Программа эдо что это такое

Документы регламентируют всю работу компании: производство, закупки и продажи, кадровое, финансовое, техническое обеспечение, управление. Но для того, чтобы они подтверждали законность операций и юридическую силу сделок, нужно соблюдать правила их составления и оформления. Рассмотрим эту тему подробнее.

Следствием развития электронного документооборота (ЭДО) стало появление десятков сервисов. У каждого из них — свои особенности и преимущества, которые следует учитывать при выборе. В статье рассмотрим и сравним две системы онлайн-документооборота: Диадок и СБИС.

От правильной организации документооборота в компании зависят распределение ресурсов, нагрузка на сотрудников, скорость протекания бизнес-процессов. Рассмотрим, как можно выстроить, вести и контролировать делопроизводство.

Для управления делопроизводством в компаниях используют разные способы обмена документами. Чтобы оценить эффективность их работы, прибегают к анализу, который проводят сотрудники организации или подрядчики. Разберем, как проводить такой аудит, по каким критериям оценивать документооборот и как внедрить информационные технологии в делопроизводство.

Российский бизнес все чаще переходит с бумажного документооборота на электронный (ЭДО). Для принятия такого решения руководитель организации должен понимать, что ЭДО из себя представляет, из чего состоит и как работает. Рассказываем об основных понятиях в онлайн-документообороте.

Когда организация обращается к оператору электронного оборота, чтобы заключить договор и подключиться к сервисам ЭДО и EDI, ей требуется получить GLN. Ответим на вопросы: зачем нужен номер GLN, где найти этот идентификатор и как его получить.

Обмен бумажными документами — сложная система, которая вынуждает бизнес тратить деньги на пересылку, хранение, печать. Чтобы снизить риски потери данных, ускорить делопроизводство и уменьшить расходы, был создан электронный документооборот (ЭДО). ЭДО позволяет обмениваться юридически значимыми документами с контрагентами. Расскажем подробнее о задачах и функциях электронного документооборота.

С помощью документов бизнес взаимодействует с партнерами, клиентами и сотрудниками. Подразделения компании тоже ведут документооборот друг с другом. Эти процессы можно автоматизировать с помощью ЭДО. В статье разберем, чем отличаются внутренний и внешний ЭДО, какие преимущества они дают, как их организовать.

Система электронного документооборота — это сервис, который позволяет организовать работу с электронными документами внутри компании и с контрагентами. Действующим законодательством в нормативно-правовых актах установлены общие требования к системе электронного документооборота. Также она должна отвечать потребностям пользователя — конкретной организации. Рассмотрим в статье типовые требования к системам электронного документооборота.

Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен электронными документами между контрагентами онлайн. Организовать такое делопроизводство в компании можно несколькими способами. Рассмотрим технологии применения электронного документооборота подробнее.

Время — важнейший ресурс современного бизнеса. Чтобы тратить меньше рабочих часов на рутинные операции, компании переходят на электронный документооборот (ЭДО). Расскажем в статье, какие процессы автоматизируют с помощью ЭДО и зачем это нужно.

Перевод большинства процессов в цифровое пространство — современный стандарт, которому следуют многие компании. Он помогает оптимизировать расходы, ускорить работу, защитить информацию. Чтобы внедрить в работу предприятия цифровой обмен документами, используют систему электронного документооборота. Расскажем подробнее, что это, из чего состоит, в чем плюсы.

Внедрение электронного документооборота (ЭДО) в компании — простой процесс, который не требует длительной подготовки. Разберем подробнее, что такое ЭДО, в чем его преимущества, в какие этапы проходит внедрение электронного документооборота на предприятии и какие нюансы нужно учитывать перед выбором оператора ЭДО.

Сокращение расхода на бумагу — одно из очевидных преимуществ электронного документооборота (ЭДО), так как затраты на бумагу и печать легко посчитать. Экономия очевидна как для крупных организаций, так и для компаний среднего и малого бизнеса. В первом случае получится оптимизировать расходы, значительно снизив объем печатных документов, а во втором — уменьшить общие затраты.

Что такое ЭДО и почему вам нужно подключить его прямо сейчас

Сегодня поговорим о том, что такое ЭДО и как электронный документооборот позволяет значительно повысить эффективность организации. Из этой статьи вы узнаете, как происходит переход на ЭДО и каким компаниям имеет смысл внедрять систему электронного документооборота.

