуют две версии клиента, использующегося для синхронизации файлов между компьютерами: стандартный и так называемый «Клиент синхронизации нового поколения» (NGSC). В основе NGSC лежит современная технология синхронизации, уже применяемая в частных версиях сервиса OneDrive.

Этот клиент уже входит в стандартную комплектацию компьютеров с Windows 10 или компьютеров, на которых установлена полная версия Office 2016, тем не менее, конечно же, его можно установить самостоятельно. Пользователи могут использовать этот клиент одновременно как для личных нужд (т.е. синхронизации с собственным OneDrive) так и рабочих задач (т.е. ODfB). Такие файлы также доступны в режиме офлайн. Новые и отредактированные документы можно сохранять в локальных параметрах, а затем синхронизировать, как только будет получен доступ к Интернету или к сети компании. Групповые политики могут быть использованы для контроля доступных функций клиента. Сейчас (по состоянию на сентябрь 2016 года) NGSC не предусматривает синхронизацию обычных библиотек документов SharePoint из среды SharePoint компании. Однако с данным заданием еще может справиться старый клиент (на основе Groove).

Возможны следующие варианты синхронизации:

В течение года компания Microsoft выпустит дополнительные обновления для NGSC, которые сделают возможной синхронизацию библиотек SharePoint.

OneDrive для бизнеса дает сотрудникам то, что им нужно

До сегодняшнего дня компании использовали Dropbox или подобные службы для обмена файлами с другими компаниями. Однако эти службы имеют ключевой недостаток с точки зрения интересов компании. Файлы хранятся на неизвестных серверах в США. Сервис OneDrive для бизнеса предлагает своим пользователям популярные функции (обмен документами, доступ из мобильных устройств, синхронизацию изменений, сделанных в автономном режиме), в то же время предоставляя компаниям необходимый им уровень администрирования. В данный момент ни одна служба на рынке не может предоставить такую же высокую степень интеграции в SharePoint, Office и Windows.

Конечно же, компаниям необходим план, если они хотят внедрить сервис по хранению данных OneDrive для бизнеса – будь то локальный в виде личного сайта или в рамках Office 365.

Компании должны задать следующие вопросы прежде, чем внедрять данную службу:

• Какое количество дискового пространства сотрудники могут получить?
• Какие документы сотрудники смогут сохранять в свой OneDrive?
• Каким образом можно переносить содержание личных накопителей информации в облачное хранилище?
• Какие варианты обмена данными/информацией доступны?
• Какой клиент OneDrive необходим компаниям?
• К какому содержимому можно получить доступ с помощью мобильных устройств?

Microsoft выделила OneDrive для бизнеса в отдельный продукт

Microsoft отделила облачное хранилище OneDrive for Business от сервиса Office 365 и теперь предлагает его организациям как самостоятельный продукт. Ранее, напомним, сервис хранения софтверного гиганта носил имя SkyDrive Pro и использовался для загрузки, создания, редактирования и обмена документами Microsoft Office в веб-браузере. Новое приложение OneDrive for Business в основном содержит те же возможности, что и OneDrive, но имеет одно отличие: работающие с ним пользователи могут подписаться только на этот сервис, не подписываясь на Office 365 или SharePoint Online.

OneDrive for Business адресован пользователям, владеющим бизнес-аккаунтами в онлайн-сервисе хранилища информации Microsoft OneDrive. Клиент OneDrive for Business является бесплатным решением, поддерживает настольные компьютеры и планшеты с Windows 8.1/RT 8.1. Данная платформа позволяет загружать документы в облако и скачивать из него файлы, не покидая интерфейса Modern UI. Возможности OneDrive for Business включает в себя функции обзора пользовательских файлов, доступа к недавним документам, совместной работы с коллегами, добавления новых данных в аккаунт при помощи ПК или планшетов. Кроме того, OneDrive for Business позволяет открывать документы, фото и видео, а также редактировать содержимое в приложениях Microsoft Office.

С 1 апреля компании смогут подключиться к этому сервису в рамках пакета Office Online — бесплатной браузерной версии продукта, ранее известного как Office Web Apps. Клиенты OneDrive for Business получат в рамках пакета подписки 25 Гб хранилища бесплатно, либо как отдельный продукт за 5 долл. на пользователя. Кроме того, по потребности можно купить дополнительное пространство. Для клиентов, владеющих подписками Software Assurance или Office 365 ProPlus, стоимость использования OneDrive for Business составит 1,5 долл. за пользователя в месяц.

Microsoft позиционирует OneDrive for Business в качестве конкурента аналогичным сервисам DropBox и Box. Для сравнения: Microsoft предоставляет в OneDrive 25 Гб, в Box можно за те же деньги получить 100 Гб, а в Dropbox за 100 Гб придется отдать 10 долл. Однако облачное хранилище Microsoft интегрировано в офисные программы и веб-приложения компании, чего у конкурентов нет.

При подготовке материала использовались источники:
https://www.osp.ru/winitpro/2016/04/13048964
https://habr.com/ru/companies/comparex/articles/315492/
https://www.itweek.ru/its/article/detail.php?ID=160693