СЭД TESSA

Электронный архив документов. Система электронного документооборота оптимизирована для работы с большими объемами данных: десятки миллионов карточек документов с прикрепленными скан-образами, несколько тысяч одновременно подключенных пользователей, при этом, быстрые навигация и поиск – задача не вызывающая трудностей для TESSA.

ИСПОЛЬЗУЙТЕ ГАДЖЕТЫ

TESSA предоставляет возможности пользователям участвовать в процессе согласования документов при помощи любого почтового клиента без прямого доступа к серверу приложений Tessa. Решение не требует установки дополнительных компонентов на компьютер (ноутбук, КПК, смартфон) пользователя.

ВЗАИМОДЕЙСТВУЙТЕ

Корпоративный документооборот программа для работы канцелярии: регистрация входящей и исходящей корреспонденции, сканирование документов и доведение до исполнителей в электронном виде;
Контроль исполнительской дисциплины;
Процессы согласования договоров, исходящих писем, платежей;
Организация тендерных процедур;
Обработка заявок/служебных записок, жалоб и претензий;
Работа с протоколами совещаний коллегиальных органов;
Кадрово-хозяйственные процессы (прием на работу, увольнение, командировки и пр);
Автоматизация работы сервис-деска.

ИНТЕГРИРУЙТЕ

Возможность отображения объектов других систем (например, справочник контрагентов из 1С) без синхронизации и дублирования данных;
Возможность программирования расширений (платформа .Net Core) для любых внешних вызовов как на серверной стороне, так и на стороне клиента;
Возможность управления объектами TESSA извне посредством REST API.

Эти решения на платформе TESSA в высокой степени готовности. Они могут быть кастомизированы и применены на ваших проектах.

Эти решения вместе обеспечивают полностью безбумажный документооборот

Это решение для преимущественно для банковской сферы организует отправку исходящих бумажных писем. Решение использует web-сервис Почты России, позволяет автоматизировать массовую отправку писем и отслеживать получения бумажного письма непосредственно в карточке исходящего документа в системе электронного документооборота.

Решение для крупного девелопера недвижимости позволяет согласовывать и передавать от проектного бюро на стройку рабочую документацию. Это решение существенно снижает риск ошибок при строительстве тем, что у строителя по каждому объекту есть всегда актуальный комплект РД.

Система электронного документооборота TESSA позволяет подписать в электронном виде исполнительную документацию всеми учестниками процесса и передать актуальный комплект в надзорный орган.

Решение позволяющее хранить любую (техническую, коммерческую) документацию. Загружать файлы любого типа и размера без блокировки интерфейса. Интегрировать данные из разных систем в одной карточке.

Типовая конфигурация системы TESSA

Типовое решение представляет собой готовую базовую конфигурацию объектов, настроек и программных расширений на платформе TESSA. Все настройки и программные расширения типового решения доступны для просмотра и модификации.

Типовое решение включает в себя следующие основные функциональные блоки:

Электронная канцелярия (регистрация документов)
Работа с задачами (назначение и контроль исполнения)
Универсальный процесс согласования документов с графической визуализацией.

В рамках перечисленных функциональных блоков в типовой конфигурации настроены все необходимые компоненты системы: карточки, представления, нумераторы, поиски и отчеты. Для упрощенного управления компонентами типового решения настроены дополнительные элементы администрирования. Типовое решение может использоваться как в готовом виде, так и служить основой для других решений.

Регистрация документов

В типовой конфигурации настроены следующие возможности по регистрации документов.

Регистрация входящих документов

В системе настроена базовая карточка входящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр входящей документации.

Пример карточки входящего документа

Регистрация исходящих документов

В системе настроена базовая карточка исходящего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр исходящей документации. Предусмотрена связь входящего документа с ответным исходящим документом.

Пример карточки исходящего документа

Регистрация внутренних документов

В системе настроена базовая карточка внутреннего документа со сквозной нумерацией, представление и реестр внутренней документации.

Регистрация договоров

В системе настроена базовая карточка договора со сквозной нумерацией, представление и реестр договоров.

