Для чего нужен ПИК ЕАСУЗ и в как в нем зарегистрироваться?

Портал исполнения контрактов ПИК ЕАСУЗ — это информационная система предназначенная для оперативного электронного документооборота между заказчиками и поставщиками Москвы и Московской области.

Для чего нужен ПИК ЕАСУЗ

Главной целью портала ЕАСУЗ является автоматизация и упрощение работы пользователей, это достигается благодаря введению электронного документооборота по государственным и муниципальным заказам для поставщиков и заказчиков, работающих в Москве и Московской области.

При помощи ЕАСУЗ любая из двух сторон закупочной деятельности может найти интересующий их контракт и проверить ход его выполнения, а также познакомиться с плановой документацией.

Работа по бумаге постепенно устаревает, а система ПИК производит электронный документооборот между заказчиками и поставщиками.

Все проходит в режиме онлайн, шифруются с помощью криптозащиты и направляется контрагенту по сети. Необходимость в копировании договоров и исполнительных документов на бумаге, исчезает. Составленные и подписанные электронной подписью документы в ПИК, имеют такую же юридическую силу.

В системе организаторы торгов подготавливают проект контракта, согласовывают его с поставщиком и контролируют в ходе исполнения обязательств. Работать в системе могут заказчики государственного и муниципального уровней.

Работа ведется на сервисе оператора электронного документооборота ФТ-Крипто, известном как Финтендер, а на платформе исполнения контрактов формируются сведения. Документы выгружаются в ФТ, подписываются электронной подписью и передаются контрагенту.

Как начать работу в ПИК ЕАСУЗ

Для получения доступа к порталу исполнения контрактов, нужно:

1. Получить электронную подпись
2. Зарегистрироваться в системе ЭДО
3. Зарегистрироваться в ПИК ЕАСУЗ

Незарегистрированный пользователь может изучить вкладки и ему доступен частичный функционал. Для полноценной работы нужно пройти регистрацию, а вот в ЭДО и ПИК ЕАСУЗ возможно зайти только после обязательной регистрации. Для заказчиков и поставщиков доступен вход в ПИК ЕАСУЗ по нескольким направлениям:

• АРИП (подсистема автоматизированной реализации имущественных прав);
• ПИК (Портал исполнения контрактов);
• Единый портал торгов;
• электронный магазин;
• 223-ФЗ;
• 44-ФЗ.

Электронная подпись

ЭЦП имеет полную юридическую силу и является полноценной заменой «бумажной» подписи. Получение усиленной квалифицированной электронной подписи обязательно для ПИК ЕАСУЗ по ГОСТ, поэтому пользователи без ЭЦП не могут провести ни одну закупку.

Непрерывный электронный документооборот в ПИК осуществляется только при наличии актуальной электронной подписи.

Что бы работать в системе ЕРУЗ надо получить абсолютно новую ЭЦП. Подпись, которую выдает Федеральное казначейство для работы в Единой информационной системе закупок, не подходит, так как она формируется для физического лица и привязывается к его ИНН. В ЕРУЗ необходима пользовательская подпись с привязкой к организации и ее налоговому идентификатору. Заказывайте электронную подпись только в аккредитованных центрах.

Прописывание документов в ПИК ЕАСУЗ ничем не отличается от верификации в других программах:

1. Зарегистрировать в системе всех исполнителей с правом подписи.
2. Активировать учетную запись в трехдневный период после получения уведомления о регистрации.
3. Добавить учетную запись в данные аккредитованной организации.
4. Выбирать нужный файл и действие «Подписать».
5. Согласиться с условиями или вернуться и внести исправления.

Сервис сформирует пакет данных и направляет оператору электронного документооборота для подписания.

Читайте также: «Изменения в 63-ФЗ: новые правила работы с электронной подписью в 2022 году».

Регистрация в системе ЭДО ПИК ЕАСУЗ

В ПИК ЕАСУЗ через систему «Fintender EDS» проходит обмен документами между заказчиком и поставщиком, поэтому сначала нужно зарегистрироваться в ней.

Регистрация проходит в два этапа:

1. Регистрация физлица с правом подписи. Заполните форму и войдите в личный кабинет.
2. Регистрация организации. Из личного кабинета пользователя создайте учетную запись организации («Организации» — «Добавить организацию»). Часть полей заполнится автоматически из сертификата электронной подписи.

