Программа автоматизации бизнеса что это такое

О ее дороговизне говорят в двух случаях:

1. Когда нет плана окупаемости. Руководитель думает о расходах, а не об инвестициях. А значит, не планирует, за счет чего и в какой срок вложенные деньги вернутся.
2. Когда нет целей на автоматизацию. Руководитель не знает, какой эффект хочет получить. «Нам нужно автоматизировать закупки». А зачем? Ситуация напоминает покупку машины: «Продайте мне самую хорошую!». Человеку продают джип с пятилитровым двигателем и расходом 20 литров на сотню, а он на нем таксует по вечерам. В итоге переплата при покупке и издержки превышают доход от такси. Когда человек не знает, чего хочет — то платит дороже и получает не то.

Бизнес — это про деньги. И на автоматизацию нужно ставить финансовые цели. Хотите, чтобы бизнес стал быстрее, точнее и понятнее? Тогда посчитайте скорость, точность и понятность в деньгах. Для этого набросайте финансовую модель автоматизации.

Когда предприниматель знает, чего хочет — рассуждает так: «За счет автоматизации хочу сократить запасы ТМЦ на 15%. Это позволит сэкономить 4% платежей по кредитам за факторинг, то есть 40 тысяч рублей в месяц».

Когда цели выражены конкретными значениями, нужно составить срочный план их достижения. Запланируйте, когда завершится автоматизация и когда начнется эффект. Эффект нарастает постепенно, можно заложить это в календарный план. Так вы получите план возврата вложенных средств: «Завершаем автоматизацию к марту. Увеличиваем скорость обслуживания покупателей к апрелю на 10%, к июлю — на 50%».

Осталось ввести план-фактный анализ достижения цели — отслеживать, чего из планируемого вы достигли, а чего не достигли.

RB рекомендует лучших поставщиков цифровых решений для вашего бизнеса — по ссылке

Определите, за счет чего окупится автоматизация

В малом бизнесе не все понимают, что конкретно улучшит автоматизация. Или не знают, как это посчитать. Давайте разбираться, за счет чего вырастет доход после автоматизации.

Сократится количество утрат и порчи. Если вы провели инвентаризацию и ахнули от ее результатов, то можете предположить, насколько сократятся потери после автоматизации учета ТМЦ. В нашей практике потери от краж и просрочки сокращались на 60% после автоматизации приемки и отгрузки товаров и введения материально ответственных лиц.

• Автоматизация учета сырья в производстве

Предварительная калькуляция заказа и анализ фактического расхода материалов и трудозатрат позволят организовать выгодный раскрой материалов. Данные будут постепенно накапливаться, и вы сможете точнее определять себестоимость при расчете заказов. Например, при изготовлении пластиковых окон сократятся обрезки пластика. А это конкретная экономия в рублях.

Он позволит вам точнее планировать расходы на каждый заказ. Вы сможете гибко управлять ценами, рассчитывать себестоимость с большей точностью — а значит, получите конкурентное преимущество.

• Увеличение скорости бизнес-процессов

Оно прямо влияет на количество продаж. Вспомните кассира в «Макдональдсе» в час пик. Он быстро обслуживает покупателей, потому что все процессы выверены, товары ограничены меню, а для оформления заказа нужно нажать на кнопку несколько раз. Все чаще кассира вообще заменяют автоматом.

Если у вас очереди — посчитайте, насколько вырастет оборот торговой точки, если обслужить всех быстрее. Разделите фактическое время обслуживания на то, которое хотите добиться после автоматизации. Умножьте получившийся коэффициент на оборот — это ваша будущая прибыль.

• Точность процессов — например, обслуживания

Как посчитать недовольство покупателя, которому забыли принести сахар к кофе? Или которому не выдали сдачу? Хуже, если по случайности не закрутили гайки на колесе в шиномонтажке, хотя убыток от этого посчитать легче. Если декомпозировать процесс на части и автоматизировать контроль за его выполнением — вырастет лояльность покупателей и качество обслуживания.

Она позволит увеличить товарооборот с группами покупателей или по группам товаров. Вы увидите предпочтения покупателей и предложите тот товар, который им необходим. Либо сформируете пакеты с товаром-локомотивом и товаром, который не так популярен. Все это выражается в рублях, которые вы получите или нет — в зависимости от качества торговой аналитики. Маркетинг прямо влияет на следующий пункт.

