Рекрутинговое программное обеспечение

Хотите привлекать кандидатов на работу с помощью эффективного и результативного рекрутинга? Воспользуйтесь правильным программным обеспечением.

Что такое программное обеспечение для рекрутинга?

Программное обеспечение для рекрутинга — это общий термин, который может включать модуль для рекрутинга в HRM-системе, CRM-программу для рекрутинга, отдельную программу для рекрутинга ATS (Applicant Tracking System) или любой монофункциональный рекрутинговый инструмент (приложение). Все они имеют одну цель: помочь улучшить процесс привлечения кандидатов в компании путем автоматизации повторяющихся задач, функционального управления процессом и документацией, а также предоставления расширенной аналитики и отчетности.

Это зависит от потребностей компании и от того, какое программное обеспечение для рекрутинга она выбирает. Программное обеспечение для рекрутинга в малом бизнесе, безусловно, будет отличаться от программного обеспечения для крупных корпораций, поскольку их кадровые процессы также будут отличаться. В конце концов, корпоративные HR-отделы имеют совершенно другие планы действий и аналитические потребности.

Функции программного обеспечения для рекрутинга

Мы не хотим вдаваться в подробности о монофункциональных рекрутинговых инструментах или программном обеспечении типа CRM. Почему? Существует много простых инструментов, и различия между различными решениями часто едва заметны или вообще отсутствуют (за исключением, возможно, визуального оформления). Это, например, календари, приложения для сбора документов, виртуальные коммуникаторы для чатов и видеозвонков, системы автоматизации рассылки и т.д.

С другой стороны, CRM-программное обеспечение используется для того, чтобы персонализировать путь кандидата и убедить его подать свое резюме в нашу компанию. Оно поддерживает процессы «вокруг» рекрутинга, такие как

• брендинг работодателя
• создание контента для соискателей
• оптимизация коммуникации с кандидатами, которые активно ищут работу, и пассивными кандидатами (включая улучшение страницы «Карьера» и активности в социальных сетях).

Мы сосредоточимся только на программном обеспечении для рекрутинга, которое поддерживает деятельность рекрутеров от этапа подачи заявки кандидатом, через отбор, до предложения трудоустройства, то есть на системе ATS.

Система отслеживания кандидатов, также известная как система управления подбором персонала или рекрутинговая платформа, может быть отдельным решением или частью HRM-системы. Ее основными функциями являются:

• размещение и управление объявлениями о найме на карьерных страницах, порталах по трудоустройству и рекрутинговых платформах
• отслеживание статуса заявок на работу и резюме — определение того, какие кандидаты подали заявки на какие должности и на каком этапе процесса они сейчас находятся
• планирование коммуникаций с кандидатами — отправка корреспонденции с использованием шаблонов сообщений, автоматических напоминаний, планирование встреч;
• парсинг резюме — анализ поступающих заявок, группировка их в базе данных для просмотра с помощью различных фильтров;
• аналитика и отчетность, которые позволяют постоянно контролировать различные показатели эффективности процесса, такие как стоимость одного найма, время найма, затраты на оборот и т.д.

Как работает рекрутинговая программа?

Работа рекрутинговой программы базируется на автоматизации задач, которые возникают на последовательных этапах процесса.

• Мы используем шаблоны для создания описания вакансии или планирования схемы электронной переписки с кандидатом.
• Создаем визуализацию этапов рекрутинга — популярным решением является использование канбан-доски.
• Для эффективного подбора кандидатов используем интеграцию системы с джоб-сайтами или агентствами по трудоустройству.
• Мы собираем заявки кандидатов в базе данных — мы можем анализировать их, фильтровать, тегировать, добавлять примечания и тому подобное.
• Используем скрининговые тесты для отбора нужных талантов.
• Проводим опросы для получения обратной связи и определения удовлетворенности кандидатов процессом рекрутинга (Candidate Experience).
• Эффективно общаемся с кандидатами, также полностью контролируем корреспонденцию.
• Мы управляем персональными данными в соответствии с законодательством (включая GDPR).
• Создаем отчеты и анализируем заранее выбранные KPI.

