ТОП-5 лучших систем электронного документооборота

Система электронного документооборота (СЭД) – передовой стандарт, обязательная часть IT-инфраструктуры современного предприятия. Такое решение повышает эффективность деятельности любой организации – коммерческой, промышленной, наконец, государственной. Благодаря СЭД быстро, удобно, корректно, с минимальным количеством ошибок решаются задачи внутреннего и внешнего управления. Это взаимодействие и с межведомственными подразделениями, и с вышестоящими инстанциями, и с поставщиками, и с ЦА.

3.1K открытий

Итак, что собой представляет система электронного документооборота? Это совокупность программных решений, что позволяют пользователю создавать, редактировать, разграничивать права доступа и распространять документы, сохраняя возможность контролировать эти документы на уровне организации.

Любая СЭД должна обладать как минимум следующими свойствами:

1. Совместима со всеми форматами документов, чтобы легко оформлять, редактировать, согласовывать, получать и отправлять, контролировать выполнение.
2. Грамотное распределение потоков. Это необходимо для решения таких задач как определение маршрутов внутри компании, разграничения доступа и прочего.
3. Создание архива. Хранение и быстрый, удобный поиск.

Пройдемся по общим преимуществам:

1. Ускорение работы с документами. Никаких почт и длительных пересылок. Пара кликов, и документ получен филиалом в другом городе.
2. Контроль. В любой момент можно узнать, где находится та или иная бумага, кто ее создавал, кто редактировал, когда и т.п. В случае необходимости документ можно восстановить.
3. Поддержка разных версий, сохраняющихся при редактировании.
4. Быстрый поиск по ключевым словам.
5. Автоматическое упорядочивание – нет повторов, ведь у каждого документа есть свой индивидуальный номер.
6. Удаленный доступ.
7. Возможность планировать отправку, задавая сроки.

Я внедрял более 10 разных систем, эксплуатировал – еще больше, и, опираясь на свой опыт, предлагаю пять, на мой взгляд, самых достойных вариантов. Разумеется, выбор стоит основывать на том, в чем именно нуждается ваш проект.

Подключение СЭДО с СФР

С 2022 года введена система проактивной выплаты пособий. Взаимодействие работодателей с ФСС теперь строится через систему электронного документооборота (СЭДО). Рассмотрим, обязательно ли подключать СЭДО, как это сделать и какие проблемы при обмере через СЭДО могут проявиться.

• Обязательно ли подключать СЭДО
• Где подключить СЭДО в ЗУП 3.1
• Установка сертификатов для обмена с ФСС через СЭДО
• Проблемы при обмене через СЭДО

Обязательно ли подключать СЭДО

Обязательно ли подключать СЭДО

После введения системы проактивных выплат применение СЭДО становится обязательным для работодателей.

Обязательность применения СЭДО зафиксирована в п. 3 Постановления Правительства N 2010 от 23.11.2021:

«Информационное взаимодействие страхователей и страховщика в электронном виде осуществляется с использованием системы электронного документооборота страховщика»

Взаимодействие между работодателями и Фондом по вопросам работы с ЭЛН и по назначению пособий отныне будет осуществляться только через СЭДО.

До 30.06.2022 г. предусмотрен переходный период – сведения о пособиях можно передавать в ФСС привычными нам Реестрами прямых выплат ФСС ( Отчетность, справки – Передача в ФСС сведений о пособиях ). Начиная с 01.07.2022 г. предполагается, что обмен информацией с Фондом будет происходить только с помощью СЭДО-документов.

Где подключить СЭДО в ЗУП 3.1

Подключить обмен через СЭДО в ЗУП 3.1 можно в настройках Организации ( Настройка – Организации или Реквизиты организации ). Для этого на вкладке ЭДО нужно перейти по ссылке Не используется для раздела Электронный документооборот с ФСС и в открывшемся окне установить флажок Использовать электронный документооборот с ФСС .

Если база ЗУП 3.1 подключена к сервису 1С-Отчетность, то дополнительных действий выполнять не потребуется. Все сертификаты подписи, необходимый для обмена с Фондом, пропишутся автоматически. В противном случае потребуется установить сертификаты ФСС вручную.

Установка сертификатов ФСС, если база ЗУП 3.1 не подключена к 1С-Отчетности

Если 1С-Отчетность в программе не подключена, потребуется установить и вручную прописать в программе сертификаты подписи:

• Самоучитель по 1С Бухгалтерии 8.3;
• Самоучитель по 1С ЗУП 8.3.

• Сертификат страхователя – это индивидуальный сертификат подписи для организации. Его можно скачать в сторонней программе сдаче отчетности, которой пользуется организация.
• Сертификаты ФСС можно скачать на сайте ФСС.

Подробнее, как настроить обмен с ФСС без подключения к 1С-Отчетности через сертификаты ФСС – смотрите в статье Сертификаты ФСС для 1С.

