Как работать на Портале исполнения контрактов (ПИК ЕАСУЗ) Московской области

В прошлой статье мы рассказали, как начать работу на Портале поставщиков Москвы. Теперь разберем, что еще нужно для работы на портале: регистрация в ПИК ЕАСУЗ и «Финтендере». ПИК ЕАСУЗ обеспечивает контроль исполнения контрактов, а «Финтендер» — электронный документооборот на портале.

Вы узнаете

1. Зачем регистрироваться в ПИК ЕАСУЗ и «Финтендере»
2. Нюансы работы в «Финтендере»
   • Как регистрироваться в «Финтендере»
   • На что обратить внимание, работая через «Финтендер»
3. Нюансы работы в ПИК ЕАСУЗ
   • Как регистрироваться в ПИК ЕАСУЗ
   • Как поставщику работать с контрактами в ПИК ЕАСУЗ
   • На что обратить внимание при формировании отчетных документов через ПИК ЕАСУЗ
4. Как упростить работу с госзакупками

Зачем регистрироваться в ПИК ЕАСУЗ и «Финтендере»

Без регистрации на этих площадках поставщики не могут обмениваться электронными документами при исполнении контрактов с заказчиками Москвы и Московской области. С 2018 года работать в ПИК ЕАСУЗ стало обязательным.

ПИК ЕАСУЗ помогает участникам закупки контролировать исполнение контракта:

• Маркирует договорные обязательства и документы цветными индексами: «исполнение еще не началось», «срок нарушен», «необходимо подготовить исполнительные документы» и другими.
• Напоминает, когда сроки исполнения контракта подходят к концу.
• Рассчитывает, на сколько исполнен контракт — в процентном соотношении или денежном выражении.

«Финтендер» обеспечивает обмен электронными документами:

• Позволяет обмениваться любыми типами формализованных (например УПД, счетом‑фактурой) и неформализованных документов (например дополнительными соглашениями).
• Обеспечивает юридическую значимость электронных документов.
• Позволяет обмениваться электронными документами с пользователями других систем ЭДО.

Нюансы работы в «Финтендере»

Обмен документами между заказчиком и поставщиком в ПИК ЕАСУЗ проходит через «Финтендер». Поэтому рекомендуем сначала зарегистрироваться в нем.

Как регистрироваться в «Финтендере»

Создание учетной записи проходит в два этапа:

1. Регистрация физлица с правом подписи: надо указать email, телефон и пароль.
2. Регистрация организации из личного кабинета физлица. Надо зайти в карточку «Мои абоненты» и выбрать «Добавить абонента».

Всем сотрудникам, которые будут подписывать контракты от имени вашей компании, нужно зарегистрироваться в системе «Финтендер» и прикрепиться к учетной записи организации. Без этого подпись в ПИК ЕАСУЗ будет недействительной.

На что обратить внимание, работая через «Финтендер»

Участники ЭДО сами определяют круг получателей, с которыми хотят обмениваться документами. Один участник ЭДО направляет другому первый документ, и вместе с ним автоматически подается запрос на дальнейший обмен документацией. Получатель подтверждает свое участие в ЭДО, когда подписывает извещение о получении электронного документа. Например, отправить УПД можно только тому поставщику, который подтвердил в личном кабинете обмен документами по запросу заказчика.

Обмен документами бесплатный, если использовать его только для работы по контрактам с системами ПИК и МИК (Модулем исполнения контрактов).

Нюансы работы в ПИК ЕАСУЗ

Как зарегистрироваться в ПИК ЕАСУЗ

После регистрации в системе «Финтендер» нужно зарегистрироваться на ПИК ЕАСУЗ как исполнителю госконтракта. Регистрация проходит в несколько этапов:

1. Создать учетную запись организации. Для этого — ввести данные о пользователе и организации, которую он представляет. Система наделит первого пользователя правами администратора, а тот сможет распределить роли и уровень доступа для других сотрудников.
2. Пройти аккредитацию учетной записи. Для этого надо подписать анкету, которая сформируется на основе внесенных данных. Оператор площадки проверит ее за несколько минут и подтвердит учетную запись. Если не пройти аккредитацию, профиль удалится из системы через 24 часа.

Поможем зарегистрироваться в ПИК ЕАСУС, МИК

Как поставщику работать с контрактами в ПИК ЕАСУЗ

Вот как отправить документы в ПИК ЕАСУЗ заказчику: госучреждение составляет электронную карточку контракта (ЭКК) и заполняет данные об условиях контракта, его цене и поставщике. После этого — отправляет ему. Когда поставщик получит ЭКК, он должен сформировать и подписать документы, которые подтверждают исполнение обязательств по контракту. Система автоматически отправит их на подпись заказчику.