В типовом решении настроена возможность управления внешними документами в разрезе контрагентов. В объединенном представлении при выборе контрагента в связанных реестрах отображаются списки входящих, исходящих и договорных документов.

Для базовых карточек входящих, исходящих, внутренних документов и договоров настроена система поиска по комбинации различных параметров. Результат поиска всегда содержит подсказку по критериям поиска.

Пример вызова диалога поиска для входящих документов

Дополнительные атрибуты поиска могут быть легко настроены с помощью средств администрирования TESSA

Задачи

В части управления задачами и поручениями в типовой конфигурации настроены следующие возможности.

Создание задачи по любому виду документа

В карточке документа любого из перечисленных выше типов есть возможность создать одну или несколько задач.

Задачи создаются в контексте карточки какого-либо документа, однако задача — это отдельная карточка, к которой могут быть приложены дополнительные файлы и по которой можно смотреть историю исполнения.

Задача содержит следующие параметры:

исполнитель (сотрудник/роль)
срок выполнения
текст задания

Создание дочерних задач из родительской задачи

Исполнитель задачи имеет возможность создать одну или несколько подзадач/дочерних задач. Количество уровней задач не ограничивается.

Возможность отзыва подзадач при завершении родительской (возможность управляется настройкой)

При завершении задачи все незавершенные подзадачи могут быть автоматически отозваны.

Просмотр иерархии задач в карточке документа (функция доступна при наличии лицензии на графический визуализатор процессов)

Уведомление о назначении задачи приходит исполнителю по электронной почте, при этом в карточку документа с заданием можно попасть по ссылке из письма

Универсальный процесс согласования

В типовом решении настроен универсальный процесс согласования, который может быть применен к карточке любого из настроенных видов документа. Возможность использования согласования с типом того или иного документа определяется в карточке настроек процесса. Универсальный процесс согласования в типовом решении предоставляет следующие возможности:

Возможность создавать маршрут любой сложности при помощи смешивания различных этапов согласования

Универсальный процесс согласования обеспечивает возможность определения последовательности этапов согласования документа, при этом каждый этап может включать несколько согласующих сотрудников/ролей.

Пример настройки смешанного маршрута согласования договора

Параллельные и последовательные этапы согласования

Для этапов согласования в типовом решении определены следующие настройки

Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку по завершении этапа. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору вне зависимости от того был ли согласован документ на данном этапе или нет.
Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на последовательном этапе. При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только один из последовательно согласующих сотрудников вынесет отрицательное решение по согласованию документа.
Возможность возврата согласуемого документа на редактирование/доработку при несогласовании на параллельном этапе (после завершения этапа). При включении данной функции система вернет документ на доработку инициатору как только этап параллельного согласования будет завершен, при условии, что хотя бы один из параллельно согласующих сотрудников вынес отрицательное решение по согласованию документа.
Выдавать права согласующим на редактирование файлов — в процессе согласования сотрудники могут вносить правки в приложенные файлы.
Выдавать права согласующим на редактирование карточки — в процессе согласования сотрудники могут редактировать поля карточки.

Внутри каждого этапа согласование может выполняться как последовательно, так и параллельно. Сами этапы выполняются последовательно.

Согласующие имеют возможность согласовать/не согласовать документ с указанием комментария

Пример несогласования документа с комментарием

Согласующие могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласующий, которого они замещают.

Согласующие сотрудники могут создавать копию любого файла, приложенного к карточке согласуемого документа для внесения изменений. Данную функцию особенно удобно использовать для работы с файлами Microsoft Word.

Для документов формата Microsoft Word (*.docx) Инициатору предоставляется возможность автоматической консолидации различных версий документов с подсветкой замечаний различных согласующих разными цветами.

Выделение файлов для сравнения (для 2-х файлов)/консолидации (для 3-х и более файлов). Автоматическое объединение правок в MS Word.

Согласующие имеют возможность запрашивать комментарий у любого сотрудника

В рамках выполнения задания на согласование документа согласующий сотрудник может запросить любое количество комментариев у других сотрудников. Комментарии отображаются в задании согласующего в виде таблицы, в ней можно увидеть, ответил ли комментатор, а также текст ответа, что удобно использовать для большого количества комментариев.

