Лучшие системы и программы электронного документооборота

Каждый знает, что ведение собственного бизнеса – процесс нелегкий. И каждый сталкивается с трудностями. Куча документации, стол, заваленный бумагами, потеря важных документов, договоров и отчетов.

20 показов
38K открытий

Системы электронного документооборота – то, что поможет каждому бизнесмену и офисному сотруднику. Программа ускорит процессы согласования документов. Многие продвинутые компании давно перешли на СЭД системы. Стоит последовать их примеру, не так ли?

В настоящей статье поговорим о том, почему СЭД необходима вашему бизнесу, и к каким вариантам, на мой взгляд, стоит приглядеться.

СЭД – надежная и проверенная временем система. Сегодня это многофункциональная программа для работы с документацией, позволяющая редактировать, хранить файлы, контролировать объемы выполненной работы сотрудниками компании. Программа может функционировать, как в локальной, так и в сети Интернет. СЭД может работать с любым видом документации:

Корреспонденция;
Офисные документы, договора, отчеты;
Электронные письма.

Основные понятия и принципы программы заключаются в том, чтобы можно было совершать контроль над документацией. С помощью некоторых программ СЭД можно просматривать сразу несколько писем с нескольких электронных ящиков. Кроме того, СЭД позволяет планирование бизнес-проектов, что удобно с точки зрения менеджмента. Менеджеры в любой момент могут проконтролировать работу своих сотрудников. Если имеется мобильная версия, это можно будет делать даже, не находясь в офисе.

Разница между СЭД – системой и системой ЕСМ

Системы электронного документооборота сливают в одно понятие – СЭД и ЕСМ. В принципе, эти системы похожи между собой, но вторая имеет более расширенный функционал. Программа СЭД выполняет основные функции:

Учет;
Контроль;
Регистрация.

Программа СЭД работает исключительно со структурированными документами, а ЕСМ ведет весь ресурс корпорации. Кроме того, программа вмещает в себя функцию управления бизнесом, создания и редактирования документации.

Рассмотрим несколько СЭД программ, которые на мой взгляд, заслуживают вашего внимания.

1С:Документооборот

Разработана программа с целью автоматизировать документооборот. Благодаря данной системе вся работа с документами происходит в режиме автоматизации. В больших компаниях это позволяет улучшить взаимодействие между сотрудниками. Кроме того, начальство может контролировать рабочее время своих подчиненных.

Недорогая стоимость;
Помогает правильно организовать рабочее время;
Простота в использовании;
Контролирует работу офисных сотрудников.

Из минусов самым существенным является то, что покупка осуществляется только через официального дилера.

Программу можно купить через дилера за 18000 рублей, и выше. Это касается версии ПРОФ. Версия КОРП стоит дороже – через дилера можно купить за 98500 рублей.

Позволяет контролировать оборот документации. Включает в себя полный набор инструментов и справляется с максимальными нагрузками. Удобна тем, что пользователи могут работать на этой программе, не находясь в офисе, через мобильное приложение или телефон. ДЕЛО позволяет управлять документами, создавать договорной процесс, контролировать задачи и поручения, собирать и сохранять все обращения граждан, если это касается государственных учреждений.

Позволяет оптимизировать рабочий процесс;
Сохраняет всю документацию в архиве;
Производит контроль за работой офисных сотрудников.

Покупается только через официального дилера;
Отсутствие данных о состоянии и прохождении документов.

Программу можно купить от 14000 рублей.

Позволяет работать с документами, производить контроль за работой сотрудников. Система оснащена конструктором для создания бизнес – процессов. Такая программа способна автоматизировать бизнес-проекты в компании с любой сферой деятельности.

Удобна в использовании;
В программу включена система, позволяющая читать письма сразу с нескольких электронных ящиков;
Самостоятельное администрирование.

Из незначительных минусов, пожалуй, можно отметить наличие множества разных настроек, и если документооборот несложный, то данные настройки могут быть ненужными.

Разработчик предлагает несколько тарифов (цена указана на одного пользователя):

При покупке на 1 месяц – 150 рублей;
При покупке на полгода – 135 рублей;
При покупке на год – 120 рублей;
Покупка на два года – 100 рублей.

Цена на Коробочную версию от 15000 рублей.

Программа позволяет сохранять и управлять абсолютно всей документацией компании. Директум обеспечивает конфиденциальность информации с помощью шифра и кодировки.

Оптимизирует рабочий процесс;
Сохраняет в архиве все нужные документы;
Производит контроль над работой офисных сотрудников.