Читайте также: Бот программа что это

Что значит ЭДО и зачем он нужен?

Если в организации используется система ЭДО (электронного документооборота), это означает, что обмен электронными документами и любые другие операции с ними – создание, обработка, пересылка, хранение – осуществляются без применения бумажных носителей, исключительно в цифровой форме.

Отправитель создает документ, после чего подписывает его электронной подписью (ЭП). Затем созданный документ отправляется по защищенным каналам связи с помощью особого программного обеспечения. Получатель принимает документ, также подписывает собственной ЭП, а отправителю приходит уведомление, что документ был подписан.

Электронная подпись является эквивалентом подписи от руки, с помощью которого подтверждается авторство электронных документов. Чтобы цифровой документ обладал той же юридической силой, что и бумажный, он должен быть подписан ЭП.

Электронный документооборот удобен как для индивидуальных предпринимателей, так и для крупных корпораций, так как значительно упрощает и ускоряет обмен документами и расчеты с контрагентами. Обмениваться можно любыми первичными бухгалтерскими документами: различными договорами, счетами, счетами-фактурами, а также актами выполненных работ и т.д.

Электронный документооборот может быть внутренним, то есть в пределах одной компании, внешним – в этом случае документы передаются между организациями, а также ЭДО с госучреждениями.

Рассмотрим этапы работы с ЭДО при обмене документацией между компаниями:

Сотрудник одной из организаций формирует документ.
Затем работник должен подписать его своей электронной подписью и послать через систему ЭДО получателю.
После ознакомления с документом сотрудник компании-адресата проставляет свою ЭП, после чего в первую компанию поступит уведомление. Это означает, что можно приступать к описанным в документе действиям: начинать отгружать товары, переводить оплату и т.д. Также получатель может отклонить документ, если в него необходимо внести исправления.

Комьюнити теперь в Телеграм
Подпишитесь и будьте в курсе последних IT-новостей

Плюсы и минусы ЭДО

Одно из главных преимуществ электронного документооборота – это значительное сокращение расходов на печать (траты на бумагу, оргтехнику и расходные материалы к принтерам), почтовую пересылку и хранение документов.

Можно и вовсе отказаться от бумажных документов, если это не противоречит действующему законодательству (существуют определенные типы документов, которые необходимо иметь в бумажном виде). Использование только цифровых документов позволит избежать дублирования информации на разных носителях, а также обеспечит надежное хранение документов и предотвратит утечку данных.

Не менее важна экономия времени. Если компании, которые обмениваются документами, пользуются услугами одного оператора ЭДО, процесс передачи документа займет всего несколько минут. Причем неважно, куда отправляется документация, – в соседний офис или в другой город. Сроки создания, согласования и утверждения документов сокращаются в разы, а в случае обнаружения ошибок получить корректировочный документ также можно будет быстро и просто.

ЭДО позволяет подписывать и отсылать цифровые документы круглосуточно и с любого устройства, где имеется доступ к электронной подписи.

В системе ЭДО легко контролировать статус документа: был ли он доставлен, подписан или в подписи было отказано.

Все документы находятся в защищенном личном кабинете, поэтому риск, что данные при пересылке могут попасть к злоумышленникам, а документ – потеряться, сведен к нулю.

Систему цифрового документооборота оператора ЭДО можно интегрировать с используемыми в вашей компании системами бухучета, что еще сильнее упростит применение электронного документооборота.

Еще один плюс ЭДО – удобство хранения данных: вам не потребуется оборудовать специальное помещение для хранения цифровых документов. Вся информация будет бессрочно храниться в электронном архиве на серверах оператора ЭДО, где можно легко и быстро найти любой документ, распечатать его при необходимости для ФНС или для предоставления в суд (документ нужно будет подписать ЭП сторон или предварительно заверить у нотариуса).

Кроме того, внедрение системы электронного документооборота (СЭД) позволяет намного эффективнее использовать время ваших сотрудников. Необходимость в физической передаче работникам компании бумажных документов отсутствует, а процессы принятия решений по документам и доведения этих решений до сотрудников организации ускорятся многократно.