Автору вопроса приходит уведомление на почту, когда дан комментарий. При ответе на вопрос автор вопроса получает уведомление по электронной почте, содержащее информацию о времени ответа, ссылку на карточку и текст данного комментария.

Комментатор имеет возможность дать свой комментарий и/или приложить файлы в карточке.

Комментаторы могут редактировать файлы, авторами которых они являются, а также файлы, авторами которых является согласант, которого они замещают.

Возможность редактирования маршрута во время работы согласования. По ходу процесса согласования система предоставляет возможность корректировки маршрута согласования в части незавершенных и не активных в данный момент этапов.

Настраиваемый доступ к данным и файлам карточки для согласующих сотрудников. С помощью карточки настроек доступа можно определить полномочия участников согласования в части доступа к полям и файлам карточки.

Возможность возврата на редактирование на этапе согласования.

Возможность отзыва документа в проект. Инициатор согласования (или другой сотрудник, при наличии определенных прав) имеет возможность отозвать документ с согласования. При этом все активные задания отзываются, а документ возвращается на редактирование Инициатору.

Возможность отмены документа. На этапе редактирования/доработки Инициатором есть возможность снять документ с согласования. Статус документа устанавливается в «отменен»

Возможность запуска согласования после отмены. Отмененный документ можно снова запустить на согласование

Настраиваемые права на создание карточки, запуск согласования, возврат на редактирование, отзыв согласования, отмену согласования — с возможностью использования контекстных ролей (напр. Инициатор, Руководитель Инициатора, Создатель карточки и т.п.)

Подробная история согласования документа в листе согласования, приложенном к карточке

В любой момент есть возможность посмотреть полную историю согласования документа — история формируется в виде html-файла, приложенного к карточке согласуемого документа.

В системе есть возможность настроить прямой или обратный порядок отображения этапов и циклов согласования.

Программа тесса что это

+7(495)104-47-44

Системная архитектура TESSA

СУБД на базе:

Сервер приложений:

Клиентские рабочие места

Безопасный протокол https
Возможность хранения вложенных файлов как в БД, так и в файловой структуре
Специальный сервис для серверных обработок и периодических задач
Максимально оптимизированная нагрузка на канал связи
Клиентскому приложению доступны все локальные ресурсы системы
Специальное приложение для доставки обновлений на клиентские компьютеры
Полнофункциональный web-клиент

Клиентские рабочие места

Доступ со стационарного компьютера или ноутбука с установленной ОС Windows
Максимальная скорость работы
Доступ ко всем локальным ресурсам компьютера
Доступны расширенные функции
Работа в локальной сети и через Интернет

Доступ ко всем основным функциям СЭД посредством современных веб-браузеров
Поддержка работы на всех современных ОС (в т.ч. IOS, Android, Windows)
Дизайн автоматически адаптируется под размер экрана мобильного устройства
Работа в локальной сети и через Интернет

Работа с заданиями через электронную почту
Поддержка работы офлайн

Интерфейс пользователя

Современный и элегантный интерфейс пользователя с элементами анимации
Настройка темы и фона рабочего места
Адаптация под широкоформатный экран монитора
Карточка документа интегрирована с заданием – все на одном экране