Из минусов — мало настроек в визуальных эффектах, названия реквизитов нельзя локализовать, нельзя вносить комментарии.

Базовую лицензию через дилера можно купить за 28000 рублей.

Платформа для управления ресурсом корпорации. С помощью электронного архива вся документация хранится в одном месте. Оснащена функцией корпоративного поиска по реквизитам. Нужную информацию искать очень просто.

Можно подключать к программе сотрудников из разных филиалов компании;
Есть возможность пакетного сканирования бумажной документации.

Слабый функционал, тяжело осваивать систему.

Программа стоит от 3200 рублей за лицензию.

ELMA365 ECM

Отличное решение для построения электронного документооборота. Она позволяет совершать контроль, не привязываясь к конкретной документации. Это главное отличие от стандартной программы СЭД. В этой программе можно создавать документы как вручную, так и автоматически. Документ создается на основе информации или электронной почты. Хранятся документы в специальном архиве, где легко и быстро можно найти нужный файл.

Расширенный функционал;
Возможность осуществлять контроль за сотрудниками;
Сохранение документов в архиве.

Программа сложная в использовании, новичкам трудно разобраться.

Купить систему можно за 7200 рублей за лицензию.

Быстрая площадка для контроля над документами. Основное преимущество программы заключается в скорости. Кроме того, система имеет привлекательный внешний вид, и проста в использовании. Способна работать как на ПК, так на смартфоне или планшете. Может удерживать любые объемы информации. Активно используется как мелкими, так и крупными компаниями.

Высокоскоростная программа;
Возможность работать с любого устройства, не только с ПК.

Программу сложно установить, иногда виснет система.

Купить программу можно от 5500 рублей.

Программа для автоматизации документации. Позволяет сотрудникам работать прозрачно. Оптимизирует процессы. Система применяется в разных корпорациях, так и в государственных учреждениях. Кроме того, программу активно используют сотрудники образовательных и медицинских учреждений. Программа широко функциональна, не требует дополнительных затрат. Можно работать не только с ПК или ноутбука, но и с других устройств, находясь в любой точке мира.

Минимальные сроки внедрения и легкость освоения системы;
Облачная версия.

Минусом является то, что периодически виснет система.

Купить программу можно за 35000 рублей.

Исходя из собственного опыта хочется сказать, что программа документооборота СЭД – очень удобна и доступна каждому.

К примеру, программа А2B включает в себя программу сборщика электронных ящиков. Это означает, что теперь вы сможете одновременно читать письма с нескольких своих ящиков, экономя свое время и нервы. И что не может не радовать в этой программе – бесплатная пробная версия.

Что касается 1С:Документооборот – программа неплохая, но в ней нет такого расширенного функционала, как у А2B. Но у нее есть свои плюсы – она проще в использовании, с ней легко разобраться, но сложно установить. Она работает с многими видами документации, позволяет производить контроль за объемом работы. 1с: Документооборот отлично подойдет для небольшой компании, где объем документов также не очень большой. Эта программа способна справится со многими задачами.

Для государственных учреждений могу посоветовать программу ДЕЛО, которая не только контролирует документацию, но и сохраняет архив.

Программы действительно полезные и стоящие. Лично я рекомендую к использованию.

Как правильно выбрать систему электронного документооборота?

В наши дни системой электронного документооборота (СЭД) пользуются всё больше и больше предприятий. В связи с тем, что рынок СЭД сейчас активно развивается, нужно качественно и ответственно подойти к выбору системы электронного документооборота. К счастью, сейчас этот выбор представлен широко и разнообразно. После того, как вы решили автоматизировать процессы документооборота в организации, необходимо понять для себя, что именно вы хотите улучшить за счет автоматизации.

Как было сказано выше, рынок большой, и систем электронного документооборота очень много. Чтобы выбрать наилучший для вас вариант, рассмотрите как можно больше сайтов разработчиков СЭД и их продуктов. Приведем несколько важных критериев, на что необходимо обращать внимание при выборе системы электронного документооборота. В качестве примера, раскрывающего данные критерии, мы представим систему управления корпоративным контентом Pilot-ECM (Enterprise Content Management). Основное отличие ECM от СЭД заключается в том, что в ECM обеспечивается управление и доступ ко всему информационному контенту, а не только к документам.

