Оператор ЭДО в России

Современные компании отказываются от бумажного делопроизводства в пользу электронного. Расскажем о том, какие функции выполняет оператор ЭДО, что такое электронный (цифровой) документооборот в России, как перевести на него компанию и обеспечить безопасность обмена документами.

Кто является оператором ЭДО

Оператор ЭДО — это организация, обладающая достаточными технологическими, кадровыми и правовыми возможностями для обеспечения юридически значимого документооборота счетов-фактур в электронной форме с использованием электронной подписи.

Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами внутри компании, а также с контрагентами и контролирующими органами. В зависимости от того, кто участвует в обмене документами, существуют следующие виды ЭДО в РФ:

• внутренний ЭДО — к нему, например, относится кадровый электронный документооборот (КЭДО);
• внешний ЭДО (электронный документооборот между организациями);
• ЭДО с государственными органами — представление регуляторам электронной отчётности, неформализованный документооборот и др.

Электронные документы, которыми обмениваются контрагенты или компании с государственными органами, обладают юридической значимостью. С помощью такого документа можно подтвердить действительность сделки перед налоговой, отчитаться об уплате налогов. Кроме того, такой документ можно использовать в качестве доказательства в суде.

Чтобы документ стал юридически значимым, его подписывают электронной подписью. Сертификат электронной подписи необходим для шифрования содержимого документа и для идентификации того, кто поставил подпись.

Юридически значимый электронный документооборот невозможен без участия посредника — оператора ЭДО.

Оператор ЭДО в России — это коммерческая организация, которая обеспечивает юридически значимый документооборот в электронной форме с использованием электронной подписи.

Чтобы стать оператором ЭДО, организация должна соответствовать определённым требованиям законодательства. Оператору нужны лицензии на право работы с сертификатами электронной подписи и шифровальными средствами, а также на предоставление телематических услуг связи.

Список действующих операторов ЭДО РФ можно посмотреть на сайте налоговой. АО «Калуга Астрал» входит в Реестр доверенных операторов юридически значимого электронного документооборота.

Функции оператора электронного документооборота (ЭДО)

Оператор электронного документооборота:

• проверяет каждого нового абонента и гарантирует, что документы передаются реальной организации, а не мошенникам;
• обеспечивает хранение электронных документов на протяжении срока, установленного законодательством;
• обеспечивает юридическую значимость документов на протяжении всего срока хранения с учётом изменений в законодательстве, а также следит за сроком действия сертификата электронной подписи, которой подписан документ;
• хранит историю действий, которые были произведены над документом всеми участниками обмена — в случае судебного разбирательства свидетельство оператора будет решающим;
• обеспечивает техническую поддержку своих клиентов.

Обмен электронными документами происходит в системе ЭДО (СЭД, система автоматизации документооборота). Она служит для автоматизации работы с документами и для их хранения. Доступ к системе осуществляется через специальное программное обеспечение для электронного документооборота. Это может быть ПО, которое устанавливается на ПК, или онлайн-сервис. Большинство операторов ЭДО обеспечивают доступ к системе электронного документооборота с помощью онлайн-решений, не требующих установки на ПК.

Астрал Докс — это облачный сервис для обмена юридически значимыми документами с контрагентами и госучреждениями, а также документооборота внутри компании. Система обеспечивает поддержку всех видов отчётности, необходимой для передачи контролирующим органам. В сервисе реализован несгораемый остаток исходящих документов — неиспользованное количество исходящих документов не пропадает, а переносится на следующий период. Есть поддержка бесплатного роуминга. Все функции СЭД можно попробовать без ограничений.

Список операторов ЭДО в РФ

Рынок электронного документооборота в России находится в стадии активного развития и предоставляет множество возможностей для оптимизации бизнес-процессов и повышения эффективности работы компаний. Одним из главных факторов, влияющих на развитие рынка ЭДО, является переход от бумажных документов к электронным, который становится всё более популярным в бизнес-среде.

Сегодня на российском рынке ЭДО действует большое количество операторов, предоставляющих услуги обмена электронными документами. Согласно данным ФНС, наиболее крупными операторами электронного документооборота в РФ являются:

Компания была основана в 1996 году, в качестве специализированного оператора связи вышла на рынок в 2003 году. В перечень доверенных операторов электронного документооборота включена налоговой в 2012 году. Является одним из крупнейших операторов ЭДО в РФ.