В системе ЭДО ПИК ЕАСУЗ нужно зарегистрироваться всем сотрудникам с правом подписи контрактов и прикрепиться к учетной записи организации. Без этого их подпись в ПИК будет недействительной.

Регистрация на ПИК ЕАСУЗ

Зарегистрировавшись в ЭДО ПИК ЕАСУЗ можно переходить к регистрации на портале:

1. Создание учетной записи организации. Нужно ввести данные об организации и пользователе. Система наделит пользователя правами администратора: он сможет распределять роли и уровни доступа для других сотрудников. На основе внесенных данных ПИК сформирует регистрационную анкету.
2. Аккредитация учетной записи. Для аккредитации организации на ПИК, надо подписать регистрационную анкету в системе ЭДО. Это можно сделать в разделе «Сведения об организации» кликните на «Подписать заявку». Анкета откроется в системе ЭДО. Нажмите «Подписать и отправить». В течение нескольких минут оператор проверит заявку и аккредитует учетную запись.

Неаккредитованные профили удаляются из системы через 24 часа.

Видеоинструкция, как зарегистрироваться в ПИК ЕАСУЗ.

Как поставщику работать в ПИК ЕАСУЗ

Поставщик может сформировывать и подписывать в ПИК документы, подтверждающие исполнение обязательств по контракту.

Список заключенных контрактов находится в разделе «Контракты и договоры». Если нужно найти конкретный контракт, можете задать поисковый запрос с помощью фильтров.

Чтобы подтвердить в ПИК исполнение обязательства:

1. Выберите нужное обязательство.
2. Сформируйте по нему отчетный документ. Для того перейдите из карточки обязательства в «Карточку документа исполнения».
3. Подпишите документы, после чего система автоматически отправит их на подпись заказчику.

Когда заказчик подпишет документы исполнения, система закроет обязательство.

При запросе заказчиком сканов подписанных документов исполнения, прикрепите их к сформированным в ПИК документам через поле «Добавление файла». Данные бумажных и электронных документов должны совпадать.

ПИК ЕАСУЗ

Портал исполнения контрактов — система, в которой заказчики и поставщики Москвы и МО обмениваются электронными документами и контролируют исполнение контракта. С 2018 года работать в ПИК ЕАСУЗ обязательно.

ПИК ЕАСУЗ помогает участникам закупки контролировать исполнение контракта:

• маркирует договорные обязательства и документы цветными индексами: исполнение еще не началось; срок нарушен; подготовьте исполнительные документы и так далее;
• напоминает, когда сроки подходят к концу;
• высчитывает, насколько исполнен контракт — в процентном и денежном выражении.

Что вы узнаете

• Получить ЭЦП
• Зарегистрироваться в системе ЭДО ПИК ЕАСУЗ
• Зарегистрироваться на ПИК ЕАСУЗ

• Создать карточку контракта
• Работа с контрактом

Как начать работу в ПИК ЕАСУЗ

Чтобы получить доступ к порталу исполнения контрактов, нужно:

1. Получить электронную подпись
2. Зарегистрироваться в системе ЭДО
3. Зарегистрироваться на ПИК ЕАСУЗ

ЭЦП для ПИК ЕАСУЗ

Для работы подойдет только квалифицированная электронная подпись. Чтобы получить ЭЦП для ПИК, обратитесь в офис Тензора или оставьте онлайн-заявку. Подпись сделают в течение часа.

Забрать можно самому или заказать доставку.

Регистрация в системе ЭДО ПИК ЕАСУЗ

Обмен документами между заказчиком и поставщиком в ПИК ЕАСУЗ проходит через систему «Fintender EDS», поэтому сначала нужно зарегистрироваться в ней.

Регистрация проходит в два этапа:

1. Регистрация физлица с правом подписи. Заполните форму и войдите в личный кабинет.
2. Регистрация организации. Из личного кабинета пользователя создайте учетную запись организации («Организации» — «Добавить организацию»). Часть полей заполнится автоматически из сертификата электронной подписи.

Всем сотрудникам с правом подписи контрактов нужно зарегистрироваться в системе ЭДО ПИК ЕАСУЗ и прикрепиться к учетной записи организации. Без этого их подпись на ПИК будет недействительной.

