Directum — облачный документооборот

Современные системы электронного документооборота (СЭД) позволяют обеспечить быстрый и надежный обмен документами как внутри компании, так и за ее пределами. Внедрение ЭДО позволяет избежать потери документации, сократить расходы на бумагу и курьерские услуги, сделать документооборот прозрачным и эффективным. Почему бизнес делает выбор в пользу облачного подхода — рассказываем в этой статье.

Электронный документооборот (ЭДО): выгоды для бизнеса

Цифровые сервисы постепенно вытесняют традиционные решения. Эта тенденция коснулась и документооборота. Бумажные документы и связанные с ними неудобства уходят в прошлое. Внедрение ЭДО оптимизирует рабочие процессы, связанные с документами:

• снижаются расходы на офисную технику, бумагу, курьерские услуги;
• документооборот становится прозрачным для всех участников процесса;
• снижаются риски потери или порчи документов;
• все нужные файлы — всегда под рукой.

Варианты размещения СЭД

Системы электронного документооборота могут быть развернуты on-premise или в облаке.

• В случае с on-premise подходом СЭД размещается на собственных вычислительных ресурсах компании.
• Облачные решения предоставляются бизнесу по сервисной модели: они быстро подключаются, работают из облака поставщика услуги, не требуют капитальных затрат.

Давайте узнаем, что представляют собой облачные СЭД, как работают такие сервисы и в чем их преимущества перед локальными решениями.

Облачная СЭД: что это такое и как работает

Облачная СЭД — это система электронного документооборота, доступная в формате cloud-сервиса. Как правило, распространяются облачные системы документооборота в формате Software-as-a-Service.

В отличие от локальных решений, требующих установки в инфраструктуру заказчика, системы электронного документооборота в облаке не нужно разворачивать и поддерживать — все эти хлопоты берет на себя провайдер сервиса.

Преимущества облачных СЭД

Все чаще компании делают выбор в пользу ЭДО в облаке. И на это есть немало причин.

Сокращение расходов на ИТ

Внедрение облачной системы документооборота не требует закупки серверов, их настройки и дальнейшего администрирования — а значит, компании не придется тратить бюджет на ИТ-оборудование, специалистов, которые будут его обслуживать, и необходимые лицензии.

Облачные решения уже готовы к работе, поэтому развертывание системы под конкретного заказчика требует минимальных затрат. Как правило, от заявки на подключение облачной СЭД до старта использования проходит всего несколько дней или даже часов.

Системы ЭДО в облаке ориентированы на пользователей без глубоких технических навыков — с основными процедурами справится любой сотрудник, прошедший базовый тур по решению.

Делая выбор в пользу облачной СЭД, заказчик не приобретает систему раз и навсегда, а арендует ее. Такая модель владения позволяет без серьезных расходов подключить систему, оптимизировать модель оплаты в процесс использования или сменить решение.

Directum RX: интеллектуальная система управления бизнес-процессами и документами

Directum RX — готовое решение для электронного документооборота от российской компании-разработчика ИТ-продуктов. Система позволяет цифровизовать различные бизнес-процессы:

• кадровый документооборот;
• документооборот с контрагентами;
• делопроизводство;
• долговременный архив;
• финансовый архив;
• совещания и многое другое.

Возможности решения

Directum RX — это цифровой ассистент в делопроизводстве, бухгалтерии и юридическом отделе.

Встроенные интеллектуальные сервисы

Directum RX позволяет быстрее выполнять рабочие задачи благодаря автоматизации рутинных операций при обработке типовых документов — писем, договоров, первичных учетных документов, паспортов и прочего. Есть возможность автоматической регистрации документации с заполнением карточек, создание проектов на основе текста протокола/приказа, сравнение версий и другие возможности.

С Directum RX просто работать — интерфейс решения интуитивно понятен, доступны встроенные подсказки, преднастроенные шаблоны, функция совместного редактирования и рецензирования документов.