1. Необходимый для вас функционал

Обратите внимание на удобство работы с системой, необходимость длительного обучения и привыкания. Также проверьте, насколько текущие бизнес-процессы организации отличаются от заложенных в системе. Составьте перечень задач, которые хотите решить, внедрив СЭД. Станете ли вы работать быстрее, улучшится ли контроль за документами и работой сотрудников ?

2. Цена владения системой

Необходимо узнать стоимость лицензии и наличие гарантийной технической поддержки. Система электронного документооборота может быть не готова к увеличению объема пользователей и документации. Узнайте, сколько пользователей будут иметь возможность работать в системе, и масштабируется ли система под размеры вашего бизнеса.

Для работы со многими продуктами необходимо приобретать Microsoft SQL Server, нести затраты на администрирование сервера. Также возникает необходимость оплачивать серверные и клиентские лицензии продуктов. Большую часть бюджета проекта съедают услуги по внедрению системы: установка, настройка, адаптация, написание дополнительного функционала. Требуются высококвалифицированные специалисты для администрирования системы. У Pilot-ECM минимальная нагрузка на сервер, большим преимуществом является возможность работать на имеющихся серверах в организации, не приобретая новых. Установка возможна на Microsoft Windows Server или Linux. Для того, чтобы внедрить систему, необходимо приобрести только лицензию на Pilot-ECM, имеющую довольно низкую стоимость владения благодаря отсутствию скрытых расходов на покупку и администрирование СУБД.

3. Расширение функционала системы самостоятельно

Сможете ли вы в будущем самостоятельно расширить функционал вашей системы, например, с помощью плагинов? Наличие этой фичи будет являться хорошим преимуществом в выборе СЭД.

Pilot-ECM позволяет самостоятельно расширять функционал с помощью плагинов или с помощью интеграции с другими системами благодаря открытым инструментам SDK. Как пример можно привести интеграцию Pilot-ECM с Microsoft Word и LibreOffice Writer.

4. Интеграция с другими информационными системами

Составьте список систем, с которыми требуется интеграция. Необходимо более точно узнать про возможности интеграции, её стоимость, и с какими системами она возможна.

Pilot-ECM имеет возможность интеграции с любым почтовым клиентом и с другими системами для обмена данными, например, с 1С. Сокращая время на работу с входящей корреспонденцией, система автоматически размещает письма в системе Pilot-ECM, где автоматически заполняются необходимые атрибуты: контрагент, наименование, дата создания.

5. Наличие скриншотов, презентаций, видеороликов и примеров использования системы

При выборе системы электронного документооборота обратите внимание, привел ли разработчик подробное описание работы функционала с использованием видеороликов, скриншотов, примеров и презентаций. Эти материалы помогут получить представление о системе, сформировать мнение.

На сайте Pilot-ECM вы можете получить полезную информацию из статей или записей вебинаров, спросить в онлайн-консультанте интересующий вопрос или назначить встречу с менеджером.

6. Возможность установки демо-версии

После того, как вы выбрали понравившуюся вам систему электронного документооборота, необходимо узнать о наличие демо-версии и установить её для пробного использования. Минус демо-версии либо в ограничении времени использования, либо в ограничении функционала. Мы же предоставляем бесплатную коммерческую полнофункциональную версию системы Pilot-ECM для двух пользователей (установка на Microsoft Windows Server) и для пяти пользователей (на сервер с ОС Linux) на неограниченное время.

7. Наличие постоянного обновления системы

Узнайте, как часто система будет обновляться, можно ли влиять на ход развития системы и сколько это будет стоить? Мы предоставляем ежемесячное обновление системы, а пожелания наших пользователей попадают в план развития системы и базовый функционал продукта.

Вывод

Просмотрев основные критерии выбора электронного документооборота, вам будет легче принять решение, основываясь на том, что нужно для вашей организации. Не забывайте, что во время поиска необходимого решения, вы имеете возможность пообщаться с разработчиками систем, узнать то, что вас интересует. Используйте возможность связаться напрямую с компаниями, которые уже используют заинтересовавшие вас решения, чтобы узнать о подводных камнях из первых уст. Но необходимо понимать, что идеального решения не бывает, ведь у всех есть свои слабые и сильные стороны, важно правильно расставить приоритеты при выборе системы.

Бесплатные системы электронного документооборота (СЭД)

От выбора системы электронного документооборота зависит скорость работы, денежные затраты и время на освоение программы. Некоторые поставщики предлагают бесплатные СЭД, но они подходят не всем. Рассказываем, какие системы бывают и какие вопросы они решают.

Какие бывают СЭДО

Кроме деления СЭД на платные и бесплатные, российские и зарубежные, они различаются в зависимости от функционала.