Закрытие контракта в ПИК ЕАСУЗ происходит так: когда заказчик получит исполнительные документы, он проверит их и подпишет электронной подписью. Затем оплатит контракт и сформирует отчет об оплате, прикрепив к нему выписку из банка. Этот отчет отправится поставщику на подпись. Как только поставщик подпишет отчет об оплате, система автоматически закроет контракт.

Если заказчика не устраивает качество исполнения контракта, он может отправить поставщику мотивированный отказ в подписании исполнительных документов. Тогда поставщик сможет исправить недочеты и оправить исполнительные документы повторно (пп. 5, 6, 7 ч. 13 ст. 94 44‑ФЗ).

Если поставщик нарушил сроки исполнения контракта, заказчик может создать письменное требование об уплате неустойки.

На что обратить внимание при формировании отчетных документов через ПИК ЕАСУЗ

Неправильный КПП поставщика

Если заказчик при размещении карточки контракта неверно указал КПП поставщика, то тот в своем личном кабинете не увидит, что нужно исполнить данный контракт и предоставить в срок документы. Чтобы исправить ситуацию, заказчик может составить дополнительное соглашение на изменение реквизитов и отправить на подпись поставщику. После подписания документа исполнение контракта появится в личном кабинете поставщика.

Неправильный порядок размещения документов

Пакет документов при размещении в ПИК ЕАСУЗ делится на промежуточный и итоговый. Итоговый документ маркируется в системе «звездочкой» и является конечным документом, после которого нельзя размещать другие. Например, если итоговым документом является акт приемки — передачи оказанных услуг, то сначала надо размещать документы без «звездочки»: счет, УПД и другие.

Отсутствие графика исполнения в карточке контракта

При размещении карточки контракта заказчик должен указать в ней график исполнения: какие документы надо предоставить и в какой срок. Если графика не будет, то в карточке исполнения у поставщика будет указано «Записей не найдено». Он не сможет разместить отчетные документы по данному контракту, пока заказчик не направит дополнительное соглашение о внесении изменений в график исполнения.

Как упростить работу с госзакупками

Участие в закупках требует знаний специфики работы и усилий. Необходимо хорошо ориентироваться в единой информационной системе (ЕИС), на торговых площадках, различных порталах и в закупочном законодательстве. Эксперты Тензора помогут:

• пройти регистрацию в ЕИС, на ином портале или ЭТП с первого раза;
• подготовить заявку на участие в закупке;
• решить спорные вопросы с заказчиком;
• научиться работать на торговой площадке или пройти обучение работе в ПИК ЕАСУЗ;
• подписать контракт;
• пройти электронную приемку;
• разобраться в других вопросах по участию в торгах.

Тензор не берет процент от выигрыша, а цена за услуги фиксирована.

Упростить поиск нужной закупки поможет сервис СБИС «Поиск торгов и закупок», который предлагает умный поиск более чем по 500 площадкам. Программа позволяет просматривать документы, получать уведомления о новых закупках и находить новых заказчиков.

Упростить поиск торгов и закупок с сервисом «СБИС Торги»

ПИК ЕАСУЗ: пошаговая инструкция для поставщика и заказчика 2023 г.

ПИК ЕАСУЗ — портал исполнения контрактов единой автоматизированной системы управления закупками, предназначенный для поэтапного контроля за осуществлением закупок государственных и муниципальных учреждений, а также для связи между контрагентами государственных контрактов. ПИК используется с 2018 года на территории Москвы и Московской области по адресу: http://easuz.mosreg.ru/.

Возникли сложности с заполнением документов?

Закажи грамотную помощь в заполнение документов у наших специалистов, с оплатой за результат

1.Смысл и назначение ПИК ЕАСУЗ

ПИК — это первый глобальный шаг к введению электронного документооборота в сфере государственных закупок для отечественного бизнеса. Вся документация создается в компьютерном варианте, затем зашифровывается при помощи криптозащиты и отправляется заказчику или поставщику через интернет. В бумажных носителях больше нет необходимости, леса и рощи могут вздохнуть с облегчением. Документы, генерированные в ПИК и подтверждённые электронной подписью, обладают юридической правомочностью. Основываясь на инструментарии системы, заказчики готовят проект контракта, согласовывают его с исполнителем и контролируют в процессе исполнения условий соглашения. Предназначена данная платформа для государственных и муниципальных контрактов. Вся документация передается оператору электронного документооборота ФТ-Крипто, будучи подтверждена электронной подписью, затем документы пересылаются другой стороне сделки.