Благодаря low-code среде Development Studio систему Directum RX можно адаптировать под бизнес-логику и специфические процессы компании.

Решение можно подключить как облачный сервис. Это особенно актуально для компаний, которые хотят начать использование СЭД без затрат на вычислительные ресурсы и ИТ-специалистов.

Решение работает на ПК с ОС Windows, MacOS и Linux. Подключаться к Directum RX можно не только с компьютера или ноутбука. При необходимости сотрудники компании могут воспользоваться приложениями для iOS и Android.

Благодаря открытому API Directum RX легко интегрировать с другими решениями. Также доступны готовые интеграции с ERP, сервисами электронного документооборота и прочими бизнес-системами.

Как обеспечивается безопасность данных в Directum RX

• Отказоустойчивость

Архитектура Directum RX позволяет построить отказоустойчивое, высокопроизводительное и безопасное решение ЭДО в облаке.

Протокол HTTPS обеспечивает защищенный обмен данными между клиентским приложением и сервером.

Благодаря дополнительной проверке прав доступа данные на сервере остаются надежно защищены даже в случае получения нелегитимного доступа к клиентскому приложению.

При необходимости можно подключить дополнительные провайдеры аутентификации (OAuth, SAML и другие).

Решение поддерживает разграничение прав доступа. Все действия пользователей сохраняются: в любой момент можно узнать, кто обращался к документам, редактировал и получал права на них.

Облачная версия развернута в ЦОД уровня Tier III с гарантированной доступностью 99.95%. Микросервисная архитектура обеспечивает отказоустойчивость решения.

Directum RX — полностью отечественная разработка. Решение внесено в реестр отечественного программного обеспечения.

Искусственный интеллект в составе облачного решения

ИИ в Direcrum RX обеспечивает интеллектуальную обработку входящих данных (письма, документация). Технология позволяет снять с сотрудников компании рутинные задачи, повысить точность и эффективность первичной обработки документов.

Интеллектуальная система цифровизации
процессов и документов

Базовые возможности Directum RX включают набор и сервисов, которые берут на себя рутинную обработку текстовой информации:

Извлекают из документов реквизиты и другие значимые факты
Классифицируют, регистрируют документы, заполняют карточки в системе
Создают проект поручения
из текста протокола или приказа
Сравнивают версии документов,
в том числе разноформатные

Комфортная работа пользователей

Виджеты

Панель наглядных инструментов для быстрого доступа к рабочим процессам, отчетам, аналитике по различным показателям настраивается индивидуально под каждого пользователя. Под рукой — только необходимое.

Эргономика интерфейса

Возможности системы легко освоить: интерфейс прост и не перегружен, сценарии работы — интуитивно понятны, а встроенные подсказки помогают новым пользователям изучить доступные функции.

Контроль процессов

В системе всегда можно отследить ход стартованного процесса: у кого из согласующих документ на рассмотрении, какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Это помогает контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения.

Цифровые подписи

Система поддерживает технологии проставления всех видов электронных подписей (УНЭП, УКЭП, ПЭП, «Госключ»). Информацию о фактах подписания всегда можно просмотреть в карточке документа и выгрузить локально в zip-контейнер вместе с самим документом.

Agile-доски

Инструмент для наглядного управления командной и проектной работой. Этапы детализируются по приоритетности, трудозатратам, срокам, исполнителям и прозрачно контролируются, участники команды взаимодействуют и аккумулируют базу знаний в едином цифровом пространстве — все работы ведутся в защищенном корпоративном контуре.

Мобильные приложения

Решения для комфортной работы в системе за пределами рабочего кабинета. Мобильный клиент помогает ускорить ключевые бизнес-процессы, завязанные на сотрудниках всех уровней: от топ- и мидл-менеджеров до руководителей проектов и исполнителей.

Виджеты

Панель наглядных инструментов для быстрого доступа к рабочим процессам, отчетам, аналитике по различным показателям настраивается индивидуально под каждого пользователя. Под рукой — только необходимое.