Регистрация на ПИК ЕАСУЗ

После регистрации в системе ЭДО можно переходить к регистрации на портале:

1. Создание учетной записи организации. Введите данные об организации и пользователе. Система наделит пользователя правами администратора: он сможет распределять роли и уровни доступа для других сотрудников. На основе внесенных данных ПИК сформирует регистрационную анкету.
2. Аккредитация учетной записи. Чтобы аккредитовать организацию на ПИК, подпишите регистрационную анкету в системе ЭДО. Для этого в разделе «Сведения об организации» кликните на «Подписать заявку». Анкета откроется в системе ЭДО. Нажмите «Подписать и отправить». В течение нескольких минут оператор проверит заявку и аккредитует учетную запись.

Неаккредитованные профили удаляются из системы через 24 часа.

Как заказчику работать в ПИК ЕАСУЗ

Заказчик создает электронную карточку контракта (ЭКК) и прописывает в ней все условия договора. После исполнения поставщиком договорного обязательства заказчик проверяет отчетные документы и заверяет их электронной подписью. Оплачивая контракт, вносит данные об оплате в ПИК.

Создание карточки контракта

Создать ЭКК нужно до публикации извещения о закупке:

1. Откройте в разделе «Карточки контрактов» нужную позицию плана-графика закупок.
2. На вкладке «Подготовка извещения» нажмите кнопку «Сведения об условиях». Откроется редактор ЭКК.

Заполните в карточке информацию об условиях контракта, возможности их изменения, список документов исполнения, требования по начислению штрафов и пеней.

Для стандартных контрактов есть функция «Умный контракт» — создание ЭКК по шаблону. Выберите шаблон и внесите данные по контракту. После заполнения шаблона ПИК сформирует ЭКК.

После заключения контракта внесите в ЭКК фактические данные о поставщике и цене контракта.

Работа с контрактом

Проверьте исполнительные документы, отправленные поставщиком. Если документы в порядке — подпишите их, если нет — отправьте мотивированный отказ.

Иногда поставщики задерживают выполнение обязательств или нарушают условия договора. В этих случаях создавайте требование об уплате неустойки. Система автоматически рассчитает размер штрафа или пеней.

Когда поставщик исполнит все обязательства по контракту, оплатите его. Сформируйте отчет об оплате и прикрепите к нему выписку из банка. Когда поставщик подпишет отчет, система закроет контракт.

Как поставщику работать в ПИК ЕАСУЗ

Поставщик формирует и подписывает в ПИК документы, подтверждающие исполнение обязательств по контракту.

Список заключенных контрактов, их основные характеристики и реквизиты находятся в разделе «Контракты и договоры». Если контрактов много, а нужно найти конкретный, задайте поисковый запрос с помощью фильтров.

Чтобы подтвердить в ПИК исполнение обязательства:

1. Выберите нужное обязательство.
2. Сформируйте по нему отчетный документ. Для того перейдите из карточки обязательства в «Карточку документа исполнения».
3. Подпишите документы, после чего система автоматически отправит их на подпись заказчику.

Когда заказчик подпишет документы исполнения, система закроет обязательство.

Если заказчик просит сканы подписанных документов исполнения, прикрепите их к сформированным в ПИК документам через поле «Добавление файла». Данные бумажных и электронных документов должны совпадать.

Частые вопросы

Как расторгнуть контракт

Перейти во вкладку «Завершение и расторжение», нажать на кнопку «Создать расторжение контракта». Потребуется заполнить форму, выбрать документ-основание и указать его номер и дату. Сохраните данные — система сформирует печатную форму, которую нужно подписать.

Что делать, если сайт ПИК ЕАСУЗ недоступен

В этом случае можно подписывать документы вне ПИК. Как только систему восстановят, потребуется выгрузить сканы подписанных документов в систему и указать факт подписания вне ПИК.

Можно ли внести изменения в уже сформированную ЭКК

Можно. Для этого зайдите в карточку контракта по позиции плана-графика: «План-график» — «Позиция» — «Подготовка извещения» — «Предмет и стороны». Нажмите кнопку «Внести изменения».

Можно ли создать ЭКК с оплатой каждый месяц

Можно. Для этого создайте платежное обязательство с предоставлением результатов каждый месяц: в акте об оплате выберите «по указанному объему».