Сегодня редко можно встретить ATS, которые не работают в облачной среде. Программное обеспечение без подключения к интернету может хорошо работать только при определенных обстоятельствах. Доступ к системе многих пользователей гарантирует сотрудничество между HR-специалистами и руководителями других подразделений. Менеджеры, которые сообщают о необходимости найма новых людей, могут самостоятельно отслеживать процесс рекрутинга в системе и совместно принимать решения о шагах на следующих этапах процесса.

Какие основные преимущества использования рекрутингового программного обеспечения?

Теперь давайте подытожим, что может получить компания, используя рекрутинговое программное обеспечение. Выше мы уже упоминали несколько преимуществ.

• Самым важным из них будет автоматизация повторяющихся задач и экономия времени и денег (в том числе на оплату труда рекрутеров).
• Весь рекрутинг можно координировать из одного места, что облегчает отслеживание его прогресса и планирование следующих шагов — даже если в нем участвуют несколько рекрутеров.
• Программное обеспечение повышает эффективность работы рекрутеров — использование алгоритмов системы (ИИ) помогает отбирать людей, которые соответствуют определенному профилю компетенций.
• Анализируя резюме и используя фильтры, можно быстрее сузить круг кандидатов и сократить продолжительность процесса рекрутинга, что очень важно, если в процесс вовлекается много людей.
• Рекрутеры могут эффективнее общаться с кандидатами, используя шаблоны и схемы переписки. Это улучшает качество рекрутинга, повышает положительные ощущения кандидатов (Candidate Experience) и помогает формировать имидж работодателя (Employer Branding).
• Использование ATS и ее аналитических инструментов позволяет усовершенствовать процесс рекрутинга на основе полученных данных.
• Использование программного обеспечения гарантирует, что весь процесс будет соответствовать законодательству — все, что вам нужно сделать, это правильно настроить пункты политики конфиденциальности, GDPR и т.д.

Когда мы говорим о рекрутинге, мы обычно думаем об оцифрованном процессе — с объявлениями о работе в Интернете, резюме, поступающими по электронной почте или через онлайн-формы, и цифровой перепиской. Однако многие компании все еще принимают традиционные резюме, и что тогда? Как совместить классический документ с современным программным обеспечением? Просто оцифруйте резюме и добавьте его в систему с соответствующим расширением файла. Опять же, больше экономии времени и большая эффективность для рекрутера.

Как программное обеспечение для рекрутинга изменит роль рекрутера?

Использование программного обеспечения в работе уже никого не удивляет. В конце концов, мы все хотим сэкономить время. Так почему бы не отдать скучные и повторяющиеся задачи алгоритмам? Даже монофункциональное приложение, такое как календарь, может повысить нашу эффективность.

Мультипостинг, управление объявлениями, проверка того, какой кандидат на каком этапе, поиск в стопке резюме в надежде, что там скрывается кандидат вашей мечты, рукописные заметки на желтых карточках, прикрепленных к каждой заявке, — все это осталось в прошлом! Если рекрутер использует программное обеспечение для рекрутинга — либо ATS, либо CRM-систему (или обе!) — он выигрывает время, которое может использовать для лучшего знакомства с кандидатами. Он может больше сосредоточиться на людях, а не на самом процессе.

Интересно, может ли программное обеспечение полностью заменить рекрутера? Алгоритмы искусственного интеллекта могут оценивать такие вещи, как компетенции, знания и опыт. На основе расчетов он может подобрать лучших кандидатов. Однако только рекрутер может оценить их мягкие навыки и построить отношения с кандидатом — ни одна система пока не может этого сделать.

Итог

Программное обеспечение для рекрутинга выполняет задачи, которые отнимают время рекрутеров. Оно позволяет им быстрее отбирать подходящих кандидатов, управлять несколькими задачами и сосредоточиться на непосредственном контакте с кандидатом. Эффективность рекрутинга растет, а его стоимость снижается — чего еще можно желать? Проанализируйте потребности вашей компании, выберите программное обеспечение, которое обеспечит вам наибольшие преимущества, и наслаждайтесь результатами более успешного рекрутинга.

Забронируйте демо бесплатно

Узнайте, как PeopleForce может помочь вашей компании.

Рекрутинг

Рекрутинг — это процесс выявления, привлечения, отбора, собеседования, найма и адаптации кандидатов в компанию. Рекрутинг включает в себя более широкий спектр действий, чем процесс найма и привлечения талантов, и требует от специалиста понимания кадровых потребностей организации, сложных навыков, необходимых для различных должностей, а также понимания рабочего процесса и рабочей среды компании.