Выделяют два близких продукта: СЭД и ECM.

СЭД — система электронного документооборота. В таких системах основной единицей является электронный документ, который имеет реквизитную и информационную часть. СЭД обеспечивают работу с внутренними, входящими, исходящими и организационно-распорядительными документами.
ECM (enterprise content management) — система управления контентом. Основной рабочей единицей является контент, который включает в себя документы, изображения, музыку, видео и т.д.

ECM организует экспорт/импорт, сканирование, архивирование, передачу контента.

СЭД, в свою очередь, имеют подвиды, самые крупные из которых — локальные. Они устанавливаются на устройствах пользователей. Также есть облачные, доступ к которым предоставляется в формате интернет-сервиса.

Какие вопросы решают СЭДО

Компании используют СЭД, чтобы решить те же вопросы, которые решает бумажная документация. Однако, в отличие от работы с бумагой, работа с электронными документами имеет явные преимущества:

сокращение расходов на печать и закупку бумаги;
возможность изменения документов и доступ к их истории;
прозрачность работы сотрудников;
автоматизация поиска необходимых файлов;
мобильность системы;
наличие стандартных форм в СЭД;
обратная связь;
автоматическая классификация документов по разным критериям;
минимальный риск потери или порчи файлов.

Использование ЭДО полезно как для крупных предприятий, так и для малого и среднего бизнеса.

Есть ли бесплатные сервисы ЭДО

Большая часть СЭД распространяется на платной основе. Это обусловлено тем, что на создание, поддержку и обновление качественных систем у разработчиков уходит много ресурсов. Распространять бесплатные системы, которые могли бы реализовывать все основные функции с электронными документами, нерентабельно.

По этой причине бесплатных сервисов очень мало, но они есть, например, FossLook и Alfresco. Разработчикам сложно поддерживать бесплатные системы — ещё недавно СЭД NauDoc распространялась в свободном формате, но в один момент продукт просто сняли с производства.

Все бесплатные сервисы имеют какие-либо ограничения: отсутствие поддержки, ограничение рабочих мест, ограничение количества документов и т.д. По этой причине компании не пользуются ЭДО бесплатно.

Преимущества использования ЭДО от Астрал

АО «Астрал» предлагает два продукта для ведения юридически значимого электронного документооборота:

«1С-ЭДО» организует работу с электронной документацией из привычной «1С: Предприятие 8». В системе можно легко подключить роуминг между операторами и проводить все необходимые действия с документами. У системы есть бесплатный пробный период, в течение которого пользователь проводит её тестирование — на это даётся три месяца.

«Астрал Онлайн» — веб-сервис с простым и понятным интерфейсом для организации документооборота с контрагентами. Доступ к сервису можно получить с любого устройства: компьютера, ноутбука, планшета или смартфона. «Астрал Онлайн» поддерживает работу с маркировкой и любой электронной подписью. Система имеет три тарифных плана: «Стартовый», «Базовый» и «Максимальный». Все тарифы оплачиваются один раз в год.

Отправляйте документы в 1 клик!

Существенная экономия времени. Отправь заявку и мы расскажем все об электронном документообороте

Получите выгодное предложение!

Оставьте контакты и наши специалисты расскажут все об электронном документообороте!

#электронный документооборот
#бесплатный сервис
#ЭДО
#оператор ЭДО
#переход на ЭДО
#Калуга Астрал

При подготовке материала использовались источники:
https://vc.ru/marketing/293338-luchshie-sistemy-i-programmy-elektronnogo-dokumentooborota
https://medium.com/pilotems/%D0%BA%D0%B0%D0%BA-%D0%BF%D1%80%D0%B0%D0%B2%D0%B8%D0%BB%D1%8C%D0%BD%D0%BE-%D0%B2%D1%8B%D0%B1%D1%80%D0%B0%D1%82%D1%8C-%D1%81%D0%B8%D1%81%D1%82%D0%B5%D0%BC%D1%83-%D1%8D%D0%BB%D0%B5%D0%BA%D1%82%D1%80%D0%BE%D0%BD%D0%BD%D0%BE%D0%B3%D0%BE-%D0%B4%D0%BE%D0%BA%D1%83%D0%BC%D0%B5%D0%BD%D1%82%D0%BE%D0%BE%D0%B1%D0%BE%D1%80%D0%BE%D1%82%D0%B0-87f8ec52ca62
https://www.klerk.ru/blogs/astral/506394/

Что за программа сэдо