К недостаткам ЭДО можно отнести:

Риск потери информации при сбоях программ или неполадках сервиса оператора ЭДО.
Если у компании есть партнеры, которые еще не перешли на ЭДО, придется вести смешанный электронно-бумажный документооборот, что может усложнить рабочие процессы.
При том что ЭДО позволит экономить в будущем, переход к системе электронного документооборота довольно затратен: необходимо будет оплатить и подключить СЭД, купить электронные подписи, а затем потратить время и средства на обучение сотрудников.

Стоит ли вашей компании переходить на ЭДО?

Крупным компаниям, работающим с сотнями и тысячами внешних документов каждый месяц, внедрение ЭДО поможет сократить издержки и сберечь сотни тысяч рублей в год, снизить риски утери документов и риски, связанные с ошибками в документации и получением штрафов от налоговой. Если организация работает со счетами-фактурами, сдает декларации по НДС, у компании множество филиалов и большое число контрагентов из разных регионов, переход на ЭДО вполне оправдан.

ЭДО подходит также малому и среднему бизнесу, так как таким компаниям важно получать оплату за товары или услуги как можно быстрее – в день выставления документов. Электронный документооборот ускорит обмен документами, а чем скорее документы дойдут до получателя, тем быстрее будут оплачены.

Однако в некоторых случаях для небольших компаний переход на безбумажный документооборот может стать слишком дорогим удовольствием. Чтобы понять, насколько эффективным может быть внедрение ЭДО в вашей компании, вы можете воспользоваться специальным калькулятором на сайте ФНС.

Операторы ЭДО

Для обмена электронной документацией с контрагентами компании и индивидуальные предприниматели могут настроить прямой канал самостоятельно, однако это требует много времени и ресурсов. Поэтому чаще всего организации и ИП подключаются к оператору ЭДО – компании, которая имеет необходимый для обмена электронными документами программный комплекс.

Компания-оператор должна обеспечить клиентам полноценный сервис. Она сама уведомит Федеральную налоговую службу, что организация клиента присоединилась к системе электронного документооборота. Оператор ЭДО использует для передачи документов защищенные каналы связи с особым шифрованием, что гарантирует конфиденциальность. Также компания-оператор следит за соблюдением требований законодательства и производит проверку подлинности электронных подписей.

Список одобренных операторов ЭДО можно посмотреть на официальном сайте ФНС.

Переход на электронный документооборот

Какие шаги необходимо предпринять, чтобы подключить ЭДО?

Необходимо сообщить контрагентам, что вы внедряете в своей компании электронный документооборот.
Нужно приобрести электронную подпись в специальном удостоверяющем центре, прошедшим аккредитацию Министерства связи РФ. Своя ЭП должна быть у каждого сотрудника, который будет подписывать документы от имени компании.
Если вы собираетесь обмениваться документами через оператора ЭДО, необходимо выбрать оператора, заключить с ним соглашение, после чего зарегистрироваться в сервисе.
Теперь у вас появится возможность загрузки готовых электронных документов в личный кабинет, после чего вы сможете подписать их электронной подписью и отправить выбранному в списке доступных контрагентов получателю.

Как видите, процесс внедрения ЭДО не слишком сложен, однако позволяет оптимизировать документооборот в организации и сэкономить немало ресурсов, которые вы сможете направить на развитие вашего бизнеса.

Как правильно выбрать систему электронного документооборота?

В наши дни системой электронного документооборота (СЭД) пользуются всё больше и больше предприятий. В связи с тем, что рынок СЭД сейчас активно развивается, нужно качественно и ответственно подойти к выбору системы электронного документооборота. К счастью, сейчас этот выбор представлен широко и разнообразно. После того, как вы решили автоматизировать процессы документооборота в организации, необходимо понять для себя, что именно вы хотите улучшить за счет автоматизации.

Как было сказано выше, рынок большой, и систем электронного документооборота очень много. Чтобы выбрать наилучший для вас вариант, рассмотрите как можно больше сайтов разработчиков СЭД и их продуктов. Приведем несколько важных критериев, на что необходимо обращать внимание при выборе системы электронного документооборота. В качестве примера, раскрывающего данные критерии, мы представим систему управления корпоративным контентом Pilot-ECM (Enterprise Content Management). Основное отличие ECM от СЭД заключается в том, что в ECM обеспечивается управление и доступ ко всему информационному контенту, а не только к документам.