Компания зарегистрирована в 2002 году, входит в группу компаний «СКБ Контур». Доверенный оператор электронного документооборота с 2012 года. Предоставляет услуги по автоматизации бухгалтерского учёта и обмену электронными документами между организациями и с госорганами. Также один из лидеров российского рынка ЭДО.

Специализированный оператор связи (электронного документооборота), входит в перечень доверенных операторов ЭДО с 2012 года. Помимо электронного документооборота, предоставляет услуги в сфере электронной отчётности, электронной подписи, передачи фискальных данных и др. Компания была основана в 1993 году и сегодня занимает одно из лидирующих мест на рынке ЭДО в России.

Организация зарегистрирована в 2005 году, входит в группу компаний «Корус Консалтинг» — одного из ведущих EDI-провайдеров. С 2012 года в составе ГК входит в экосистему Сбера. В 2013 года вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС.

Оператор электронного документооборота, занимает ведущее положение на рынке информационных технологий Челябинской области. Компания работает с 1989 года и входит в группу компаний «СТЭК». Статус Оператора электронного документооборота компания получила в сентябре 2014 года. Среди её клиентов – банки, страховые компании, государственные и муниципальные учреждения.

Зарегистрирована в 2000 году. Первый специализированный оператор связи с 2002 года. В 2012 году получила статус оператора электронного документооборота и вошла в сеть доверенных операторов ЭДО ФНС России. Компания специализируется на разработке и внедрении систем защищённого электронного документооборота.

Операторы ЭДО в России играют важную роль в развитии бизнеса и экономики страны. Они предоставляют широкий спектр услуг по обмену электронными документами, цифровой подписи, а также автоматизации бухгалтерского учёта и других процессов. Выбор оператора ЭДО зависит от конкретных потребностей каждой организации, но крупные и надёжные игроки на рынке, такие как перечисленные выше компании, всегда будут востребованы.

Как выбрать оператора ЭДО

При выборе оператора электронного документооборота необходимо учитывать ряд факторов. В первую очередь необходимо обратить внимание на опыт и репутацию оператора, а также на количество клиентов, работающих с ним на рынке.

Убедитесь в том, что оператор обладает всеми необходимыми сертификатами и лицензиями на предоставление услуг ЭДО. Важно учитывать технические характеристики системы ЭДО (СЭД), такие как скорость и надёжность, а также доступность технической поддержки в случае возникновения проблем.

Стоит также обратить внимание на уровень безопасности СЭД. Оператор должен обеспечивать защиту конфиденциальности передаваемых документов и данных.

Важным фактором выбора может стать наличие дополнительных услуг, которые предлагает оператор электронного документооборота. Список дополнительных услуг обычно представлен на сайте оператора. Некоторые компании могут предоставлять возможность автоматизации процессов, интеграции с другими системами, создания электронного архива документов и многое другое.

Наконец, обратите внимание на стоимость услуг. Она может зависеть от объёма документооборота, количества пользователей и дополнительных услуг. Не стоит выбирать оператора только на основе стоимости.

Следует учитывать все вышеперечисленные факторы, чтобы выбрать наиболее подходящего оператора для конкретных потребностей вашего бизнеса.

ЭДО и EDI: в чем разница и какую технологию надо выбрать

Обе технологии, как ЭДО, так и EDI облегчают работу с документами и автоматизируют процессы обмена коммерческими данными. Несмотря на то, что оба понятия кажутся одинаковыми, есть ряд принципиальных отличий.

Решения выполняют разные функции, и сегодня мы разберемся в чем разница между EDI и ЭДО и какую технологию лучше применять в каждом конкретном случае.

EDI – что это?

EDI (Electronic Data Interchange) – электронный обмен данными. Эта технология представлена в виде цепочки определенных электронных сообщений, с помощью которых контрагенты передают друг другу различные данные. Такие сообщения иногда называются EDI-документами. Из сообщений можно узнать все о процессе поставки: получен ли заказ, проведена ли отгрузка или приемка, сформирован ли счет или УПД.

Все сообщения, которые передаются с помощью EDI структурируются по определенному стандарту. Зачастую – это международный стандарт GS1. В чем суть такого стандарта: весь обмен данными происходит при помощи уникальных идентификационных номеров (ключей):

• GTIN (кода товара);
• GLN (номера местонахождения);
• SSCC (кода для транспортной упаковки).

Пользователь может самостоятельно определить набор сообщений, которые он будет использовать в процессе обмена информацией. Важно, чтобы контрагент был согласен использовать эти сообщения.

Далее система EDI сама формирует документы и направит их в строго регламентированной последовательности. Перед началом работы специалисты настроят сценарий, который будет соответствовать размеру и характеру деятельности организации.