Любой товар, без дела хранящийся на складе, — это отвлеченные от оборота деньги, которые не приносят вам доход. Если вы сократите количество неликвидного товара или автоматизируете закупки так, чтобы он не лежал на складе, то сократите расходы на оплату товарного кредита.

• Освобождение времени руководителя

Время руководителя предприятия стоит дорого. Сколько времени вы тратите на звонки, вопросы, уточнения, пояснения? Издержки легко посчитать простым умножением. Если вы сократите свои трудозатраты, то будете расходовать время на более важные дела. А время — это деньги.

Даже эксперт иногда не может посчитать эффект. Обычно мы предполагаем пессимистичный прогноз окупаемости, но часто получается в разы быстрее. Из практики помню кейс автоматизации складского учета, где инвентаризации выявили миллионную недостачу. Мы планировали сокращение недостач на 50%, а их стало меньше на 80%. Чистая выгода для бизнеса — порядка 800 тысяч рублей с торговой точки в год.

Если вы затрудняетесь точно посчитать экономический эффект — предположите его или спросите об опыте эксперта. Главное — выразить цель конкретными значениями

Посчитайте стоимость автоматизации

Хорошо рассуждать об окупаемости автоматизации. Но ведь надо сначала в нее инвестировать. Нужно иметь в виду, а можете вы вообще потратить на нее деньги. Миллиард долларов выгодно вкладывать, но надо сначала его где-то взять.

Стоимость автоматизации участков или компаний в малом бизнесе рассмотрим на примерах.

Пример 1. Автоматизация работы менеджеров с расписанием — 150 тысяч рублей. Срок реализации — 3 месяца. Срок окупаемости решения — 2 года.

Компания производит и продает гидравлическое оборудование для промышленных котлов. Годовой оборот — 100 миллионов рублей. Нужно обеспечить удобную работу менеджеров по продажам с расписанием, контрагентами, товарной номенклатурой, историей общения и финансов.

Вся номенклатура и контрагенты находятся в программе 1С, а менеджеры составляют свое расписание в календаре Google. Из-за этого страдает отчетность перед руководителем и возникает туманная ситуация с историей взаимоотношений с контрагентом.

• Ускорить внесение данных на 20%;
• Упростить контроль руководителя отдела продаж за деятельностью
• Сократить трудозатраты руководителя на 20%

Для заказчика подобрали и внедрили решение, на основе CRM 1С. Информация о встречах и событиях автоматически теперь выгружается в календарь Google. Продавцы и руководитель работают в единой среде.

Пример 2. Автоматизация производственного учета — 200 тысяч рублей. Срок реализации — три недели. Срок окупаемости — 1,5 года.

Компания продает и устанавливает климатическое оборудование. Оборот — 50 миллионов рублей в год.

Есть проблема с учетом расходов на заказы — сложно рассчитать плановую и фактическую себестоимость.

• Ввести учет затрат по каждому заказу
• Анализировать план-факт каждого заказа, прийти к точной калькуляции и увеличить прибыль на 20%
• Предоставить собственнику отчеты о прибылях и убытках и движении денежных средств — бесценно

Сократились потери при расчетах заказа, выросли продажи из-за освободившихся менеджеров.

Пример 3. Автоматизация обслуживания покупателей — 950 тысяч рублей. Срок реализации — 6 месяцев. Срок окупаемости — 2 года.

Розничная сеть с 10 торговыми точками. Оборот — 200 миллионов рублей в год. Нужно ускорить обслуживание покупателей и избавиться от очередей.

• Внедрить штрих-коды, автоматизированные весы и ККМ
• Избавиться от очередей в период пиковых нагрузок (утро, вечер)
• Увеличить оборот точки на 20%
• Обеспечить соответствие торговой точки ФЗ-54

Цена проектирования — 150 тысяч рублей, внедрения — 200 тысяч рублей, торгового оборудования и программ — 600 тысяч рублей. Онлайн-кассы под ФЗ-54 дорогие, поэтому окупаемость составит 2 года.

О чем еще нужно знать

Чтобы вы могли наглядно оценить выгоду автоматизации вашего бизнеса, участка или процесса, посчитайте два показателя:

• Стоимость автоматизации от оборота компании = стоимость автоматизации/годовой оборот
• Стоимость от чистой прибыли = стоимость автоматизации/чистая прибыль

По моему опыту, стоимость автоматизации участка в малом бизнесе обходится от 200 до 500 тысяч рублей. Получается меньше 0,5% от стандартного годового оборота компании и до 10% от стандартной годовой прибыли. Согласитесь — небольшие инвестиции при окупаемости около года.