Система подбора персонала в любой организации зависит от ряда факторов, включая:

• размер компании
• отрасль, в которой она работает
• темпы роста компании
• тип занятости и наличие вакансий
• зарплату и льготы
• условия работы (в офисе, удаленно или гибридно).

Каковы этапы процесса подбора персонала?

Понять, кто нужен компании

Рекрутеры должны составить список потребностей компании или отдельного отдела, прежде чем размещать объявления о вакансиях.

Составить описание вакансии

Написание хорошего описания вакансии является жизненно важным элементом в разработке эффективной стратегии найма. Как только вы поймете потребности компании и отдела, вам следует определить (или перераспределить) обязанности и ответственность данной роли и записать их.

Создать план набора персонала

Определите, кто будет рассматривать резюме, назначать собеседования и отбирать подходящего кандидата, а также подумайте, кого из ваших коллег привлечь к собеседованию с потенциальным сотрудником.

На этом этапе целесообразно использовать любые инструменты, которые помогут вам сэкономить время в процессе отбора. Попробуйте использовать расширения для браузеров, которые считывают информацию о кандидатах из резюме и поисковых сайтов и переносят ее в базу данных вашей компании. Вы также можете использовать социальные сети.

У сильных кандидатов всегда есть несколько запасных вариантов, и если вы не будете общаться с ними своевременно, они, скорее всего, выберут другую компанию, поэтому действуйте быстро.

Составить график и провеести собеседования

Поговорив с несколькими кандидатами, сузьте круг поиска и составьте короткий список для интервью. Проведите собеседования и либо выберите кандидата, либо назначьте дополнительные собеседования.

Предоставить предложение о работе

Более 90% кандидатов на этапе принятия предложения могут выбирать между двумя вариантами.

Поймите, что онбординг требует времени, и вы хотите максимально удержать сотрудников, поэтому как работодатель вы должны использовать долгосрочную перспективу для достижения успеха.

Методы рекрутинга

Компании часто применяют уникальную, по их мнению, систему подбора персонала, но большинство процессов, используемых сегодня в бизнесе, подпадают под 10 категорий. К ним относятся:

1. Прямая реклама. Размещение вакансий на карьерных сайтах, сайтах по поиску работы, в социальных сетях и других платформах по поиску работы.
2. Базы данных. Проверка собственных баз данных кандидатов на соответствие текущим запросам, выбор из ранее сохраненных кандидатов.
3. Реферальная программа. Сочетание внешнего и внутреннего рекрутинга, процесс приглашения кандидатов, знакомых сотрудникам. Это особенно полезно для позиций, основанных на многообразии.
4. Повторный найм. Наем бывших сотрудников может быть успешным, поскольку вы точно знаете возможности и потребности кандидата.
5. Повышения и переводы. Один из лучших способов вырастить успешных сотрудников и лидеров в коллективе — дать им возможность развиваться внутри компании.
6. Биржи труда. Это хороший вариант, если вы ограничены условиями найма и бюджетом.
7. Рекрутинговые агентства. Если срочность является проблемой или вакансия имеет узкую нишу, вы можете воспользоваться услугами агентства по поиску квалифицированных кандидатов в определенной отрасли.
8. Поиск в профессиональных группах. Сюда также относятся сообщества, сетевые группы в интернете и т.д.
9. Стажировки и обучение. Особенно актуально, если вам нужен сотрудник начального уровня, которого вы обучите всему необходимому. Человек, прошедший у вас комфортную стажировку, также может стать амбассадором компании.
10. Рекрутинговые мероприятия. Сюда входит все, что угодно, от выставок по поиску работы до профессиональных конференций.

В чем разница между рекрутингом, наймом и сорсингом?

Рекрутинг, найм и сорсинг — это части одной экосистемы, но можно сказать, что под рекрутингом понимается весь процесс, начиная с размещения первого объявления о вакансии и заканчивая процессом адаптации.

Процесс найма — это метод, с помощью которого компания определяет окончательных кандидатов на конкретную вакансию, а затем проходит процесс выбора одного из них для заполнения вакансии.

Сорсинг (поиск) — это процесс активного поиска и определения кандидатов, которых вы хотите пригласить на собеседование на вашу вакансию. Это первый этап всего процесса подбора персонала, который предшествует процессу найма.

