Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

Чем СЭД отличается от ECM-системы?

У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.

Эволюция систем электронного документооборота

Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
сопоставление версий документа с отображением расхождений;
формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

«Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

Система электронного документооборота в организации

Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

Узнайте о возможностях системы Directum RX

Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.

Что такое электронный документооборот в организации: расшифровка понятия ЭДО, определение, правильное ведение документов

Ниже вы узнаете все про электронный документооборот (ЭДО), что это такое в организации, и как эффективно наладить работу системы. Это относительно новое явление для нашей страны, но перспективы его развития колоссальны. Динамика, с которой современный бизнес внедряет такой софт поистине впечатляет. А ведь еще совсем недавно подобное программное обеспечение было доступно лишь немногим компаниям, которые имели возможность самостоятельно создать ПО под свои требования. Из-за узкой направленности платформы, её изменение и адаптация под вновь возникающие нужды были просто невозможны, а стоимость реализации проекта была непомерно высока. На сегодняшний день ситуация на российском рынке кардинально изменилась. Большую роль в этих позитивных изменениях сыграли продукты Cleverence.

ЭДО это: расшифровка

Суть технологии — перевод бумаг в цифровую форму, и автоматизация процессов по их движению между структурами, фирмами-партнерами и госучреждениями. В нашей стране первые эксперименты с внедрением таких приложений стали проводиться в 90-х. годах прошлого века. С тех пор прогресс шагнул далеко вперед, и эффективность программ возросла многократно: происходит оптимизация и ускорение бизнес-процессов, снижение нагрузки, сокращение финансовых затрат, повышение продуктивности всех структур, и многие другие приятные бонусы.

Для чего нужен

Ускорение процессов по перемещению документации. Это значительно повышает эффективность.
Контроль за исполнением каждой операции. Можно установить ответственного и проверить время, затраченное на выполнение. Эти отчеты доступны на любом этапе.
Регистрация документов происходит однократно, что исключает появление дубликатов.
Быстрый поиск при наличии минимальной информации.
Значительное сокращение финансовых издержек на создание, обработку, пересылку, и хранение обычных деловых бумаг.

Функции и эффективность

Перечень функционала конкретного софта определяется исходя из целей компании. Использование электронного документооборота в большинстве фирм включает в себя:

Оцифровка входящей документации.
Внесение цифровой версии в базу.
Обработка массивов данных по специально разработанным алгоритмам, что упрощает структурирование данных.
Поиск файлов по определенным параметрам.
Автоматическое перенаправление уполномоченному лицу.
Создание списка по перемещениям и изменению документов, с фиксацией ответственных людей и времени.
Реализация напоминаний и уведомлений о необходимости произвести действия по той или иной задаче.

Применение электронного документооборота может дать как количественный, так и качественный эффект. В первом случае мы представляем сокращение временных затрат на создание и обработку всех бумаг, а также уменьшение затратной части на работу с классическими бумажными носителями. Во втором случае речь идет о сокращении количества ошибок.

Что такое автоматизация ЭДО

Фирма, которая не занимается вопросами по оптимизации бизнес-процессов, в современном мире не может рассчитывать на продолжительное существование. Развитие вычислительной техники открывает невероятные возможности для тех, кто желает вывести эффективность на другой уровень. Электронный документооборот включает в себя многие компоненты, которые позволяют реализовывать высокоэффективную автоматизированную обработку документации. Рационализация начинается с собирания воедино специального ПО «Клеверенс», почты или мессенджеров, локальной внутренней сети предприятия, а также доступа к интернету. Каждый элемент довольно прост сам по себе, но при грамотной настройке их совместного функционирования можно добиться потрясающего эффекта синергии.

Общие вопросы: что такое электронный документооборот и как он работает?

Что такое электронный документооборот и зачем он нужен в организации

Как становится ясно из названия, ЭДО (электронный документооборот) — это применение документов в электронном виде без заполнения бумажных носителей. Передача данных осуществляется через особое программное обеспечение, а все образцы и формуляры заполняются на компьютере. Цель ЭДО в том, чтобы обеспечить повышение скорости работы организации в целом, и бухгалтера в частности, удобства ведения расчетов и конфиденциальности.

Сегодня лишь некоторые компании продолжают заполнять бумаги вручную, поскольку вся бухгалтерская первичка легко создается с помощью программ. Но для передачи документа контрагенту или другому сотруднику фирмы многие продолжают делать распечатку. Можно ли обойтись без этого и пересылать их файлами? Можно, но только если и у вас, и у ваших контрагентов организован электронный документооборот для обмена данными.

Принципы работы электронного документооборота и основные понятия

Создать электронный документооборот, не отказываясь от бумажного очень просто. ЭДО способен выполнять все те же функции, что и его аналог на бумаге. Он позволяет формировать, редактировать, регистрировать документы, отправлять их клиентам или партнёрам. Кроме того, он значительно упрощает сдачу отчётов в ФНС или другие контролирующие органы. Электронные документы подготавливаются в доступной электронной форме. Они должны быть пригодны для обработки различными системами. Чтобы такой документ имел юридическую силу, он подписывается электронной подписью.

