33. Краткие сведения и основные понятия об Microsoft Access, интерфейс Access.

Microsoft Access – это СУБД, являющийся универсальным программным инструментом создания и обслуживания баз данных и приложений пользователя в самых различных предметных областях. Позволяет хранить не только большие массивы данных в определенном формате, но и обрабатывать их, представляя в удобном для пользователя виде, дает возможность автоматизировать часто выполнимые операции, разрабатывать удобные формы для ввода, корректировки и просмотра данных, составлять сложные отчеты.

В Access БД включает в себя все объекты, связанные с данными, в т.ч. которые предназначены для автоматизации работы с ними, такие как таблицы, формы, запросы, отчеты и программный пункт.

Средства графического конструирования позволяет пользователям создавать объекты БД и объекты приложения, не прибегая к программированию.

Диалоговые средства представлены разнообразными мастерами, которые в режиме ведения диалога с пользователем позволяют создавать объекты и выполнять разнообразные функции по реорганизации и преобразованию баз данных.

Среди многочисленных средств Microsoft Access следует выделить средства для создания :

· таблиц и схем баз данных;

· запросов выборки, отбирающих и объединяющих данные нескольких таблиц в виртуальную таблицу, которая может использоваться во многих задачах приложения;

· запросов на изменение баз данных;

· экранных форм, предназначенных для ввода, просмотра и обработки данных в диалоговом режиме;

· отчетов, предназначенных для просмотра и вывода на печать данных из базы и результатов их обработки в удобном для пользователя виде.

Access называет объектами все, что может иметь имя.

Список объектов Microsoft Access:

Таблица; Поля; Записи; Запрос ; Форма; Отчет ; Макрос ; Модуль – объект, содержащий программы на Microsoft Access Basic, которые позволяют разбить процесс на более мелкие действия и обнаружить ошибки, которые невозможно обнаружить с помощью макросов.

34. Вычислительные сети.

Вычислительная сеть – это совокупность ЭВМ, объединенная средствами передачи данных. Последние в общем случае состоят из связанных ЭВМ, кналов связи, спутников, радио, телефонных и др. аппаратуры. В зависимости от удаленности ЭВМ сети условно подразделяют на локальные и глобальные.

Локальные вычислительные сети – это группа связанных друг с другом ЭВМ, расположенных на ограниченной территории. Расстояние между ними в локальной выч. сети может достигать несколько км. ЛВС развернутые в рамках организации назыв. корпоративными сетями. Если есть выход за пределы здания, такая сеть называется глобальной. Глобальная сеть может включать в себя другие глобальные сети, локальные сети, отдельные ЭВМ. Глобальные сети имеют практически те же возможности, что и локальные. Расширяют их область действия. Сети, предназначенные для выполнения многих задач в том числе для централизованного хранения данных, организации совместного исполнения файлов и периферийных устройств, наличие различных сервисов (эл. почта и т д).

ФИЗИЧЕСКАЯ ТОПОЛОГИЯ – это физическая структура сети (соединение аппаратных компонентов. Виды физической топологии:

— шинная топология в которой кабель идёт от ЭВМ к ЭВМ, связывая их в цепочку: толстая сеть и тонкая сеть,

— Звездообразная топология: каждый сервер и рабочая станция подключаются к специальному устройству – центральному концентратору, который осуществляет соединение пары узлов сети – коммутацию.

— распределённая звездообразная топология или снежинка, при которой несколько концентраторов соединяются друг с другом.

— кольцеобразная топология, при которой рабочие станции соединены в кольцо.

Основными компонентами, составляющими любую локальную сеть, являются: кабели, сетевые интерфейсные платы (сегодня широко распространены беспроводные соеди-нения Wi-Fi и Bluetooth), модемы (в т.ч. 3 и 4 G), серверы.

Основные сведения о базах данных

Эта статья содержит краткие сведения о базах данных: что это, чем они могут быть полезны, каковы функции их отдельных элементов. Здесь используется терминология, свойственная Microsoft Access, однако описываемые понятия применимы по отношению к любым базам данных.

В этой статье:

• Что такое база данных?
• Элементы базы данных Access

Что представляет собой база данных?

База данных — это инструмент для сбора и у организатора сведений. В базах данных могут храниться сведения о товарах, товарах, заказах и других данных. Многие базы данных начинаются с списка в word-processing program или spreadsheet. По мере роста списка в данных появляются избыточные и несоответствия. Данные становится трудно понять в форме списка, и существует ограниченный способ поиска или вывода подмног данных для проверки. Когда эти проблемы начнут появляться, лучше перенести данные в базу данных, созданную системой управления базами данных (СУБД), такой как Access.

