Как Правильно Внедрить 5S?

Приходилось ли вам когда-нибудь ждать, пока кто-то ищет нужный вам файл на полностью захламленном иконками рабочем столе? А ранее распечатанный документ в горе бумаг? Или может вы частенько являетесь этим “кем-то”? Но ведь я знаю где все находится, все под контролем. Такие же слова я говорил моим родителям, когда меня просили убраться в комнате.

Поддержание порядка освобождает физическое, виртуальное и ментальное пространство. Против этого факта не попрешь. Но сразу же давайте уточним, что 5S — это не генеральная уборка, суботник, или то, что можно делать изредка.

Исходя из личного опыта, я вижу 5S абсолютно первой инициативой, которая должна быть начата в компании, ставшей на путь Бережливости. У вас появляется возможность перейти очень быстро от теории к практике и начать устранять простые виды потерь. Делая все это в команде, у вас есть очень высокие шансы завоевать сердца и умы ваших сотрудников.

Немного о структуре метода

По 5S существуют тонны материалов. На этом я останавливаться не буду. Просто давайте коротко пройдемся по пяти этапах, если вы сейчас только знакомитесь с этой концепцией.

• Сначала необходимо определить и отсортировать все вещи, не нужные для выполнения работы, на рабочем месте или пространстве
• Далее вы упорядочиваете все, что осталось, самым оптимальным образом. Обязательно необходимо убедиться, что все не только ровненько разложено. Приментие такие визуальные решения, чтоб каждая вещь после использования, всегда возвращалась в одно и то же место
• На третьем этапе, вы все отмываете и поддерживаете в идеальном состоянии
• Достижения из первых трех пунктов должны стать правилами, которым все регулярно следуют
• И напоследок, без дисциплины и регулярности в практиковании первых четырех этапов, вся ваша работа пойдет на смарку. Имейте это ввиду

Учитывая то, что 5S является одним из самых популярных методов среди компаний, которые начинают свой путь к Бережливости, не странно, что именно этот метод чаще всего внедряется неверно. Повторюсь еще раз — это не уборка, это метод организации рабочего пространства. Это то, как вы видите свою работу.

Чистота и порядок рабочего места не имеют значения, если процесс не стал более эффективным. Не попадайтесь в эту ловушку.

Внедрение должно быть системным

Огромное количество потерь в любой компании (брак, излишние передвижения, недоступные данные и ожидание) возникают как раз в результате слабой организации процессов в рабочем пространстве.

И потом, люди никогда не замечают огромное количество стресса и ненужных действий с которыми они сталкиваются на протяжении дня из-за бардака вокруг. Но все мы живые люди и знаем, как это прийти домой выжатым, как лимон после тяжелого рабочего дня. Устранение всех причин стресса и разочарований у людей просто бесценно.

Люди обожают соревнования. Многие компании начинают давать призы за лучшее 5с решение или количество идей. Но это неверный подход. Не сталкивайте людей лбами и не заставляйте их противостоять друг другу. Соревнование быть должно, но ваши сотрудники должны быть в одной команде, а не каждый сам за себя. Конечно же все хотят, чтоб их рабочее пространство было лучше, чем у остальных, и чтоб все об этом знали. Очень круто, когда люди гордятся своей работой. Именно этого вам и стоит добиваться. Только дайте людям понять, что есть цель намного выше, чем банальное соревнование друг с другом.

Сделав все верно, у вас есть все шансы повысить вашу производительность, и не только. Также очень важно, как вас воспринимают клиенты. Во время одного из клиентских визитов, их генеральных директор сказал мне: “Я не понимаю ваш процесс, но я вижу, что все работает правильно”. Как думаете, доверие выросло? Еще бы!

Далее вам необходимо начать регулярные аудиты каждого рабочего пространства. Отслеживание результатов этих аудитов критически важно для поддержания всей системы. Таким образом, вы влияете на команду на подсознательном уровне. Если вы этим постоянно инетерсуетесь, значит это важно. Используйте этот прием.

Нас всегда привлекают истории, которые можно понять, изучив графики показателей. Сделайте их цветными и легко читаемыми. Так, чтоб люди могли понять, что происходит, без лишних вопросов. Также не забывайте уточнять действия, которые сотрудники должны проделать до следующего аудита, чтоб повысить свои результаты. Но не раздавайте просто задачи на лево и нарпаво. Будьте коучем для людей и постоянно ищите возможности на них повлиять.