Основные положения системы

Портал исполнения контрактов предназначен для автоматизации процессов деятельности Заказчиков Московской области в части планирования и исполнения контрактов, обеспечения электронного документооборота и взаимодействия между Заказчиком и Исполнителем в процессе исполнения контрактов, заключаемых для обеспечения государственных (муниципальных) нужд Московской области, в соответствии с требованиями 44-ФЗ «О контрактной системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд» и обеспечения нужд отдельных видов юридических лиц, в соответствии с требованиями 223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».

Для работы с Системой пользователям требуется наличие автоматизированного рабочего места. Также необходимо ознакомиться со следующей нормативной и эксплуатационной документацией:

1. Федеральным законом Российской Федерации от 05.04.2013 № 44-ФЗ «О контрактной Системе в сфере закупок товаров, работ, услуг для обеспечения государственных и муниципальных нужд»;
2. Федеральным законом Российской Федерации от 18.07.2011 №223-ФЗ «О закупках товаров, работ, услуг отдельными видами юридических лиц».
3. Данным руководством пользователя. (Wiki);
4. Инструкцией Заказчика;
5. Инструкцией Исполнителя;
6. Регламентом электронного документооборота.

Рекомендации Министерства экономики и финансов Московской области:

1. Рекомендации МЭФ МО;
2. Рекомендации МЭФ МО для ЦБ;
3. Рекомендации Главархива МО;
4. Рекомендации МЭФ МО от 06.11.2018;
5. Инструкция по загрузке ПУД в ЕИСБУ.

В исполняющиеся контракты/договоры должны быть включены:

• Особые условия об использовании электронного документооборота. Скачать документ «Особые условия ПИК»;
• Приложения 1-4, сформированные в ПИК;
• Проект контракта сформированный в ПИК (проект договора в рамках 223-ФЗ может быть сформирован Заказчиком в ПИК);
• В контрактах с единственным поставщиком должен быть прописан штраф за неиспользование ПИК и предоставление документов на бумажном носителе.
• В договорах необходимо прописать штрафы и пени, предусмотренные закупкой.

Задачи системы

1. Обеспечение прозрачности взаимоотношений между сторонами при исполнении контрактов/договоров;
2. Обеспечение достоверной информации о текущем исполнении контрактов/договоров;
3. Исключение нарушений законодательства о контрактной системе в сфере закупок в части необоснованного изменения условий контракта;
4. Контроль сроков исполнения обязательств, предоставления документов;
5. Сокращение количества нарушений, в том числе сроков оплаты;
6. Обеспечение контрактных управляющих автоматизированным средством «управления контрактом»;
7. Создание единого электронного архива документов;
8. Снижение трудозатрат, сокращение издержек на документооборот между сторонами.

Внедрение новых интеграционных решений для оптимизации работы:

• Интеграция с бухгалтерскими системами (1С, Парус) – прямая передача документов и загрузка в регистры;
• Автоматизированное формирование электронного контракта (умный контракт) – проект контракта без нарушений;
• Использование структурированных смет и форм КС-2 – автоматизированное сопоставление сметы и КС-2;
• Функционал взаимодействия с контрольным органом – отсутствие запросов.

Требования к регистрационным данным

Для регистрации и начала работы на Портале необходимо выполнить следующие действия:

• Назначить должностное лицо, ответственное за администрирование пользователей организации в ПИК ЕАСУЗ (далее Администратор организации);
• Получить усиленную квалифицированную ЭЦП для Администратора организации, а также для всех пользователей, которые будут участвовать в электронном документообороте;
• Пройти регистрацию и аккредитацию у оператора ЭДО, пройдя по ссылке: https://eds-pro.ft-crypto.ru;
  Скачать инструкцию по регистрации;
• Пройти регистрацию организации в ПИК, пройдя по ссылке: http://pik.mosreg.ru;
  Подробнее о процессе регистрации по ссылке;
• Зарегистрировать пользователей у Оператора ЭДО и в ПИК.

При подготовке материала использовались источники:
https://star-tender.ru/poleznye-stati/dlya-chego-nuzhen-pik-easuz
https://tensor.ru/uc/etp/pik/info
https://help.pik.mosreg.ru/index.php?title=%D0%9E%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5_%D0%BF%D0%BE%D0%BB%D0%BE%D0%B6%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F_%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%8B