Особенности электронной цифровой подписи для ПИК

Обычная ЭЦП, полученная в Казначействе, здесь не подойдет, нужна электронная подпись, генерированная на основе ИНН предприятия в специальном авторизованном удостоверяющем центре.

Порядок заверения документации в ПИК ЕАСУЗ аналогичен верификационным процедурам аналогичных программных продуктов:

1) регистрация должностных лиц с правом подписи;

2) активация учетной записи в течение трех дней со времени уведомления о прохождении регистрации. Сервис сформирует пакет данных для подписи и направляет оператору электронного документооборота для подписания.

2. Алгоритм регистрации поставщика

Следует заранее получить ЭП и настроить рабочее место. Процедура регистрации аналогична подобной процедуре в ЕИС: назначаете ответственного пользователя или (группу таковых) с правом подписи документов. Затем все, кто будет работать в ПИК, проходят аккредитацию в Финтендере (операторе ЭДО).

Важно: регистрации подлежат не только пользователи как физические лица, но и организация как юридическое лицо. Для осуществления этой процедуры последовательно выполняем команды: «Войти», «Зарегистрировать». Заполняем регистрационную анкету, вводя адрес электронной почты; номер мобильного; пароль и его подтверждение. После регистрации вводим логин и пароль и входим в личный кабинет оператора ЭДО, регистрируем там свое предприятие. Для этой процедуры нужна актуальная ЭЦП. Выбираем команду «Зарегистрировать организацию», вносим требуемые сведения, для корректной работы сервиса нужно установить отметку «Сервисы FT. Обмен документами». После аккредитации пользователей и предприятия регистрируемся в ПИК ЕАСУЗ.

2.1. Регистрация в ПИК ЕАСУЗ поставщика

1) На сайте ПИК выбираем окно «Регистрация».

2) Отправляем обращение главе Комитета по конкурентной политике Московской области с перечислением реквизитов организации и сведений о контактах.

3) Введя логин и пароль, выбираем окно «Регистрация».

4) При условии прохождения пользователями и предприятием аккредитации, выбираем окно «К регистрации», затем выбираем функцию «Исполнитель», оформляя обязательные поля. В течение 24 часов следует подтвердить полномочия организации и подписать регистрационные данные у оператора ЭДО, в противном случае данные будут автоматически стерты и всю процедуру надо будет проходить снова.

5) Аккредитация в ПИК осуществляется через личный кабинет пользователя в разделе «Сведения об организации»: выбираем «Подписать заявку».

6) Подтвержденные у оператора ЭДО сведения перенаправляются на сервис оператора, после чего выбираем «Подписать и отправить». Перезапускаем личный кабинет.

2.2 Поиск контрактов в ПИК

1) Заходим в раздел «Контракты». Выбираем критерии поиска: номер позиции плана-графика в ЕИС или ЕАСУЗ; название предприятия-заказчика; наименование исполнителя; номер закупки; название объекта закупки; статус соглашения; год планирования. Выбрав параметры поиска, нажимаем команду «Искать».

2) В открывшейся таблице изучаем характеристики и виды контрактных закупок. Обратите внимание на раздел «Исполнение обязательств», где приводится список договорных обязательств исполнителей. В системе ПИК цветовая система индексов: бесцветный — исполнение не начато; красный — контракт исполнен, нужна исполнительная документация; оранжевый — три дня до контрольного срока; желтый — просроченный контракт; зеленый — добросовестно исполненный контракт.

3) Раздел «Документы» содержит всю документацию по сделкам.

2.3 Исполнение контракта в ПИК

1) Выбираем соответствующий раздел («Исполнение обязательств»), затем находим нужное обязательство, прикрепляем отчетную документацию, подписываем регистры и отсылаем на предмет подписания заказчику.

2) В случае несогласия заказчик присылает аргументированный отказ. В случае согласия, подписывает документы и сервис присваивает обязательству статус «Исполнено». Подтверждением служат исполнительные документы, которые создаются через опцию «Карточка документа исполнения».

2.4 Как загружать документы в ПИК

1) Заходим в раздел «Добавление файла», далее «Выбрать файл», после нахождения искомого документа на компьютере, выбираем «Открыть», название загруженного документа появляется автоматически. Все прикрепленные файлы подтверждаются ЭЦП.

2) Удаление документов из ПИК ЕАСУЗ такое же, как обычно: Удалить» и подтвердить удаление.