Эргономика интерфейса

Возможности системы легко освоить: интерфейс прост и не перегружен, сценарии работы — интуитивно понятны, а встроенные подсказки помогают новым пользователям изучить доступные функции.

Контроль процессов

В системе всегда можно отследить ход стартованного процесса: у кого из согласующих документ на рассмотрении, какие работы ведутся в этот момент, уже выполнены или просрочены. Это помогает контролировать выполнение задач и своевременно реагировать на изменения.

Цифровые подписи

Система поддерживает технологии проставления всех видов электронных подписей (УНЭП, УКЭП, ПЭП, «Госключ»). Информацию о фактах подписания всегда можно просмотреть в карточке документа и выгрузить локально в zip-контейнер вместе с самим документом.

Agile-доски

Инструмент для наглядного управления командной и проектной работой. Этапы детализируются по приоритетности, трудозатратам, срокам, исполнителям и прозрачно контролируются, участники команды взаимодействуют и аккумулируют базу знаний в едином цифровом пространстве — все работы ведутся в защищенном корпоративном контуре.

Мобильные приложения

Решения для комфортной работы в системе за пределами рабочего кабинета. Мобильный клиент помогает ускорить ключевые бизнес-процессы, завязанные на сотрудниках всех уровней: от топ- и мидл-менеджеров до руководителей проектов и исполнителей.

Адаптация под требования бизнеса

No-code-настройка Directum RX не требует навыков программирования — регламенты задаются в графическом редакторе процессов.

Low-code-среда разработки Development Studio дает возможность быстро адаптировать систему под сложные специализированные процессы и бизнес-логику, а также создавать новые прикладные решения.

Масштабируемая архитектура
и готовые интеграционные решения

Подтвержденная отказоустойчивость при одновременном подключении 50 000 одновременно работающих пользователей соответствует 100 000–120 000 пользователей системы и готовность к высокой нагрузке горизонтального масштабирования — достаточно добавить вычислительные мощности и соответственно распределить по ним серверные службы системы.

Кроссплатформенность— система работает на СУБД PostgreSQL, Microsoft SQL Server, Postgres Pro и Jatoba. Операционная система может быть любой — Linux, Mac, Windows и др.

Мобильные решения для смартфонов и планшетов на iOS и Android.

Централизованная архитектура с распределенными файловыми хранилищами поддерживает работу удаленных подразделений с учетом различных часовых поясов и графиков работы сотрудников.

Открытый API и готовые интеграционные решения с ERP- и другими системами, сервисами ЭДО. Поддержка совместной работы с продуктами MS Office, Р7-Офис, МойОфис, LibreOffice и ONLYOFFICE.

Локальный и облачный варианты поставки

Для компаний, которым важно быстро развернуть систему и начать работу без привлечения команды ИТ-специалистов, доступна облачная версия Directum RX.

Функциональные возможности и интерфейс локальной и облачной поставки идентичны. Компания Directum гарантирует доступность системы в режиме 24/7, безопасность и целостность данных в облаке согласно SLA.

О системе DIRECTUM

DIRECTUM – ECM-система (Enterprise Content Management, система электронного документооборота и управления взаимодействием), нацеленная на повышение эффективности работы всех сотрудников организации в разных областях совместной деятельности. Систему использует более 2 100 российских компаний в 11 отраслях.

DIRECTUM поддерживает полный жизненный цикл управления документами, при этом традиционное «бумажное» делопроизводство органично вписывается в электронный документооборот. DIRECTUM обеспечивает эффективную организацию и контроль деловых процессов на основе workflow: согласование документов, обработка сложных заказов, подготовка и проведение совещаний, поддержка цикла продаж и других процессов взаимодействия.

На базе системы DIRECTUM разработан широкий набор бизнес-решений, направленных на решение бизнес-задач с определенным бизнес-эффектом.