Основное окно СЭД TESSA

Карточка документа в СЭД TESSA

Диаграмма в СЭД TESSA

Отображение диаграмм в системе электронного документооборота

Доступные рабочие места и открытые объекты СЭД

Текущий пользователь

Управление страницами,
поиск

Основное представление

Вызов контекстного меню

Дерево доступных представлений

Вызов статического меню

Зависимые представления

Вкладки карточки

Область заданий

Область предварительного просмотра документов

Файлы с версиями и с разбивкой по категориям

Карточки открываются в виде вкладки

Область атрибутов карточки

Управление рабочими местами

Выбор рабочего места для открытия среди доступных

СЭД TESSA. Открытие нового рабочего места

Управление открытыми рабочими местами

СЭД TESSA. Закрытие рабочего места

Работа с файлами

Предпросмотр основных форматов файлов MS Office, PDF, txt, jpeg, gif, tiff, bmp и др.
Возможность взять на редактирование файл в web интерфейсе без выгрузки-загрузки на локальный диск
Виртуальные файлы (возможность динамического формирования файла в момент его открытия, например, лист согласования документа в формате html, возможность отображения файлов из других хранилищ, например ECM-систем)
Возможность работы в системе во время загрузки файла (для больших файлов и слабых каналов). При загрузке отображается прогресс-бар состояния загрузки, при этом работа с системой электронного документооборота не блокируется
Drag&drop файлов из проводника Windows и из MS Outlook
URL-ссылка на файл
Поддержка версий
Сравнение и объединение файлов MS Word
Типизация и группировка файлов в карточке

Хранение электронных документов в карточке. Категоризация и предпросмотр файлов

Хранение документов в электронной форме. Предпросмотр файлов. Система электронного документооборота TESSA

Контекстное меню. Открытие для редактирования

Открытие файлов в системе электронного документооборота TESSA

Сравнение 2-х версий файлов

Сравнение 2-х версий файлов в системе электронного документооборота TESSA

Объединение версий файла

Консолидация правок в СЭД TESSA

Как наилучшим образом организовать хранение электронных документов в СЭД. Советы.
Карточка — это одна смысловая единица. Например, — хозяйственная операция. Имеет смысл хранение электронных документов, относящиеся к одной хозяйственной операции, в одной карточке. Не имеет смысла раздельное хранение накладной, счета и счета-фактуры в разных карточках, если эти документы относятся к одной покупке материалов. По каналам ЭДО эти документы придут единым пакетом и согласовывать эту покупку вы будете целиком.
Сейчас актуально хранение документов в электронной форме даже для таких видов, как кадровые.

Возможности карточек

Универсальность карточки: любой объект решения в системе определяется карточкой

Справочник – множество карточек, в том числе с иерархической структурой
Для карточки может быть настроена структура данных и внешний вид
Поддержка множественных вкладок
Широкий набор элементов управления, в т. ч. таблицы и вложенные таблицы
Функция автозавершения после набора первых букв при заполнении полей
Различные настройки видимости и прав заполнения полей
К одной карточке может быть привязано много заданий для различных групп сотрудников
Взаимосвязи между карточками
Виртуальные карточки (динамически программно-формируемые карточки или части карточек, например, карточка контрагента с данными из внешней ИС)
Удаление карточек через корзину с возможностью восстановления

Возможности заданий

Настройка различных атрибутов задания с возможностью сохранения данных до завершения задания
Настройка различных вариантов завершения
Подмножества вариантов завершения задания
Атрибуты и файлы
Различные режимы отображения заданий: режим автора и режим исполнителя
Автоматическое скрытие области заданий при отсутствии видимых заданий для текущего пользователя
Возможность отложить задание до определенного момента с настраиваемым уведомлением на e-mail
Уведомления по событиям, связанным с заданиями

Возможности представлений

Гибкая настройка данных выводимых представлением
Структура максимально оптимизирована для работы с огромными наборами данных
Сортировка данных представления
Настройка поиска по представлению по различным атрибутам
Возможность организации подмножеств с различными вариантами раскрытия дерева представлений (например, задания: по типу, по состоянию, по сроку и т. п.)
Возможность отображения одновременно нескольких связанных представлений (например, входящие документы и ответные исходящие)
Экспорт данных представления
Возможность использования представлений для выбора данных функции автозавершения
Программные представления

Гибкая настройка данных выводимых представлением
Структура максимально оптимизирована для работы с огромными наборами данных
Сортировка данных представления
Настройка поиска по представлению по различным атрибутам
Возможность организации подмножеств с различными вариантами раскрытия дерева представлений (например, задания: по типу, по состоянию, по сроку и т. п.)
Возможность отображения одновременно нескольких связанных представлений (например, входящие документы и ответные исходящие)
Экспорт данных представления
Возможность использования представлений для выбора данных функции автозавершения
Программные представления

При подготовке материала использовались источники:
https://target-tech.ru/
https://mytessa.ru/system/typical-configuration/
https://target-tech.ru/sistemnaya-arhitektura