Регистрация в ПИК заказчика аналогична регистрации поставщика, только в форме регистрации организации выбираем функцию «Заказчик» и готовим регистрационные анкеты соответственно категории организации.

Испытываете сложности с участием в торгах?

Заключайте выгодные контракты как единственный поставщик, напрямую без участия в тендерах!

3. Работа заказчика в ПИК

1) В личном кабинете выбираем раздел «Карточка контракта».

2) Находим нужный план-график для заказчика.

3) В плане-графике вводим название заказа и включаем поиск.

4) Находим соответствующую нашим данным позицию и создаем электронную карточку нового контракта.

5) Вносим информацию о позициях: основные условия будущего соглашения; количественные и ценовые параметры предмета закупки, наименование объекта, НМЦК, требуемые объемы поставки.

6) Указываются санкционные меры (пени и штрафы).

7) Загружаются сопроводительные документы.

При заключении контракта обновляем данные карточки внеся информацию о цене и победителе закупки, проект соглашения замещается заключенным и подписанным контрактом.

3.1 Создаем новую закупку в ПИК

1) Находим актуальную позицию по объявленной закупке в плане-графике.

2) Формируем карточку: в разделе «Подготовка извещения» вносим выбранную позицию, во вкладке «Предмет, стороны, условия контракта и стороны контракта» сведения автоматически переводятся из плана-графика.

3) Вносим при необходимости корректировки в «Объект закупки» и «Обязательства», указывая сроки поставок и необходимые исполнительные документы.

Публикация контракта в ПИК

1) Формируем новую карточку в разделе «Подготовка извещения» при помощи опции «Создать сведения об условиях».

2) Сервис автоматически загрузит в форму данные из Плана-графика.

3) Остальные сведения заполняются вручную пользователем.

3.2 Закрываем контракт в ПИК

1) Выбор нужного обязательства в соответствующем разделе.

2) Заполнение графы «Документы, подтверждающие исполнение обязательств».

3) Ввод карточки аналогично типу исполнительного документа: структурированного, неструктурированного и частично структурированного. Подписание документа контрагентами проходит только в рамках ПИК через оператора электронного документооборота. После подписания контрагентами в заявленный срок контракт признается исполненным и автоматически закрывается.

4. Видео-инструкция «Разбор типовыхъ ошибок при работе в ПИК ЕАСУЗ вебинар 26 04 2018»

Для гарантированного результата в тендерных закупках Вы можете обратиться за консультацией к экспертам Центра Поддержки Предпринимательства. Если ваша организация относится к субъектам малого предпринимательства, Вы можете получить целый ряд преимуществ: авансирование по гос контрактам, короткие сроки расчетов, заключение прямых договоров и субподрядов без тендера. Оформите заявку и работайте только по выгодным контрактам с минимальной конкуренцией!

ПИК ЕАСУЗ: пошаговая инструкция для поставщика и заказчика

1 ПИК ЕАСУЗ — портал исполнения контрактов единой автоматизированной системы управления закупками Москвы и МО (http://easuz.mosreg.ru)

Портал разработан с целью выполнения надзора над процедурой государственных закупок и взаимодействием сторон в процессе реализации контрактов. ПИК обеспечивает обмен электронными, официально зарегистрированными в ПИК и заверенными руководителями организаций участников сделок документами.

Документация хранится в системе электронного документооборота (ЭДО) в зашифрованном виде, и отправляется заинтересованным сторонам в электронном варианте. Материалы, созданные в системе ПИК и заверенные электронной подписью, носят соответствующий юридический потенциал. При этом дублирование их на бумаге не производится.

Используя ПИК, участники договора разрабатывают проект договора, осуществляют согласование, заверяют итоговый документ и производят контролирующие действия по исполнению. Обмен документацией производится через оператора ЭДО.

Документы утверждаются усиленной квалифицированной электронной подписью (КЭП), полученной в специализированном центре. Сотрудники, которым делегировано право подписания документов в ПИК ЕАСУЗ, регистрируются в системе и активируют учетную запись. Сайт генерирует комплект документов и направляет оператору ЭДО.

2 Порядок действий исполнителя контракта в ПИК

Прежде чем начать процедуру регистрации, необходимо получить КЭП сотрудникам, которые уполномочены осуществлять данную деятельность, и оснастить компьютер требуемым программным обеспечением. Регистрации подлежат: организация — юрлицо и уполномоченные специалисты —физлица.