Где можно использовать EDI?

Как правило, технологии EDI используют ритейлеры, чтобы быстро обмениваться информацией с контрагентами о заказах и поставках. С помощью этой системы предприятия создают прайс-листы, информируют об отгрузке товара и формируют закрывающие документы.

Подобный обмен данными еще может быть востребован в фармацевтике, промышленности, логистике и финансовом секторе.

EDI-документы

На сегодняшний день можно обнаружить около 50 стандартных EDI-сообщений, но в классической цепочке основными являются четыре типа:

• ORDERS (Purchase Order) – заказ на поставку. В этом документе обычно содержится перечень товаров, которые будут куплены у поставщика и вся необходимая информация, которая поможет поставщику сформировать заказ (количество товара, время поставки, договор, реквизиты и т.п).
• ORDRSP (Order Response) – ответ на заказ. Этот документ подтверждает возможность поставщика отгрузить запрошенные товары или наоборот, отказ в силу определенных причин. В данный документ поставщик может внести свои корректировки относительно упаковки, количества или иных характеристик товара. Например, можно предложить фасовку не по 5 кг, а по 10 кг, или сообщить о наличии аналогов, если оригиналы товара закончились.
• DESADV (Despatch Advice) – уведомление об отгрузке. По сути – это товарно-транспортная накладная, содержащая полную информацию о произведенной отгрузке: количество, дата и сроки доставки, данные о водителе и т.п.
• RECADV (Receiving Advice) – уведомление о приеме товара. В документе отражается информация о произведенной приемке товара. С помощью этого сообщения можно оперативно сообщить поставщику о принятом товаре, чтобы тот сформировал счет-фактуру. Если товар не был принят, то информация об этом тоже предается через RECADV.

Эта цепочка сообщений автоматизирует все базовые компоненты товарооборота. При необходимости в нее можно добавить и иные виды сообщений в зависимости от требований компании (каталоги, прайс-листы, графики отгрузки товаров и прочее).

Сценарий подобного электронного взаимодействия определяется самостоятельно контрагентами. На количество сообщений влияет специфика деятельности компаний, а также используемая система налогообложения (например, с НДС или без него).

Docrobot.ЭДО

Электронный документооборот для компаний и ИП

ЭДО – что это?

ЭДО – это электронный документооборот. По сути, ничем не отличается от бумажного и состоит из создания, согласования, подписания, обмена и хранения документов в электронном виде.

Электронные документы, которыми обмениваются компании по ЭДО ничем отличаются от своих бумажных аналогов – договоры, акты, УПД (который объединил в себе счет-фактуру и первичный документ, подтверждающий факт совершения сделки).

Силу таким электронным УПД придает наличие электронной подписи.

Перейти на электронный документооборот можно двумя способами:

1. Подключиться к веб-версии, которая дает возможность работать прямо из браузера.
2. Интегрироваться в учетную систему, чтобы минимизировать ошибки ручного ввода.

Где можно использовать ЭДО?

Электронный документ сейчас находится на пике популярности во всех сферах деятельности – в ритейле, грузоперевозках, образовании, финансах, госсекторе и т. д.

Первыми кто перешел на электронный документооборот стали крупные компании, которые ежемесячно отправляют большие объемы документов и отчетности.

Электронные документы позволяют значительно экономить на бумажных версиях документов, а так и на времени их обработки и доставки. ЭДО позволяет минимизировать риски, связанные с потерей документов, ошибками и штрафами. К тому же, расходы на электронный документооборот в четыре раза ниже, чем на бумажный.

Малый и средний бизнес тоже смотрят в сторону организации электронного документооборота, т.к. чем быстрее будут подписаны и согласованы все документы, тем быстрее можно получить деньги за свою работу.

Docrobot разрабатывает комплексные решения для организации электронного документооборота, помогает привести документы в цифровой формат, а также сделать бизнес-процессы понятными и прозрачными.

Основные отличия между ЭДО и EDI

Между ними есть три основных отличия:

1. Тип документов. EDI дает возможность проводить обмен только стандартизированными EDI-сообщениями, которые демонстрируют факт совершения операции. В ЭДО же можно получать привычного вида документы в электронном виде.
2. Стандарты. EDI работает на основе стандарта GS1, а ЭДО по стандартам, которые утвердила ФНС.
3. Юридическая значимость. Сообщения, которые отправляются через EDI не обладают никакой юридической силой, сослаться на них в налоговой и доказать свою правоту не получится. В системе ЭДО все документы подписаны электронной подписью, которая приравнивает их по статусу к бумажному документу.