Но здесь есть небольшая ловушка. Многие компании думают, что проводя регулярные аудиты или бездумно отмечают вопросы на форме с вопросами — они преуспевают в 5S. К сожалению, система так не работает. Вы должны приложить усилие, наблюдать и пытаться понять, на самом ли деле, только нужные для выполнения работы вещи остались на рабочем месте? Оптимальное ли у них размещение? Помогло ли это повышению производительности? Без тщательного наблюдения и не согласия со статусом кво у вас ничего не получится.

Заключение

В сети можно найти тонны информации про 5S. Потому я не хотел отвлекать вас еа сухую теорию. Моя главная цель — показать вам, насколько глубоким методом является 5S на самом деле. Конечно же структура важна и ее необходимо внедрять. Но не делайте это ради галочки. Убедитесь, что люди приняли эти принцыпы и внедряют их в свою каждодневную работу. Подводя черту, 5S — это организация рабочего пространства. И в связке с критическим мышлением и лидерством, этот метод может давать просто ошеломляющие результаты.

5S для начинающих: Простая сложная методика в вопросах и ответах

Методика «Пять шагов» (5S) актуальна не только для предприятий промышленности и сферы услуг, но также для целых населенных пунктов и даже регионов. «Проснулся утром — убери свою планету!» — это правило главного героя книги Сент-Экзюпери «Маленький принц» должно стать обязательным не только для любого руководителя, но и вообще для каждого человека. Если ваше рабочее место или территория вашего предприятия напоминают кадры из фильма «Сталкер», то применение 5S — первый шаг по пути необходимых улучшений. Пока эта методика не станет одним из инструментов достижения целей, организация поневоле будет жить и развиваться по принципу: «Шаг вперед — два шага назад».

Вопрос 1.В чем суть и преимущества системы 5S?

5S (5 Steps, или «Пять шагов») — метод организации упорядоченной, рациональной, гармоничной и безопасной среды (табл. 1). Он служит фундаментом современных методологий совершенствования производственных систем, включая бережливое производство (Lean Production), быструю переналадку (SMED) и всеобщее обслуживание оборудования (TPM).

Смысл данного метода наилучшим образом выражает мысль французского поэта и эссеиста Шарля Пеги: «В конечном счете, порядок и только порядок создает свободу». Его преимущества заключаются в следующем:

• 5S обеспечивает чистоту и порядок на отдельных рабочих местах и на предприятии в целом, создавая более удобные и безопасные условия работы;
• 5S способствует повышению стабильности процессов (тогда как отсутствие порядка, напротив, будет увеличивать их вариабельность)
• 5S позволяет добиться повышения производительности труда и улучшения качества продукции
• применять 5S можно начать здесь и сейчас, первый видимый эффект наблюдается практически сразу или в сравнительно небольшие сроки
• для внедрения 5S не требуется больших затрат и длительного обучения
• реализация 5S требует приверженности и вовлеченности всех сотрудников, включая высшее руководство, способствуя формированию культуры постоянных улучшений
• 5S применим не только непосредственно в производстве, но и в любой другой деятельности, включая офисную работу, сферу услуг и даже повседневный быт.

Вопрос 2.Кто придумал систему 5S?

Считается, что 5S придумали японцы после Второй мировой войны, но это не совсем так. Но еще в начале 1920-х гг. принципиальные основы 5S были сформулированы А.К. Гастевым (приложение 1), который рассматривал их как один из элементов научной организации труда (НОТ). Нужно вспомнить также Г. Форда, который понимал, что культура и порядок — залог успеха, поэтому вел активную работу по изменению культуры производства, включая наведение порядка на предприятии. Для этого он даже заставлял красить белой краской углы в цехах, чтобы любой беспорядок был сразу заметен. Большую работу по улучшению культуры производства, наведению порядка и созданию удобных условий труда в предвоенные и военные годы провел советский конструктор артиллерийских систем В.Г. Грабин. И вообще, этими вопросами в теории и на практике занимались очень многие инженеры и управленцы, начиная с основоположника научного менеджмента Ф.У. Тейлора. Поэтому в отношении японского вклада в создание 5S вполне справедлив афоризм русского журналиста Григория Ландау: «Большинство теорий — лишь перевод старых мыслей на новую терминологию». Однако надо отдать должное японцам: все заимствованное они сначала тщательно изучают, адаптируют к своим условиям и, самое главное, накладывают на свою культуру и традиции.