Финансовое положение вашей компании лучше всего известно вам. Я предложил эффективные способы автоматизации и превращения расходов в инвестиции. Сколько именно вы готовы вложить и когда желаете вернуть вложения с прибылью — ваш выбор.

Материалы по теме:

Внедрение автоматизации: быстро и качественно

Когда в бизнесе назревает острый вопрос о сокращении расходов и увеличении эффективности, то владельцы бизнеса обращаются за помощью к алгоритмам и программам — автоматизации бизнеса или его процессов.

Благодаря автоматизации снижается нагрузка рутинной работы сотрудников, тем самым повышая уровень выполнения более полезной работы. Например, обработку заявок и заполнение шаблонных форм можно отдать на автономный процесс, а сотрудники это время потратить на прямую коммуникацию с клиентом и продать новым продут, увеличивая объем продаж и прибыль компании.

Несмотря на то, что сфера IT и технологий растре, на все владельцы компаний активно внедряют автоматизацию. особенно если речь идет о малом бизнесе. Связано это с незнанием о важных преимуществах автоматизации и то, как она проявляет себя на практике.

В этой статье мы разберем подробно в том, что такое автоматизация бизнеса и его процессов для каждого собственника бизнеса, специалиста и менеджера.

Чем полезна автоматизация бизнес и его процессов

Автоматизация процессов — это один из способов оптимизации бизнеса. С ее помощью бизнес избавляется от траты времени на мало эффективную работу и уменьшает затраты на другие ресурсы, акцентирую на увеличение производительности труда в важных для компании бизнес- процесса.

Например, автоматизировать обработку заявок заявки и бухгалтерию можно с помощью внедрения CRM-системы и онлайн-формата ведения бухгалтерских отчетов. Таким образом IT-специалисты могут внедрить программу, которая все поступающие заявки будут обрабатываться автоматически, а совершенные по ним сделки подтянутся данные об оплате, производится автоматическое ответное письмо и данные автономно вносятся в необходимые отчеты.

CRM-система как выигрышный способ автоматизировать бизнес

CRM-система — инструмент автоматизации бизнеса, цель которого чаще всего состоит из управления проектов компании, ее деятельность и продажами, а также и налаживание стабильной коммуникации сотрудников, контроль клиентских баз и качества клиентского сервиса.

Система собирает все заявки и заказы в общей воронке продаж, пишет сообщения клиентам, отправляет документы и автоматически звонит заказчику. На разных этапах воронки можно настроить свои автоматические действия.

Для среднего и малого среднего бизнеса отлично подойдет CRM Битрикс24. Это программа, которая нацелена на помощь автоматизации бизнеса с помощью взаимодействия с клиентами, настройкой телефонии, формирование и контроль проектов, сделок, а также несложный контроль эффективности сотрудников.

Она хранит данные о заказчиках и историю взаимодействия с ними, напоминает о необходимости выйти на связь и предложить дополнительные товары, а также позволяет анализировать работу менеджеров, каналов продаж и многое другое.

Наши специалисты могут быстро и качественно внедрить настройку CRM-системы Битрикс24 со скидкой в 15%. Успейте оставить заявку на нашем сайте.

Если же вы уже имеете встроенную CRM-систему, но она не приносит необходимого результата, наша команда проведет для вас бесплатный аудит вашей CRM и на основе анализа предоставить все рекомендации для ее улучшения. Не упустите возможность автоматизировать свой бизнес и увеличить эффективность деятельности!

Суть автоматизации и ее польза в бизнесе

Именно таким образом и формируется главная идея автоматизации —

внедрение алгоритмов или программы, которые возьмут на себя часть работы, а сотрудникам дадут возможность более вовлеченно работать над продажами и работе с клиентами, а также другими процессами, на которых держится бизнес.

Например, в компании большой поток новых клиентов. Бизнес, который не автоматизирован, будет требовать от своих менеджеров вручную совершать перезвоны каждому клиенту, кроль оплаты за полученные товары, проверку их наличия и наличия на складе.

Автоматизированный бизнес приводит количество подобных операций к минимуму, что помогает менеджеру после получения заявки оформленного товара лишь упаковать и отправить его клиенту.

Важно! Автоматизация ≠ цифровизация. Цифровизация гораздо глубже и сложнее.

Какие процессы можно автоматизировать

На практике можно привести к автоматизации любой бизнес-процесс, а проще всего будет начать с этих моментов:

• обработки заявок и сделок;
• формирование и отправка СМС- и email-рассылки;
• этапы документооборота;
• ведение бухгалтерского и складского учета;
• проведение платежей и их контроль.