• Если сертификат страхователя выпущен до 01.10.2021, потребуется обратиться в ФНС для получения квалифицированной электронной подписи
• При работе в обычном приложении (НЕ управляемые формы) если используется сертификат не авторизованного УЦ – СЭДО не будет работать полноценно. Варианты решения:
  • Работать в режиме управляемого приложения
  • Получить сертификат авторизованного УЦ
  • Подключить 1С-Отчетность

  Проблемы при обмене через СЭДО

  При обмене через СЭДО могут возникать проблемы:

  • Если обмен с помощью СЭДО настроен в нескольких программах, сообщения будут поступать только 1 раз – туда, откуда запрос на получение сообщений от ФСС поступил раньше. Например, если сообщения были загружены в стороннюю программу сдачи отчетности, они автоматически уже не загрузятся в ЗУП 3.1. Эту проблему можно обойти, если принудительно загрузить в ЗУП 3.1 все сообщения ФСС за период – Как получить сообщения СЭДО, если они были загружены ранее в другую программу?
  • Пользователи сообщали, что филиалы с правом самостоятельной сдачи отчетности могут получать документы СЭДО по «голове» и наоборот.
  • На текущий момент нет возможности выгрузки и загрузки документов по СЭДО через файл. Этот функционал планируется разработчиками, но пока не реализован. Поэтому если используете обмен через СЭДО только в сторонних программах, загрузить / выгрузить документы СЭДО из ЗУП 3.1 не получится.

  См. также:

  • Проактивная выплата пособий ФСС с 2022 года)
  • СЭДО с ФСС (1С ЗУП 3.1.14.97)

  Подписывайтесь на наши YouTube и Telegram чтобы не пропустить
  важные изменения 1С и законодательства

  

  Помогла статья?

  Получите еще секретный бонус и полный доступ к справочной системе БухЭксперт8 на 14 дней бесплатно

  Похожие публикации

  1. СЭДО ФСС с 2022 года (ЗУП 3.1.18.336/3.1.20.96)С 01.01.2022 г. информационное взаимодействие организаций и ФСС в электронном виде.
  2. Ошибка ЗУП 3.1 в сведениях для ФСС по иностранцам (исправлена).
  3. Почему в ответе запрос ФСС для отпуска по БиР заполняются реквизиты приказа на отпуск по уходу?.
  4. Досрочный выход на полный день не лишит пособия по уходу — планы на 2024Источник: законопроект (ID 139338) Информация для: работодателей и работников Минтруд.

  Оцените публикацию

  (14 оценок, среднее: 4,57 из 5)

  Публикацию можно обсудить в комментариях ниже.
  Обратите внимание!
  В комментариях наши эксперты не отвечают на вопросы по программам 1С и законодательству.
  Задать вопрос нашим специалистам можно в Личном кабинете

  Обсуждение (4)

  fliuramid Подписчик БухЭксперт8 :

  Здравствуйте. Спасибо за публикацию. С помощью ваших разъяснений без проблем загрузили сертификаты для СЭДО сторонних сторонних программ. Загрузка входящих запросов ФСС и ответы на них проходят без проблем. (Оценку под публикацией поставила нечаянно, хотела поставить 5)

  Что такое система электронного документооборота (СЭД)?

  Главный источник информации в любой организации — это документы, которые создаются и существуют в рамках бизнес-процессов. Контент появляется на разных стадиях работы: в начале (согласование договора, заявления на отпуск) или в конце (выдача справки, подготовка маркетингового материала). Если рутинные операции отнимают значительную часть времени, а найти ответственного и определить стадию выполнения процесса — целый квест, то это верные сигналы к внедрению системы электронного документооборота (СЭД).

  Система электронного документооборота — это программное обеспечение для работы с электронными документами на всех стадиях их жизненного цикла: создание, редактирование, хранение. Современные системы поддерживают возможности маршрутизации документов и, конечно, такие базовые функции, как поиск, классификация и т.п. Документы и бизнес-процессы неразрывны, поэтому современные системы автоматизации должны включать набор инструментов для работы как в поле процессов, так и в поле информации.

  Чем СЭД отличается от ECM-системы?

  У российского рынка систем электронного документооборота есть ярко выраженная особенность — слияние понятий СЭД и ECM. Если используется формулировка «система электронного документооборота в организации», не исключено, что в это понятие вкладывается функциональность ECM-системы. На самом деле возможности ECM шире.

  Основной элемент в работе СЭД — это документ, который в системе имеет две обязательные составляющие: информационную и реквизитную. В СЭД выполняются функции учета, регистрации и контроля над организационно-распорядительной деятельностью. По мере развития в системах электронного документооборота появлялись отдельные функции для работы с договорами, счетами, обращениями и пр.

  Перечисленный спектр возможностей есть и в ECM, но глобальная цель при этом другая — этот класс систем позволяет сформировать единое информационное пространство компании. Если СЭД работает только со структурированными документами, то ECM — со всем корпоративным контентом (документы, медиафайлы, записи справочников, письма и т.д.). Более того, появляются полноценный механизм workflow и функция управления бизнес-процессами, возможности совместного редактирования документов и полноценное управление доступом к данным.

