Что такое предпроектное обследование

Предпроектное обследование – является обязательным этапом масштабной автоматизации бизнес процессов в компании или производства. Как и зачем это нужно разберем вместе с экспертом ГЭНДЛЬФ.Проекты — Юлией Катковой.

72 открытия
Интервьюирование

В интервьюировании обязательно принимают участие ключевые пользователи со стороны заказчика. По итогам этого процесса формируется описание и концепция новой системы.

В рамках интервьюирования специалисты со стороны исполнители фиксируют состояние процессов на момент беседы, ключевые, выходные формы, отчеты и формируют представление всех составляющих проекта. Также описывается функционал и настройки использования.

К примеру, «1С:ERP Управление предприятием» существенно отличается от «1С:Управления производственным предприятием», т.е. нельзя взять одну базу и превратить в другую одним щелчком пальцев. Нужно сделать много первоначальных настроек, чтобы увязать между собой функционал закупок, продаж, склада, производства, регламентированного учета так, чтобы это заработало как единая система. И очень важно не только то, как мы перенесем какую-либо функцию из одной системы в другую, но и то, как мы можем сделать ее эффективнее и какие дополнительные преимущества мы получим за счет более широких возможностей ERP.

Юлия Каткова, эксперт ГЭНДАЛЬФ.Проекты

Обязательным элементом первого этапа является список расхождений с типовым функционалом новой системы, на основании которого и будет сформирован способ их автоматизации — карты процессов. Важны все вопросы, которые потребуют нетипового решения.

Например, клиент желает автоматизировать резерв сомнительных долгов. Есть критерии – важны не стандартные 30, 60 или 90 дней просрочки, а необходимо через 10 дней просрочки начислить 3%, через 15 дней – 10% и др. Т.е. дополнительно разработать специфический функционал.

Сценарии контрольного примера

Сценарии контрольного примера – это воссоздание реальных учетных ситуаций, на которых клиент будет готов проверить функционал новой системы. Они наполнены данными, описаны в цифрах и показателях.

Пример сценария: «Отправили заявку на покупку материалов А и Б, купили материалы за определенную сумму. Далее материалы привезла доставка с определенными дополнительными расходами. Материалы поместили на один склад, потом переместили на другой склад. Отправили в производство, выпустили продукцию, было столько брака и столько отходов, готовую продукцию отгрузили клиенту, получили определенную оплату».

Сценарии имеют большое значение в части блока себестоимости: описать, как та или иная база себестоимости будет рассчитана, как распределена.

Сценарий должен быть максимально проработан, понятен и согласован с заказчиком – это основа измеримости результата. В итоге заказчик получает программный продукт, который выдает результат, зафиксированный в сценарии.

Унификация нормативно-справочной информации

Вся нормативно-справочная информация, которая используется в системе может быть унифицирована: справочники номенклатур, контрагентов, поставщиков, договоров, основных средств и другие.

Часто заказчики используют номенклатуру поставщика, и тем самым увеличивая объемы справочников до невероятных масштабов. В этом случае необходимо дать методические рекомендации, как лучше вести учет и получать нормативно-справочную информацию для оперативного использования: создавать, хранить, отправлять. Не у всех есть права «Создать номенклатуру» — это можно делать через заявки, документооборот, либо с ответственными пользователями – критериев может быть много.

Задача предпроектного обследования – решить, как будет происходить упорядочивание, кто будет исполнителем, в какие сроки и какую именно информацию мы перенесем в новую систему в рамках проекта.

Техническое задание

Техническое задание (ТЗ) заказчик получает в финале предпроектного обследования. Именно в ТЗ фиксируются все детали предстоящего проекта, последовательно описаны этапы автоматизации и работа процессов, которые планируется реализовать в новой системе. Описываются цели и измеримые результаты автоматизации.

Пример успешного реализации проекта с детально проработанным техническим заданием — «Аэропорт Салехард» перешел на ведение учета в «1С:ERP» .