Это базовые бизнес-процессы, которые легко автоматизировать при минимальных рисках, в случае ошибок в алгоритмах, сбоях и прочих издержек автоматизации. Для них можно использовать простые программы и алгоритмы, которые отлично подходят для малого и среднего бизнеса.

Для активно развивающегося среднего и крупного бизнеса можно использовать в автоматизации уже более сложные процессы компании. Например, Это может быть управление производством и углубленный контроль работы сотрудников большого коллектива.

Таким образом, вы можете иметь «автономный центр контроля», который помогает бизнесу сфокусироваться на главных задачах, увеличивая производительность труда сотрудников и приводя в строй важные бизнес-процессы компании.

Первые шаги к автоматизации бизнеса. С чего начать?

Если вы читаете эту статью, то наверняка уже слышали о преимуществах автоматизированного бизнеса. Организованная работа с сотрудниками и клиентами, повышенная эффективность рабочего процесса, увеличение прибыли… Неудивительно, что столько компаний хотят автоматизировать свой бизнес как можно скорее. Вот только не всегда удается сделать это правильно.
Ведь обычно всё происходит как? Компания приобретает специальную программу, начинает ее внедрять и сталкивается со сложностями. Например, оказывается, что сотрудники не хотят переходить на непривычную для них систему, да и организованные бизнес-процессы не так легко перенести в строгие рамки таблиц. В итоге все заканчивается тем, что систему не используют в полную силу, а то и вовсе забрасывают и возвращаются к привычному Excel.
Такие примеры заставляют руководство серьезно задуматься перед тем, как устанавливать систему в своей компании. И это к лучшему: программа действительно способна максимально учитывать требования бизнеса, но для этого их еще нужно предъявить. То есть — составить техническое задание.
На составление, как правило, уходит много времени. Нужно понять, какие именно процессы стоит автоматизировать и на что обратить внимание прежде всего. Для этого можно задействовать сотрудников, привлечь специалистов со стороны – но все равно остаться без желаемого результата. Чтобы не пропустить важные моменты и использовать программу эффективно, нужно четко определить план действий. Именно поэтому команда «Клиентская база» создала это руководство для начинающих. Если вы планируете перевести свой бизнес на современные системы, но пока не уверены, с чего начать, то все, что вам надо сделать – это ответить на вопросы, поэтапно изложенные ниже.

Шаг 1. Бизнес-процессы

• Какие действия выполняют сотрудники компании?
• Из-за чего чаще всего возникают проблемы в этих действиях?

1. Оператор принимает заявку, вносит ее в список заказов;
2. Менеджер получает новый заказ, согласовывает его и выставляет счет на оплату;
3. Бухгалтер принимает оплату и отправляет заказ в производство;
4. Производство получает данные по заказу и выполняет его;
5. Менеджер сдает заказ клиенту.

Советы:

В первую очередь нужно автоматизировать проблемные участки, задерживающие работу всей организации.

Для каждого процесса следует определить ответственных за него сотрудников и контролирующего. Проблему можно решить быстрее, если точно знать, кто отвечает за дело на каждом этапе.

Выстраивать процессы лучше так, чтобы все данные и сроки от начала проекта и до его завершения передавались между участниками автоматически.

Шаг 2. Таблицы

• С какими данными работает компания?
• По каким параметрам их можно распределить?

• Клиенты
• Заявки
• Сотрудники
• Счета

Советы:

Очень важно следить за своевременным наполнением базы – не внесенная вовремя информация может оказаться необходимой, когда другие источники не будут доступны.

Не стоит составлять таблицы сразу на все случаи жизни. Лучше начать с самых важных, протестировать их, отшлифовать и только потом добавить следующие.

Следует использовать связанные поля. Так данные из одной таблицы не придется дублировать в другую: связанные поля будут заполняться автоматически. Например, список клиентов можно будет составить один раз в одной таблице – во всех остальных поля, которым такие данные нужны, заполнятся без дополнительных усилий.

Шаг 3. Доступ

• Какие группы сотрудников участвуют в бизнес-процессах компании?
• С какими данными работает каждая группа?

Советы:

Для каждой группы нужно составить список полей под просмотр и редактирование. Все остальное по умолчанию будет закрыто.

Кроме доступа к полям, надо продумать доступ к добавлению или удалению записей, экспорту или импорту данных, доступу к отчетам.