Почему процесс рекрутинга важен?

Хорошо организованный процесс подбора персонала не просто привлечет к вам новых сотрудников, но и вдохновит их на лояльность и вовлеченность, а также обеспечит качественный опыт адаптации и повысит доверие к команде вашей компании в целом. Это не игра в цифры, вы охотитесь за качеством, а не количеством кандидатов и их разнообразием.

Именно поэтому подбор талантов — это не просто поиск квалифицированных кандидатов по резюме, а гораздо более широкий и сложный процесс, которым необходимо заниматься с самого начала жизни компании, чтобы найти и развить лояльных бизнесу сотрудников.

Чтобы создать систему подбора персонала, которая позволит достичь этого в максимально возможной степени, важно консультироваться с экспертами, в какой бы отрасли вы ни работали. Именно поэтому PeopleForce всегда готов помочь компаниям создать свою собственную систему. Если вы хотите узнать больше, свяжитесь с нами.

Забронируйте демо бесплатно

Узнайте, как PeopleForce может помочь вашей компании.

Хроники рекрутинга: как устроен подбор сотрудников в крупные компании

Привет! С вами Hays, и сегодня мы делимся экспертизой в непосредственно касающейся нас области.

Кто такие и зачем нужны рекрутинговые агентства? Почему рекрутер — верный союзник соискателя? Чем важен этап собеседования с рекрутером? Разбираемся!

Зачем вообще компаниям нужны рекрутинговые агентства?

Действительно, ведь у большинства из них есть собственные HR’ы — не зря же им платят зарплату. На самом деле причины, конечно, есть.

Причем вполне очевидные — агентства занимаются исключительно поиском сотрудников. Значит, они обладают большим опытом и практическими знаниями, а сам процесс поиска персонала происходит оперативнее.

А еще у агентств более широкие базы кандидатов, которые постоянно обновляются, и налаженный нетворкинг. Например, в сфере IT работу очень часто находят по знакомствам, а хорошего разработчика вообще переманивают из офиса в офис — ему даже не нужно корпеть над резюме.

Еще иногда бывают ситуации, когда компаниям необходимо найти кандидата на абсолютно новую должность — делать это своими силами будет тяжело, да и вообще не ясно как подступить к этому вопросу. Или еще распространенный кейс — вакансию требуется закрыть «сегодня до полудня» — и вряд ли публикация на сайте по поиску работы поможет эту проблему решить.

Тут на помощь и приходят рекрутинговые агентства — удобный посредник, который возьмет на себя всю сложную часть работы. И кандидатов опросит, и информацию необходимую им даст.

А зачем они нужны соискателям?

Тоже в качестве посредника. Во время интервью с рекрутером можно выяснить дополнительные подробности о вакансии — специфику конкретного проекта или рабочих процессов в компании, информацию о внутренней культуре, формате работы, etc. И понять, а надо ли оно вообще.

Если окажется, что не надо, рекрутер все равно запомнит самого кандидата, его интересы, пожелания и стремления, добавит в базу — и в самый неожиданный момент предложит ему другой подходящий вариант или интересный проект.

Если же окажется, что по самым базовым критериям кандидат и работодатель мэтчатся, в зависимости от вакансии рекрутер может задать уточняющие вопросы — про скиллы и навыки, которые требуют более подробного обсуждения или которые недостаточно хорошо освещены в резюме.

В этом, кстати, еще одна польза рекрутера для кандидата — он поможет дооформить резюме, укажет на слабые места. И даст полезную информацию о дальнейших этапах отбора — тестовом задании, собеседовании в самой компании и обо всех остальных уровнях, которые нужно пройти до «битвы с финальным боссом».

А теперь конкретика

● Дизайнер (тот, который ux\ui)

У этой роли много особенностей. Главная — в том, что никакое резюме не расскажет о дизайнере лучше, чем его портфолио. В нем должны быть примеры работ и кейсов, визуал и структурированная подача. Именно по портфолио рекрутеры или HR будут оценивать hard skills кандидата (ну и зададут несколько доп. вопросов — про владение ПО, проекты, кросплатформенность и т. д.).