Читайте также: Что за программа mfp

1. Необходимый для вас функционал

Обратите внимание на удобство работы с системой, необходимость длительного обучения и привыкания. Также проверьте, насколько текущие бизнес-процессы организации отличаются от заложенных в системе. Составьте перечень задач, которые хотите решить, внедрив СЭД. Станете ли вы работать быстрее, улучшится ли контроль за документами и работой сотрудников ?

2. Цена владения системой

Необходимо узнать стоимость лицензии и наличие гарантийной технической поддержки. Система электронного документооборота может быть не готова к увеличению объема пользователей и документации. Узнайте, сколько пользователей будут иметь возможность работать в системе, и масштабируется ли система под размеры вашего бизнеса.

Для работы со многими продуктами необходимо приобретать Microsoft SQL Server, нести затраты на администрирование сервера. Также возникает необходимость оплачивать серверные и клиентские лицензии продуктов. Большую часть бюджета проекта съедают услуги по внедрению системы: установка, настройка, адаптация, написание дополнительного функционала. Требуются высококвалифицированные специалисты для администрирования системы. У Pilot-ECM минимальная нагрузка на сервер, большим преимуществом является возможность работать на имеющихся серверах в организации, не приобретая новых. Установка возможна на Microsoft Windows Server или Linux. Для того, чтобы внедрить систему, необходимо приобрести только лицензию на Pilot-ECM, имеющую довольно низкую стоимость владения благодаря отсутствию скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД.

3. Расширение функционала системы самостоятельно

Сможете ли вы в будущем самостоятельно расширить функционал вашей системы, например, с помощью плагинов? Наличие этой фичи будет являться хорошим преимуществом в выборе СЭД.

Pilot-ECM позволяет самостоятельно расширять функционал с помощью плагинов или с помощью интеграции с другими системами благодаря открытым инструментам SDK. Как пример можно привести интеграцию Pilot-ECM с Microsoft Word и LibreOffice Writer.

4. Интеграция с другими информационными системами

Составьте список систем, с которыми требуется интеграция. Необходимо более точно узнать про возможности интеграции, её стоимость, и с какими системами она возможна.

Pilot-ECM имеет возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с другими системами для обмена данными, например, с 1С. Сокращая время на работу с входящей корреспонденцией, система автоматически размещает письма в системе Pilot-ECM, где автоматически заполняются необходимые атрибуты: контрагент, наименование, дата создания.

5. Наличие скриншотов, презентаций, видеороликов и примеров использования системы

При выборе системы электронного документооборота обратите внимание, привел ли разработчик подробное описание работы функционала с использованием видеороликов, скриншотов, примеров и презентаций. Эти материалы помогут получить представление о системе, сформировать мнение.

На сайте Pilot-ECM вы можете получить полезную информацию из статей или записей вебинаров, спросить в онлайн-консультанте интересующий вопрос или назначить встречу с менеджером.

6. Возможность установки демо-версии

После того, как вы выбрали понравившуюся вам систему электронного документооборота, необходимо узнать о наличие демо-версии и установить её для пробного использования. Минус демо-версии либо в ограничении времени использования, либо в ограничении функционала. Мы же предоставляем бесплатную коммерческую полнофункциональную версию системы Pilot-ECM для двух пользователей (установка на Microsoft Windows Server) и для пяти пользователей (на сервер с ОС Linux) на неограниченное время.

7. Наличие постоянного обновления системы

Узнайте, как часто система будет обновляться, можно ли влиять на ход развития системы и сколько это будет стоить? Мы предоставляем ежемесячное обновление системы, а пожелания наших пользователей попадают в план развития системы и базовый функционал продукта.

Вывод

Просмотрев основные критерии выбора электронного документооборота, вам будет легче принять решение, основываясь на том, что нужно для вашей организации. Не забывайте, что во время поиска необходимого решения, вы имеете возможность пообщаться с разработчиками систем, узнать то, что вас интересует. Используйте возможность связаться напрямую с компаниями, которые уже используют заинтересовавшие вас решения, чтобы узнать о подводных камнях из первых уст. Но необходимо понимать, что идеального решения не бывает, ведь у всех есть свои слабые и сильные стороны, важно правильно расставить приоритеты при выборе системы.

При подготовке материала использовались источники:
https://kontur.ru/diadoc/spravka/edo-dlya-nachinayushchih
https://timeweb.com/ru/community/articles/chto-takoe-edo
https://medium.com/pilotems/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE-%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%83-%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B0-87f8ec52ca62