Есть ли что-то общее между ЭДО и EDI

По сути EDI – это электронный обмен сообщениями, а ЭДО – документами, которые имеют юридическую силу. EDI может стать хорошей составной частью ЭДО и ускорить процессы обмена информацией.

Каждая из этих систем нацелена на решение своих задач, но тем не менее, обе они направлены на сокращение времени обмена информацией, минимизацию издержек компании и снижение уровня рисков.

Что выбрать ЭДО или EDI

Чтобы определиться какую технологию выбрать нужно ответить на несколько вопросов и понять для чего вы приобретаете систему. Чтобы определиться было легче, можно посмотреть в таблицу.

Чтобы получить заметный результат лучше всего использовать обе системы сразу.

Docrobot может помочь подключить EDI и ЭДО, как по отдельности, так и вместе, и провести настройку системы под бизнес-процессы вашей компании. Получите запись вебкаста по работе с EDI-сообщениями в интерфейсе 1С в подарок!

Подпишитесь на нас в соцсетях, чтобы не пропускать полезные материалы, анонсы мероприятий и аналитику:

Docrobot.ЭДО

Мгновенно отправляйте и подписывайте документы в едином сервисе электронного документооборота.

Начните работать в Docrobot

Получите пароль и логин. Обменивайтесь документами с контрагентами, которые уже работают в Docrobot

Сервис эдо что это за программа

ПО ЗАКОНУ

7 МИН

Как устроен электронный документооборот

Создавать, подписывать, отправлять и хранить документы можно в электронном виде. Это экономит не только бумагу и время, но и деньги на доставку корреспонденции и содержание архива. Разбираемся, как работает современный электронный документооборот.

Зачем нужна система ЭДО

Электронный документооборот позволяет перевести в «цифру» делопроизводство внутри компании, а также переписку и обмен документами с контрагентами и госорганами. Перейти на ЭДО может любая компания, необходимо лишь получить электронную цифровую подпись (ЭЦП).

Вопросы, связанные с ЭДО, законодательство не регулирует, только в законе «Об электронной подписи» говорится, что документы с цифровой подписью имеют такую же юридическую силу, как и документы, подписанные от руки.

Как перейти на ЭДО

Переход на электронный документооборот необходимо зафиксировать в учётной политике: это требование закона «О бухгалтерском учёте».

Ст. 8 402-ФЗ
П. 6, ст. 8 402-ФЗ
Cт. 5 63-ФЗ

Далее нужно выбрать электронную подпись. Они бывают трёх видов:

1

Простая электронная подпись используется на сайтах и в приложениях. Она выглядит или как цифровой код, который пользователь получает в смс и вводит для подтверждения операции, или как логин и пароль для входа в личный кабинет.

Такую подпись применяют, например, когда нужно направить электронное заявление в полицию, оплатить услуги ЖКХ или оформить кредитную карту.

2

Усиленная неквалифицированная подпись (УНП) зашифрована и имеет закрытый и открытый ключи. При помощи первого создаётся подпись, второй помогает адресату проверить её подлинность и обнаружить изменения в документе после подписания. Ключи хранятся на флешке или USB-токене. Такой подписью обычно заверяют документы, не требующие печати, например некоторые виды договоров, бухгалтерскую отчётность и налоговые декларации. Получить УНП и подтверждающий сертификат можно в электронном кабинете налогоплательщика на сайте ФНС или в удостоверяющем центре в своём городе.

3

Усиленная квалифицированная подпись (УКП) защищена шифром, одобренным ФСБ. Подпись и сертификат ключа выдают удостоверяющие центры, аккредитованные Минкомсвязи РФ. Список есть на сайте ведомства. УКП подходит для работы с порталом госуслуг, Системой межведомственного электронного взаимодействия, сдачи отчётности в налоговую и другие госорганы, отправки банковских документов и т. д.

Одной ЭЦП можно подписать несколько связанных между собой электронных документов. Это правило не действует, если сделка многосторонняя и в пакете есть документы других организаций или ИП. В этом случае каждая бумага заверяется отдельно.

Создать электронный документ можно в любом привычном формате, например DOC или PDF.

При подготовке материала использовались источники:
https://astral.ru/articles/dokumentooborot/15114/
https://www.klerk.ru/blogs/Docrobot/560479/
http://www.sberbank.ru/ru/s_m_business/pro_business/sistemy-elektronnogo-dokumentooborota/