  Современные системы электронного документооборота на российском рынке фактически являются ECM-системами, просто термин СЭД более привычен.

  Преимущества использования системы электронного документооборота в организации

  Как понять, что процессы в компании не эффективны? Очевидными маркерами являются большое количество просроченных задач, длительное согласование документов и частые случаи их утери, высокая загруженность руководства. Что меняется с использованием СЭД:

  • сокращаются трудозатраты: оптимизируется работа с контентом, это ускоряет все бизнес-процессы компании;
  • повышается исполнительская дисциплина: статистика сурова, и она говорит о том, что 20% всех заданий не выполняются. Система электронного документооборота позволяет руководителям контролировать все этапы работы;
  • бизнес-процессы становятся прозрачными: на любом из этапов задачи можно отследить ход ее исполнения и соблюдение сроков;
  • гарантируется сохранность и конфиденциальность информации: доступ к данным в системе регулируется специальными правами, а все действия над документами строго фиксируются. Это позволяет предотвратить утечку информации;
  • соблюдаются стандарты ISO 9000: система менеджмента качества в организации должна отвечать ряду требований, одно из них помогает выполнить именно СЭД — это обеспечение информационного взаимодействия и прозрачно поставленный документооборот в компании;
  • развивается корпоративная культура: взаимодействие сотрудников внутри компании упрощается, повышается ответственность за порученные задачи, а развитие горизонтальных связей укрепляет корпоративный дух в организации;
  • новые сотрудники быстрее адаптируются: система оповещения, которая реализована в СЭД, позволяет оперативно доносить до сотрудников новую информацию. Пользователи получают быстрый доступ к нужному контенту, благодаря чему адаптация и обучение проходит существенно быстрее;
  • повышается конкурентоспособность: ускорение документооборота и процессов приводит к повышению качества услуг и скорости обслуживания клиентов, что неизменно ведет к укреплению позиций среди конкурентов на рынке.

  Еще одно преимущество СЭД — электронный архив. Он помогает компаниям сократить расходы на содержание бумажного архива, а также экономит время сотрудников при поиске и представлении нужных документов.

  Эволюция систем электронного документооборота

  Спрос на цифровизацию среди компаний растет с каждым годом, а вместе с ним меняется и структура современных СЭД. Большинство крупных организаций уже прошли этап оптимизации делопроизводства и документооборота. Теперь перед ними стоят другие задачи: снизить трудоемкость рутинных операций и перевести в цифру работу по новым направлениям, например, HR-процессы.

  Классическая СЭД не сможет полноценно закрыть эти задачи. Поэтому в структуру современных систем электронного документооборота входят встроенные интеллектуальные сервисы. Они помогают снизить расход времени сотрудников на регулярные простые операции:

  • регистрацию входящих документов и запросов с занесением информации в систему;
  • сопоставление версий документа с отображением расхождений;
  • формирование проекта поручения на основе протокола или приказа.

  Функционал классических СЭД и ECM в совокупности с интеллектуальными сервисами формирует новый современный класс систем, отвечающий запросам компаний из разных отраслей.

  Елена Истомина, директор департамента консалтинга и внедрения компании Directum:

  «Мы говорим уже в течение ряда лет о том, что границы классов систем стираются, и не стоит делить пальму первенства. Понятно, что концентрация функций и процессов преимущественно вокруг одной из информационных систем предприятия снижает общую стоимость владения ИТ-инфраструктурой. Обычно ядром цифрового ландшафта становится ERP, ECM или BPM-система. Какая конкретно — зависит от компании, ее бэкграунда, наличия ресурсов и функциональности.

  Систему Directum RX мы вообще вывели за рамки определения ECM или BPM и позиционируем ее в более понятных клиентам терминах как интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами. И развиваем так, чтобы предоставить клиенту готовую основу для цельной экосистемы предприятия».

  Система электронного документооборота в организации

  Компания Directum представляет интеллектуальную систему управления цифровыми процессами и документами Directum RX. Помимо функционала СЭД Directum RX включает набор готовых бизнес-решений для цифровизации разных направлений деятельности бизнеса.

  Ежегодно интернет-портал и аналитическое агентство TAdviser готовит рейтинг самых популярных СЭД/ECM-систем в России. В 2020 году лидерство в нем заняла система Directum, существенно обогнав других претендентов на победу по количеству реализованных проектов.

  

  Узнайте все преимущества интеллектуальной системы управления цифровыми процессами и документами Directum RX.

  Узнайте о возможностях системы Directum RX

  Заполните форму обратной связи, и наш специалист свяжется с вами в течение одного рабочего дня.

  При подготовке материала использовались источники:
  https://vc.ru/marketing/442906-top-5-luchshih-sistem-elektronnogo-dokumentooborota
  https://buhexpert8.ru/1s-zup/vzaimodejstvie-s-fss/sedo-s-fss/podklyuchenie-sedo-s-fss-2.html
  https://www.directum.ru/company/news-analytics/what-is-an-electronic-document-management-system