Не случайно после такой переработки очень многие начинают считать эти методы «японскими».

Вопрос 3. Почему систему 5S сложно внедрить?

Как показывает практика, чем проще методики, тем труднее их внедрить. Особенно в тех случаях, когда для этого необходимо перестроить мышление, изменить культуру, вовлечь в работу персонал, научиться работать командой. Поэтому зачастую они реализуются с большим трудом и не с первого раза, вызывая в большинстве случаев стойкое сопротивление сотрудников очередной попытке их внедрения.

В результате на одних предприятиях процесс запуска 5S растягивается на годы, а на других принимает характер «сезонного обострения». Марку Твену приписывают фразу: «Бросить курить очень просто, я делал это сотни раз». То же самое могли бы сказать о системе 5S многие руководители: «Мы внедряли множество раз».

Как правило, периодически вспыхивающая лихорадочная компания по ее внедрению бывает инициирована требованиями потребителей, а также желанием учредителей и высшего руководства. В ряде случаев она подпитывается тем, что с «прошлого раза» кое-где еще остались рабочие инструкции, стенды и плакаты, а также разметка, которую можно «обновить»…

Вероятно, в стартовых условиях, когда коллектив компании только начинает знакомиться с системой 5S, распределение ее сторонников и противников близко к нормальному (рис. 1а). Для достижения итогового успеха число сторонников 5S должно расти (рис. 1б), что возможно только при правильном ее внедрении. В противном же случае в среде рядовых сотрудников растет число носителей сопротивления (рис. 1в), которое проявляется в устойчивом нежелании:

• выделять время на наведение порядка, следовать установленному стандарту
• устанавливать коммуникации между сотрудниками, бригадами (сменами), структурными подразделениями
• участвовать в процессе внедрения без гарантий дополнительного вознаграждения
• убирать с рабочего места посторонние личные предметы
• поверить в будущие результаты и серьезность намерения высшего руководства их достичь.

К сожалению, само руководство зачастую «оправдывает» подобный скепсис, не поддерживая систему 5S и/или не участвуя в ней лично. Так называемые простые методы (в том числе 5S) не работают, если вы забыли про корпоративную культуру, мотивацию, контроль исполнения, вовлечение персонала, постановку целей, лидерство и поддержку руководства.

Суть процесса внедрения 5S — разумное, сбалансированное сочетание стандартной и творческой работы всех сотрудников — от оператора до генерального директора.

Ничего лишнего. Организация рабочего места по системе 5S

5S — это японская система, которая помогает упорядочить ту сферу, в которой она применяется. Считается, что если следовать ей в жизни, это поможет стать немного счастливее. Но это уже продвинутый уровень.

Чтобы проверить, работает ли система, предлагаем начать с малого — организовать рабочий стол по этому принципу. Это должно помочь обнаружить и устранить проблемы трудового процесса и повысить его эффективность.

Неопрятное и захламленное рабочее место вынуждает отвлекаться, подолгу искать нужные вещи. Это злит и мешает чувствовать удовлетворенность от того, чем вы занимаетесь. 5S помогает навести порядок и легко поддерживать его.

В чем суть

Система состоит из пяти этапов, названия каждого из которых начинаются в японском языке на букву «с». При переводе обычно это пытаются сохранить. В этом нет никакого сакрального смысла, но так получается красивее — название 5S сохраняет оригинальное значение.

Итак, вот эти пять элементов:

1. Сортировка.
2. Соблюдение порядка.
3. Сияющая чистота.
4. Стандартизация.
5. Самодисциплина.

Каждый из них подразумевает действия, которые в итоге должны привести к порядку на столе и облегчить процесс работы.

1. Сортировка

Этап, в котором нет места сантиментам. Все, что лежит на вашем столе и вокруг него, должно быть рассортировано по двум характеристикам — нужное и ненужное. Во вторую группу отправятся и мусор, и бумаги, которые еще вчера были нужны, а сегодня превратились в хлам, и милые сердцу вещицы вроде фигурок «Мстителей» или счастливого евроцента из первого путешествия за границу. Все это стоит выкинуть, отдать нуждающимся, отнести домой или хотя бы подальше от рабочего стола, если работаете на удаленке.