Компьютерная база данных — это хранилище объектов. В одной базе данных может быть больше одной таблицы. Например, система отслеживания складских запасов, в которой используются три таблицы, — это не три базы данных, а одна. В базе данных Access (если ее специально не настраивали для работы с данными или кодом, принадлежащими другому источнику) все таблицы хранятся в одном файле вместе с другими объектами, такими как формы, отчеты, макросы и модули. Для файлов баз данных, созданных в формате Access 2007 (который также используется в Access 2016, Access 2013 и Access 2010), используется расширение ACCDB, а для баз данных, созданных в более ранних версиях Access, — MDB. С помощью Access 2016, Access 2013, Access 2010 и Access 2007 можно создавать файлы в форматах более ранних версий приложения (например, Access 2000 и Access 2002–2003).

Использование Access позволяет:

• добавлять новую информацию в базу данных, например новый артикул складских запасов;
• изменять информацию, уже находящуюся в базе, например перемещать артикул;
• удалять информацию, например если артикул был продан или утилизирован;
• упорядочивать и просматривать данные различными способами;
• обмениваться данными с другими людьми с помощью отчетов, сообщений электронной почты, внутренней сети или Интернета.

Элементы базы данных Access

Ниже приведены краткие описания элементов стандартной базы данных Access.

Таблицы

Таблица базы данных похожа на электронную таблицу — и там, и там информация расположена в строках и столбцах. Поэтому импортировать электронную таблицу в таблицу базы данных обычно довольно легко. Основное различие заключается в том, как данные структурированы.

Чтобы база данных была как можно более гибкой и чтобы в ней не появлялось излишней информации, данные должны быть структурированы в виде таблиц. Например, если речь идет о таблице с информацией о сотрудниках компании, больше одного раза вводить данные об одном и том же сотруднике не нужно. Данные о товарах должны храниться в отдельной таблице, как и данные о филиалах компании. Этот процесс называется нормализацией.

Строки в таблице называются записями. В записи содержатся блоки информации. Каждая запись состоит по крайней мере из одного поля. Поля соответствуют столбцам в таблице. Например, в таблице под названием «Сотрудники» в каждой записи находится информация об одном сотруднике, а в каждом поле — отдельная категория информации, например имя, фамилия, адрес и т. д. Поля выделяются под определенные типы данных, например текстовые, цифровые или иные данные.

Еще один способ описания записей и полей — визуализация старого стиля каталога карток библиотеки. Каждая карточка в карточке соответствует записи в базе данных. Каждый фрагмент сведений на отдельной карточке (автор, заголовок и так далее) соответствует полю в базе данных.

Дополнительные сведения о таблицах см. в статье Общие сведения о таблицах.

Формы

С помощью форм создается пользовательский интерфейс для ввода и редактирования данных. Формы часто содержат кнопки команд и другие элементы управления, предназначенные для выполнения различных функций. Можно создать базу данных, не используя формы, если просто отредактировать уже имеющуюся информацию в таблицах Access. Тем не менее, большинство пользователей предпочитает использовать формы для просмотра, ввода и редактирования информации в таблицах.

С помощью кнопок команд задаются данные, которые должны появляться в форме, открываются прочие формы и отчеты и выполняется ряд других задач. Например, есть «Форма клиента», в которой вы работаете с данными о клиентах. И в ней может быть кнопка, нажатием которой открывается форма заказа, с помощью которой вы вносите информацию о заказе, сделанном определенным клиентом.

Формы также дают возможность контролировать взаимодействие пользователей с информацией базы данных. Например, можно создать форму, в которой отображаются только определенные поля и с помощью которой можно выполнять только ограниченное число операций. Таким образом обеспечивается защита и корректный ввод данных.

Дополнительные сведения о формах см. в статье Формы.

Отчеты

Отчеты используются для форматирования, сведения и показа данных. Обычно отчет позволяет найти ответ на определенный вопрос, например «Какую прибыль в этом году принесли нам наши клиенты?» или «В каких городах живут наши клиенты?» Отчеты можно форматировать таким образом, чтобы информация отображалась в наиболее читабельном виде.

Отчет можно сформировать в любое время, и в нем всегда будет отображена текущая информация базы данных. Отчеты обычно форматируются таким образом, чтобы их можно было распечатать, но их также можно просматривать на экране, экспортировать в другие программы или вкладывать в сообщения электронной почты.

Дополнительные сведения об отчетах см. в статье «Обзор отчетов в Access».

Запросы

Запросы могут выполнять множество функций в базе данных. Одна из их основных функций — находить информацию в таблицах. Нужная информация обычно содержится в нескольких таблицах, но, если использовать запросы, ее можно просматривать в одной. Кроме того, запросы дают возможность фильтровать данные (для этого задаются критерии поиска), чтобы отображались только нужные записи.

Используются и так называемые «обновляемые» запросы, которые дают возможность редактировать данные, найденные в основных таблицах. При работе с обновляемым запросом помните, что правки вносятся в основные таблицы, а не только в таблицу запроса.

У запросов два основных вида: запросы на выборки и запросы на выполнение действий. Запрос на выборки просто извлекает данные и делает их доступными для использования. Вы можете просмотреть результаты запроса на экране, распечатать его или скопировать в буфер обмена. Вы также можете использовать выходные данные запроса в качестве источника записей для формы или отчета.