Уполномоченные представители компании осуществляют аккредитацию в Финтендере (оператор ЭДО). Для этого необходимо выбрать действие «войти», «зарегистрировать» и внести требуемую информацию в предоставленную анкету. В личном кабинете оператора ЭДО необходимо оформить организацию для аккредитации: активируя параграф «зарегистрировать организацию» вписать необходимые сведения в соответствующую форму. Необходимо активировать кнопку « Сервисы FT. Обмен документами». При выполнении данной процедуры должна быть действующая КЭП.

1. Регистрация в ПИК ЕАСУЗ.

· На сайте ПИК следует создать учетную запись предприятия. Для этого активируется вкладка «регистрация», вносится информация о предприятии и пользователе в разделе «исполнитель» или «заказчик» в зависимости от функции участника. На основании внесенной информации формируется анкета для регистрации. Зарегистрированный участник получает права администратора и определяет функции специалистов, допущенных к работе в ПИК.

· Прохождение аккредитации предприятия в ПИК требует подписать соответствующую форму для регистрации в ЭДО: на странице «сведения об организации» активировать функцию «подписать заявку». Анкета, созданная в ПИК, откроется в ЭДО, активировать кнопку «подписать и отправить». После проверки заявки оператором учетная запись будет аккредитована.

2. Выбор контракта в ПИК

Выбрать договор для компании можно на странице «контракты». Здесь задаются параметры поиска, подходящие для конкретной организации и формируется список соответствующих предложений.

Поставщик получает возможность подробно ознакомиться условиями подобранных контрактов, изучить требования к продукции и условиям поставки, получить доступ к документации сделки. В ПИК используется цветовая идентификация статуса договора.

3. Исполнение обязательств в ПИК

По мере выполнения положений контракта исполнитель создает в ПИК отчетные документы, содержащие информацию о выполнении определенного этапа договора. Размещает их в соответствующей вкладке: «исполнение обязательств», прикрепляя под выбранным обязательством (этапом).

Внесенные в систему и подписанные документы направляются заказчику для утверждения автоматически. Когда заказчик подпишет представленные документы, система изменяет статус обязательства на «исполнено». В случае несогласия заказчика, исполнителю направляется отказ. Информация отражается в «карточке документа исполнения».

4. Внесение документов в систему

Подготовленные документы добавляются в систему в виде файлов с компьютера пользователя обычным способом. Добавленные файлы заверяются КЭП.

В случае обнаружения ошибки, внесенные файлы можно удалить и подтвердить данное действие.

3 Порядок действий заказчика в ПИК

1. Создание электронной карточки контракта (ЭКК). В форме ЭКК размещаются все этапы и требования к выполнению договора. ЭКК содержит материалы об исполнении требований, об окончании договорных отношений и о внесении платежа по факту исполнения заказа.

Страница «корточки контрактов» содержит о план-график закупок. Для формирования ЭКК следует открыть соответствующий раздел плана и активировать кнопку «подготовка извещения». В редакторе ЭКК («сведения об условиях») следует внести информацию о требованиях договора и условиях сотрудничества. При необходимости добавить дополнительные документы

2. Создание новой закупки

Закупки формируется в разделе «подготовка извещения», посредством внесения определенной позиции из плана-графика в раздел «предмет, стороны, условия контракта и стороны контракта». Данные переносятся из плана в автоматическом режиме. На данном этапе следует произвести корректировку информации и дополнить конкретными сведениями о сроках, обязательствах и т.п. При необходимости добавить исполнительные документы.

В разделе «подготовка извещения» формируется карточка при активации кнопки «создать сведения об условиях». Информация помещается в план-график в автоматическом режиме.

3. Закрытие договора в ПИК

В разделе «исполнение обязательств» проверяются документы, поступившие от поставщика. При полном их соответствии требованиям контракта подписываются заказчиком. В случае отсутствия претензий и заверения документов, соглашение автоматически закрывается.

Помощь в решении сложных юридических вопросов можно получить на сайте «База заказов» https://bazazakazov.ru/

Сохраните полезную информацию или поделитесь с друзьями и получите бесплатный доступ к поисковой системе «База Заказов» в рамках акции «Приведи друга».

При подготовке материала использовались источники:
https://sbis.ru/articles/tenders/portal_ispolneniya_kontraktov
https://cpp-group.ru/baza-znaniy-smp/poleznye-stati-i-sovety/pik-easuz-poshagovaya-instruktsiya-dlya-postavshchika-i-zakazchika/
https://bazazakazov.ru/statyi/pik-easuz-poshagovaya-instruktsiya-dlya-postavshchika-i-zakazchika.html