После этого нужно еще раз рассортировать нужное на то, что необходимо часто, и то, что вы используете изредка. А вот что с этим делать — уже в следующем пункте.

2. Сохранение порядка

На вашем рабочем столе остались только необходимые вещи, но и их нужно разложить так, чтобы уже завтра не вернуться к хаосу и завалам. У каждого инструмента должно появиться свое место, которое отвечает нескольким критериям:

1. Вещь лежит на видном месте.
2. Ее легко взять.
3. Ее легко использовать.
4. Ее легко вернуть на место.

Чем чаще вы используете предмет, тем тщательнее стоит выбирать место, где он будет лежать. Скажем, если вы каждые десять минут записываете что-то в ежедневник, едва ли есть смысл убирать его в ящик стола. С большой долей вероятности вам быстро надоест доставать его оттуда, и вы просто перестанете возвращать его на место.

Зато блокнот можно пристроить рядом с клавиатурой со стороны нерабочей руки. Смотрите, как просто: вы протягиваете руку, берете ежедневник, подтягиваете к себе, открывая в процессе, и тут же начинаете делать записи рабочей рукой — ни одного лишнего движения.

А вот гарнитура, которую вы используете раз в неделю для интернет-планерки, в ящике стола будет вполне на своем месте.

3. Сияющая чистота

Чтобы рабочий стол оставался чистым, его нужно периодически приводить в порядок. Этому правилу, не апеллируя ко всяким японцам, с детства учат русские мамы. И оно работает.

Проще всего поддерживать чистоту, если определить время для уборки. Это звучит гораздо зануднее, чем есть на самом деле. Например, заведите правило — перед окончанием рабочего дня выкидывать ненужные бумаги в мусорное ведро, лишние файлы — в корзину, а рабочие инструменты возвращать на место. Всего 5 минут, и рабочий стол будет выглядеть так, что и маме показать не стыдно.

4. Стандартизация

На производстве этот этап предполагает разработку должностных инструкций, включая поощрения и наказания для сотрудников. Ничто не мешает вам сделать то же самое. Систематизируйте правила, которые придумали на предыдущем этапе, и решите, как вы можете поощрить себя за их выполнение. Так вы будете разбирать ежедневные завалы с мыслью, что впереди вас ждет что-то приятное.

5. Совершенствование

Этот этап не закончится никогда, потому что нет предела совершенству. В процессе работы за преобразившимся столом вы начнете понимать, что некоторые решения были неправильными. Внесете коррективы и впредь будете действовать уже с новыми вводными.

Зачем все это нужно

Описание системы выглядит сложно. На практике все гораздо проще. Немного усилий, и вот что вы получаете взамен:

1. Чистый стол, на котором не задерживаются лишние вещи. Работать за ним легко и приятно: вы не отвлекаетесь, ничего не мешает.
2. Все необходимое под рукой. Вам не нужно искать ту самую важную бумажку. Она лежит с другими не менее важными документами, в установленном вами порядке. Больше не придется тратить время впустую. Рука автоматически тянется к месту, где должен быть нужный предмет, и, что важно, находит его там.
3. На рабочем месте легко ориентироваться не только вам. Вы легко объясните по телефону или в чате, что и где лежит, даже человеку, который впервые в глаза видит ваше рабочее место. Вы знаете точные координаты и не используете фразу «ну где-то там, на столе».

Кому подойдет

Всем подойдет, но в особенности тем, у кого много подручных материалов. Если вы используете только ноутбук, теоретически можете поставить его даже на гору мусора. Ничего не помешает — вам нужны только компьютер и клавиатура. Но если потребуются документы, бумаги с записями, макеты, что-то еще, то стол моментально исчезнет под завалами. В таких условиях любой лишний предмет сеет хаос.

А вы как организуете рабочее место? Делитесь в комментариях.

При подготовке материала использовались источники:
https://medium.com/@andriipopadiuk/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE-%D0%B2%D0%BD%D0%B5%D0%B4%D1%80%D0%B8%D1%82%D1%8C-5s-5933b5356532
https://vc.ru/hr/812270-5s-dlya-nachinayushchih-prostaya-slozhnaya-metodika-v-voprosah-i-otvetah
https://gb.ru/posts/5s_work_organization