Запрос на изменение, как следует из названия, выполняет задачу с данными. С помощью запросов на изменения можно создавать новые таблицы, добавлять данные в существующие таблицы, обновлять или удалять данные.

Дополнительные сведения о запросах см. в статье Знакомство с запросами.

Макросы

Макросы в Access — это нечто вроде упрощенного языка программирования, с помощью которого можно сделать базу данных более функциональной. Например, если к кнопке команды в форме добавить макрос, то он будет запускаться всякий раз при нажатии этой кнопки. Макросы состоят из команд, с помощью которых выполняются определенные задачи: открываются отчеты, выполняются запросы, закрывается база данных и т. д. Используя макросы, можно автоматизировать большинство операций, которые в базе данных вы делаете вручную, и, таким образом, значительно сэкономить время.

Дополнительные сведения о макросах см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

Модули

Подобно макросам, модули — это объекты, с помощью которых базу данных можно сделать более функциональной. Но если макросы в Access составляются путем выбора из списка макрокоманд, модули создаются на языке Visual Basic для приложений (VBA). Модули представляют собой наборы описаний, инструкций и процедур. Существуют модули класса и стандартные модули. Модули класса связаны с конкретными формами или отчетами и обычно включают в себя процедуры, которые работают только с этими формами или отчетами. В стандартных модулях содержатся общие процедуры, не связанные ни с каким объектом. Стандартные модули, в отличие от модулей класса, перечисляются в списке Модули в области навигации.

Дополнительные сведения о модулях см. в статье Общие сведения о программировании в Access.

2. Назначение и возможности ms Access

Система управления базами данных MS Access предназначена для создания и поддержания в рабочем состоянии баз данных, для получения из них необходи­мой информации в требуемой форме, а также для создания приложений, автома­тизирующих работу с базами данных. С помощью этой программы могут разраба­тываться базы данных и приложения баз данных для произвольных областей использования информационных технологий.

База данных в программе MS Access представляет собой взаимосвязанную со­вокупность ее основных компонентов, которые называются объектами базы.

Объектами базы данных в MS Access считаются обсуждавшиеся выше таблицы, формы, запросы, отчеты, а также стра­ницы, макросы и модули. Объект «страница» представляет собой веб-страницу, то есть документ, который содержит сведения из базы данных и предназначен для размещения в Интернете. Объекты «макрос» и «модуль» являются средствами автома­тизации работы с базами данных и создания приложений для работы с ними.

Со­вокупность объектов базы оформляется в виде единого файла стандартного для MS Access формата. Созданные в программе MS Access файлы баз данных имеют расширение .mdb.

Для выполнения всех функций по созданию и работе с базами данных в про­грамме MS Access имеются мастера и конструкторы создания базы, таблицы, фор­мы, запроса, отчета и страницы. В программе Access любой объект базы всегда со­здается с помощью мастера или конструктора.

Мастер представляет собой подсистему, которая в значительной степени ав­томатизирует процессы создания отдельных объектов базы или полностью гото­вой базы данных. В последнем случае мастер создает базу ориентированную на решение одной из стандартных задач (учет заказов, расчет затрат, основные фонды, контакты, склад и т. д.). При создании базы с помощью мастера все ее объекты создаются автоматически. Результатом является полностью готовая к работе база вместе с поддерживающим эту работу приложением. Мастер всегда предлагает стандартное решение, которое нуждается в определенной до­работке до потребностей конкретного заказчика, потребителя.

Использование конструкторов позволяет выполнить всю работу «вручную» с максимальным учетом особенностей решаемой задачи и требований заказчика.

Конструктор является наиболее гибким инстру­ментом создания любых новых объектов базы и изменения структуры уже суще­ствующих.

3. Запуск и завершение работы программы ms Access

В стандартном случае запуск программы MS Access выполняется с помощью ко­манды:

1. «Пуск» — Все программы — Microsoft Access

2. с помощью значка, расположенного на Рабочем столе или на специальной панели

пакета MS Office.

Завершение работы программы выполняется стандартными способами:

1. сочетанием клавиш Alt+F4

4. Справочная подсистема ms Access

Вызов справки MS Access осуществляется клавишей F1 или командой Справка ► Справ­ка: Microsoft Access из операционного меню программы. Справочная подсистема построена по общим принципам, принятым в пакете Microsoft Office.

При подготовке материала использовались источники:
https://studfile.net/preview/6653212/page:16/
https://support.microsoft.com/ru-ru/office/%D0%BE%D1%81%D0%BD%D0%BE%D0%B2%D0%BD%D1%8B%D0%B5-%D1%81%D0%B2%D0%B5%D0%B4%D0%B5%D0%BD%D0%B8%D1%8F-%D0%BE-%D0%B1%D0%B0%D0%B7%D0%B0%D1%85-%D0%B4%D0%B0%D0%BD%D0%BD%D1%8B%D1%85-a849ac16-07c7-4a31-9948-3c8c94a7c204
https://studfile.net/preview/2242562/page:2/