На интервью же спросят про опыт дизайна под конкретные платформы или для конкретного рынка. Плюс интервью поможет оценить навыки кандидата в плане работы над проектами — часто наиболее актуальные кейсы не могут быть представлены в портфолио из-за NDA. И только диалог даст дизайнеру раскрыться, а рекрутеру — не упустить талантливого человека.

Спрашивают про зону ответственности дизайнера, про то, что ему удалось улучшить, про опыт взаимодействия с командами. А еще более персональные вопросы — про то, как человек попал в профессию, и про то, что его вдохновляет.

Среди soft skills обычно выделяют: умение работать в команде, любопытство, эмпатию, гибкость, критическое мышление, умение вести переговоры.

Если все прошло хорошо, то есть у кандидата и вакансии образовалась взаимная симпатия, дизайнер переходит к следующим этапам отбора. Рекрутер может с ними помочь — обычно у него есть инсайты, какие задания будут на тестовом и какие кейсы дадут на собеседовании непосредственно в компании.

На разные должности, проекты и в разных компаниях этапы могут отличаться, но в основном выглядят так:

• тестовое задание (может быть достаточно простым, чисто для проверки необходимых навыков, а может отнять у кандидата пару-тройку вечеров: се ля ви),
• интервью с нанимающим менеджером и HR,
• интервью с продуктовой командой,
• [ура!] оффер.

Что-то может пойти не так на каждой стадии — тестовое может оказаться неадекватно сложным, кандидат может не сойтись во взглядах с будущей командой или дать слишком неожиданное решение для кейса. И тогда рекрутер с большой вероятностью даст соискателю новое предложение, а компании найдет более подходящего кандидата — чтобы все остались довольны.

● Project manager

У нас про них, кстати, есть целая статья.

По сути, процесс примерно тот же, что и для дизайнера. Только смотрят не на портфолио, а на кейсы. Узнают подробнее про опыт кандидата — опыт работы с командами, их состав и число, опыт взаимодействия внутри компании и вне нее, навыки настройки процессов. Часто добавляются вопросы по hard skills от нанимающего менеджера (владение определенными методологиями, опыт их изучения). Иногда сразу выдается тестовое задание.

Поскольку понимание роли PM достаточно размыто и разные компании хотят разного, рекрутер конкретизирует область ответственности кандидата. Смотрит на то, какие задачи перед ним стояли, какой функционал он выполнял, по каким метрикам оценивались результаты.

Среди soft skills помимо коммуникабельности, открытости и проактивности смотрят на навыки презентации — это важно, чтобы отчитываться о проделанной командой работе или отстаивать свои идеи.

В целом этапы от собеседования с рекрутером до оффера обычно выглядят так:

• встреча с нанимающим менеджером (от менеджера более крупного проекта до CEO компании),
• тестовое задание (не всегда является обязательным),
• встреча с представителями команды (чтобы оценить совместимость в подходе к работе и взглядах),
• (реже) встреча с HR компании,
• оффер.

Рекрутер может на интервью подробнее рассказать о том, под какие задачи компания ищет PM. Это поможет кандидату подготовиться к встрече с работодателем — правильно расставить акценты в своем рассказе и заранее вспомнить релевантные примеры из опыта.

● Аналитик данных

Здесь основной критерий для первичного отбора — стек, который использует кандидат для аналитики данных. Также смотрят на знание той индустрии, в которой работает компания, или специфики работы с определенными данными.

Hard skills обычно проверяют при помощи технического задания, но на интервью все равно обсудят те технологии, инструменты и методологии, с которыми работает кандидат. Спросят, где соискатель учился и как сам оценивает свои навыки.

Важные soft skills: структурное мышление, развитые навыки коммуникации, навыки презентации и тайм-менеджмента. Ничего удивительного.

Этапы отбора также выглядят уже привычным образом:

• тестовое задание,
• встреча с руководителем или членом команды (техническое интервью — на нем обсудят результаты тестового задания и зададут дополнительные вопросы; еще часто дают задачи на логику без правильного ответа — чтобы проверить, как кандидат мыслит),
• встреча с руководителем, заказчиком или командой (уже для обсуждения нюансов будущей работы),
• оффер.

При подготовке материала использовались источники:
https://peopleforce.io/ru/hr-glossary/recruiting-software
https://peopleforce.io/ru/hr-glossary/recruitment
https://habr.com/ru/companies/Get_experts/articles/560446/