Этот документ дает понимание заказчику, что у него будет сделано, и в то же время является инструкцией для программиста. ТЗ должно содержать целевые части, согласованные с заказчиком и технические части, описывающие задачи программисту. Без одной из составляющих техническое задание не будет полноценным.

Однажды мы пришли к клиенту после одного из партнеров, и увидели, что техническое задание выполнено в Excel и представляет собой сравнение типового функционала с доработками. Да, этот подрядчик выполнил пред проект за более низкую цену, чем другие партнеры. Но и результат был менее качественным. Т.е. цели и экономическая эффективность проекта остались непонятными для руководителей и пользователей, а программист увидел только «было-стало» и не получил представления о правильной настройке процессов.

Юлия Каткова, эксперт ГЭНДАЛЬФ.Проекты

Техническое задание должно быть составлено таким образом, чтобы использоваться его не только интегратор, но и другой партнер или сам заказчик, если решит внедрять систему силами своего IT-подразделения.

Что еще дает предпроектное обследование заказчику

После предпроектного обследования все детали предстоящего проекта становятся понятными: стоимость, этапы, продукты, процессы и подход подрядчика к исполнению этой масштабной задачи.

Тема 3 Предпроектное исследование

Проектирование начинается с формирования информационной базы и решения аналитических задач. Здесь реализуется исследовательская функция проектирования — составить исчерпывающее знание об объекте проектирования и представить это знание в пригодном для проектного использования виде. В проектной практике эта работа иной раз сводится к громоздким томам описаний, из которых лишь малая часть используется при проектировании. Исследование и анализ в дизайне — предпроектное изучение задач и обстоятельств проектирования, осмысление промежуточных и конечных результатов работы. Данная стадия проектирования носит название «предпроектный анализ», «предпроектное исследование».

Предпроектное исследование осуществляется с целью параметризации проекта. Это этап сбора необходимых данных и их анализа. Предпроектные исследования позволяют выбрать оптимальный вариант реализации проекта, что позволяет рассчитать необходимые ресурсы, сроки проектирования и повысить эффективность производства. Отдельным этапом работы является изучение функциональности продукта с целью выявления достоинств и недостатков эксплуатации изделия. В ходе предпроектных исследований необходимо продумать несколько основных моментов: для какого сегмента рынка будет выполняться производство, насколько удобно будет использовать данный продукт, что ему необходимо, а что нужно оставить без изменений. Учитываются факты, которые дают понимание того, чем лучше продукт конкурента, и те ошибки, которых нужно избежать в воплощении новой версии продукта. На основе полученных данных формируется техническое задание, строится дизайн-концепция (фор-проект).

• Анализируется полное и формализованное описание существующей проблемы заказчика.
• Проводится анализ состоятельности бизнес-идеи в контексте реальной ситуации на рынке и возможностей организации — заявителя проекта. Четкая постановка целей и задач проекта.
• Проводится экспресс-диагностика ресурсов и потенциала проектной организации, определение стратегических перспектив по совокупности внешних и внутренних факторов компании.
• Определяется социально-культурная потребность целевой аудитории, т.е. предпочтения потребителей.
• Проводится фотофиксация и зарисовки, необходимые обмеры исходной ситуации или прототипа, хронометраж операций пользователя, строятся специальные соматографические схемы, проводит опрос потребителей и многое другое.
• Ведется патентный поиск, работа с архивами, библиотеками и информационными центрами по изучению аналогов и ознакомлению с передовым отечественным и зарубежным опытом в этой области.

• анализ конструктивного решения;
• экспертизу аналогов;
• анализ технологических возможностей и условий потребления;
• исследование тенденций развития в этом классе продукции;
• внесение предложений по изменению и расширению ассортимента.

Методы исследования

В проектной деятельности целесообразно использовать следующие методы исследования: эксперимент, анкетирование, интервью, наблюдение, дизайн-анализ, а также методы научного познания – метод вживания, эвристических вопросов и др.

При подготовке материала использовались источники:
https://vc.ru/u/453641-gendalf/451030-chto-takoe-predproektnoe-obsledovanie
https://studfile.net/preview/5567986/page:11/