Рассмотрим, как выглядит электронный документооборот при обмене документами между компаниями:

Сотрудник одной из компаний формирует документ, например заявление или официальное письмо.
Затем подписывает его электронной подписью и посылает через систему ЭДО адресату.
Работник компании-получателя прочитывает документ, а затем также проставляет свою электронную подпись.
Сразу после этого в первую организацию приходит уведомление, после которого можно действовать — отгружать товары, переводить оплату или совершать прочие действия, описанные в документе.

Вот как работает электронный документооборот. Созданный через ЭДО документ имеет ту же юридическую силу, что и бумажный. Главное, чтобы получатель оказался добросовестным и не вносил в него исправления. В этом случае сам документ окажется недействительным. Изменения документа легко проверяется ЭЦП.

Виды электронного документооборота

Можно выделить два основных вида ЭДО: внутренний (в пределах одной организации) и внешний (передача данных между компаниями и госучреждениями). Существует более детальная классификация по типам документов. Это:

кадровый ЭДО;
управленческий;
складской;
бухгалтерский;
архивный и т. д.

Многие крупные сервисы поддерживают работу практически с любыми типами документов. Но чаще всего принципы электронного документооборота применяют для первичной бухгалтерской документации или формирования счетов-фактур. Простым примером ЭДО можно считать электронную почту. Она также обеспечивает быструю передачу данных, но эффективна лишь в случае, если обе стороны согласовали обмен данными. Но почта является небезопасным каналом для передачи серьёзных документов. А некоторые государственные службы просто отказываются принимать документы, присланные через обычный имейл.

Основы электронного документооборота

Чтобы избежать неприятностей и безопасно обмениваться важными документами, такими как договоры, нужно работать через системы операторов. Операторы ЭДО — это организации, обладающие необходимым программным комплексом для обмена информацией. Как открытой, так и строго конфиденциальной. По сути, это сервисы с защищенными каналами связи с особым шифрованием. В нашей стране несколько подобных сервисов, примерно одинаковых по цене услуг, скорости передачи данных, надёжности и безопасности. Незначительные отличия могут быть в следующем:

скорость работы технической поддержки клиентов;
готовность оказывать помощь в подключении контрагентов;
дополнительные возможности интеграции;
наличие консультантов, готовых помочь клиентам с внедрением в работу ЭДО.

На эти моменты нужно обратить внимание при выборе посредника для внедрения в своей организации ЭДО. Кроме обмена документами, оператор обеспечивает клиентам полноценный сервис:

уведомляет ФНС о том, что организация клиента присоединилась к электронной системе;
гарантирует конфиденциальность, используя для обмена только каналы с высокой степенью защиты;
следит за регламентами, соблюдает требования законодательства;
делает проверку подлинности электронных подписей.

Как перейти на электронный документооборот

Первым делом нужно подключиться к оператору ЭДО. Например — воспользуйтесь готовым продуктом «Астрал Докс / 1С-ЭДО». Сотрудники «Астрал» помогут организовать работу ЭДО и ответят на вопросы.

Купите сертификат электронной подписи и получите ключ шифрования. Если сертификат уже есть, — зарегистрируйте электронную подпись в системе.

После этого проинформируйте своих контрагентов о том, что теперь вы работаете по ЭДО и укажите с каким оператором.

Плюсы и минусы электронного документооборота (ЭДО)

Переход на новый формат даёт организации ряд безусловных преимуществ, таких как снижение трат на бумагу, оргтехнику, расходные материалы к принтерам и т. д. Также важна экономия времени, поскольку любой документ можно найти в системе, получить или отправить практически мгновенно. Существенно снижается срок создания, согласования, утверждения документации. Не только в соседний офис, а в любой город или регион. Соответственно, повышается эффективность работы сотрудников. При этом пересылаемые данные защищены от несанкционированного доступа. Важным плюсом является отсутствие надобности хранить гигантский бумажный архив.

Отрицательных сторон у нового формата не слишком много. К ним относится риск утраты данных при сбоях программ, неполадках на сервисе или хакерских атаках. А если у организации много партнеров, то есть вероятность, что не все из них уже перешли на ЭДО. В этом случае документооборот компании будет смешанным — электронно-бумажным, что усложнит рабочий процесс. Стоит упомянуть и человеческий фактор, ведь многие сотрудники привыкли к традиционному порядку работы и неохотно согласятся на его изменения. Им придётся объяснить, что переход на ЭДО сделает их работу более слаженной, оперативной и удобной.

Стоить напомнить, что решение о переходе на обмен электронными данными в онлайне организация принимает добровольно. А вот сдача в таком формате отчетности в налоговую службу стала обязательной для многих предпринимателей. Специалисты компании «Астрал» готовы помочь вам организовать документооборот в вашей организации, облегчающий работу сотрудников и отвечающий всем требованиям законодательства.

При подготовке материала использовались источники:
https://www.directum.ru/company/news-analytics/what-is-an-electronic-document-management-system
https://www.cleverence.ru/articles/bukhgalteriya/chto-takoe-elektronnyy-dokumentooborot-v-organizatsii-rasshifrovka-ponyatiya-edo-opredelenie-praviln/
https://astral.ru/info/elektronnyy-dokumentooborot/obshchie-voprosy-chto-takoe-edo-i-kak-on-rabotaet/

Программа сэд что это такое простыми словами