Шаг 4. Шаблоны

• Какие документы используются в компании чаще всего?
• Какие данные для этих документов уже собираются в таблицах?

Советы:

Шаблоны нужно сделать как можно более гибкими, оставив неизменяемым только основной текст. Остальная информация будет подставляться автоматически. Это избавит сотрудников от «бумажной волокиты», а сами документы – от ошибок и опечаток.

Часто в шаблон бывает необходимо подставить данные, которые не были учтены в таблице до этого. Для них всегда можно будет добавить новые поля.

Даже самый сложный договор можно привести к единому шаблону, просто добавив в него различные условия. Поэтому несколько похожих договоров удобнее будет свести в один.

Шаг 5. Рассылки

• С какой частотой и в какое время компания сможет проводить рассылки? Как часто появляются новости, которые будут интересны клиентам?
• В каких случаях лучше использовать почту, а в каких – SMS?

Советы:

Главная информация должна содержаться в самом тексте. Не нужно перегружать шаблон картинками и тяжелыми файлами. Большинство пользователей предпочитают отключать дополнения, а значит, для них суть письма останется неясной. Далеко не каждый сочтет это интригующим – скорее, просто закроет его и не воспользуется предложением.

При массовости рассылок стоит задуматься о спам-листах. Чтобы не попасть в них, нужно обратить внимание на возможность клиента отписаться от рассылки по собственному желанию. При этом опция должна быть очевидной – например, в виде обозначенной ссылки в письме.

Также при планировании рассылки нужно учитывать ограничение сервера на количество отсылаемых писем в час (на бесплатных серверах – в минуту). Как правило, после достижения максимального количества писем сервер блокирует аккаунт. Чтобы избежать подобной ситуации, рассылку лучше распределить на несколько циклов.

Не стоит проводить рассылки слишком часто и без особого повода. Во-первых, это раздражает подписчиков, во-вторых, вряд ли кого-то заинтересуют малоинформативные письма. Если есть уверенность в планировании, можно предупредить о частоте рассылок еще на этапе подписки – например, фразой «Наша еженедельная рассылка».

Шаг 6. Напоминания

• О каких изменениях необходимо оповещать сотрудников?
• Как эти оповещения должны выглядеть?

Советы:

Напоминания должны быть информативными, чтобы с первого взгляда было понятно, о чем идет речь. Поэтому нужно указывать больше конкретной информации внутри текста. Согласитесь, есть разница между «Изменился статус заказа» и «Статус заказа № XX изменился с A на B».

Отправлять напоминания следует только в случае необходимости. Не стоит создавать напоминания на маловажные изменения или рассылать их тем, кого они не касаются. Сотрудники просто «утонут» в них и перестанут реагировать вовремя.

Шаг 7. Вычисления

• В каких таблицах нужны вычисляемые поля?
• По каким формулам программа будет их рассчитывать?

Советы:

В первую очередь в систему автоматизации можно перенести те вычисления, которые уже хранились до этого в Excel или других программах.

Будет удобнее начать с простых вычислений, усложняя их по мере освоения системы автоматизации.

Необходимые для вычислений данные можно брать не только из текущей таблицы, но и из связанных с ней. Для этого нужно не забывать проставлять необходимые связи.

Шаг 8. Отчеты

• Из каких данных будут составляться моментальные отчеты?
• В какой форме их будет удобнее просматривать?

Советы:

Нужно определить параметры, которые можно будет изменять при формировании отчета – например, по периоду или по группам сотрудников.

Не стоит перегружать моментально составляемые отчеты сложной информацией. Основная их задача – быстрое ознакомление с текущей ситуацией для незамедлительного реагирования на возможные затруднения.

Можно сделать отчеты простыми для восприятия. Например, визуализировать их с помощью различных графиков и схем.

Заключение

• какие бизнес-процессы нужно автоматизировать в вашей компании;
• какие данные можно объединить в базу;
• как разграничить доступ к этим данным;
• в какие шаблоны объединить документацию;
• как организовать массовые рассылки и напоминания;
• какие вычисления удобнее проводить автоматически;
• какие отчеты нужно генерировать моментально.

• CRM
• Клиентская база
• автоматизация бизнеса
• автоматизация бизнес-процессов
• CRM система

При подготовке материала использовались источники:
https://rb.ru/opinion/avtomatizirovat-biznes/
https://vc.ru/s/1147729-it-obrazovanie/534560-vnedrenie-avtomatizacii-bystro-i-kachestvenno
https://habr.com/ru/companies/clientbase/articles/139801/