DIRECTUM: Управление договорами. Подготовка проектов договорных документов, их согласование в соответствии с регламентом, формирование листа визирования, контроль полномочий, утверждение ЭЦП; контроль выполнения обязательств по договорам, поиск и анализ комплектов договоров; формирование отчетности.

DIRECTUM: Классическое делопроизводство. Ведение номенклатуры дел, работа с внутренней/входящей/исходящей документацией, контроль исполнения поручений/резолюций, контроль возврата документов, формирование отчетности.

DIRECTUM: Управление совещаниями. Организация и подготовка к совещанию, проведение совещания, исполнение принятых решений, формирование отчетов для анализа данных по состоянию и исполнению совещаний.

DIRECTUM: Финансовый архив. Подготовка к налоговым и аудиторским проверкам, поддержка внеофисного хранения бумажных оригиналов документов, сверки операций по первичным документам, ведение претензионной деятельности.

DIRECTUM: Проектный документооборот. Соблюдение и контроль процедур управления проектами, работа с планом проекта, управление рисками проекта, контроль качества и эффективности управления проектом, создание архива документов по проекту, обеспечение взаимодействия и коммуникаций участников проекта.

DIRECTUM: Согласование счетов на оплату. Формализация процесса визирования счетов на оплату и счетов-фактур, обеспечение четкого состава визирующих, ввод и регистрация счетов, проверка и согласование счетов на оплату, подготовка проведения оплаты и уведомление ответственных об оплате, формирование архива счетов и организация безопасного и удобного доступа к нему.

Эффект от внедрения

DIRECTUM — это гибкая и мощная система электронного документооборота, в основу которой заложены простые принципы. Благодаря открытости, доступности и широкому функционалу система DIRECTUM является отличным средством создания ECM-инфраструктуры предприятия, решая задачи управления контентом, управления бизнес-процессами, организации взаимодействия сотрудников.

В целом система DIRECTUM реализует комплексный подход к реализации полного цикла работы с информацией и процессами для решения различных бизнес-задач в сложных ИТ-ландшафтах. Построение цельного здания ECM-инфраструктуры – важная задача, однако зачастую обстоятельства не позволяют заказчикам реализовать комплексный проект в области внедрения системы электронного документооборота.

При внедрении бизнес-решения не ставится цель комплексного охвата всего предприятия. Благодаря этому подход, ориентированный на внедрение бизнес-решений, получает ряд преимуществ.

Понятная цель и видимый эффект

Внедрение бизнес-решения дает результат, понятный участникам проекта и руководству. В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать стоимостной эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам.

Короткие сроки внедрения

Благодаря тому, что число решаемых задач меньше, а область приложения усилий конкретнее, внедрение проходит легче и результат достигается быстрее.

Высокое качество

Бизнес-решения отличаются высокой готовностью к использованию и проработанностью: входящие в состав технические решения, методические материалы и технология консалтинга и внедрения разрабатываются на основе большого опыта и учитывают все особенности охватываемых бизнес-задач.

Низкие риски

Высшее руководство и вовлекаемые сотрудники напрямую заинтересованы в результате внедрения бизнес-решения. Опыт интегратора и высокая проработанность бизнес-решения вкупе с большей заинтересованностью сотрудников снижают риски проекта.

Выстраивание единой системы

Бизнес-решения основаны на единой инфраструктуре DIRECTUM. Поэтому все решения прекрасно дополняют друг друга, формируя последовательно наращиваемую целостную систему управления бизнесом.

Эффект от внедрения бизнес-решений

При внедрении комплексной СЭД среди других особенно выделяется проблема оценки эффекта от внедрения. И если общий «оздоравливающий» эффект обычно определяется, выражаясь в повышении безопасности, прозрачности и целостности документооборота в организации, то прямое влияние на затраты или доходы организации практически не поддается количественному измерению.

В бизнес-решение изначально закладываются показатели эффективности, позволяющие рассчитать бизнес-эффект от внедрения бизнес-решения: в целом по организации или по отдельным процессам. Опыт нашей работы доказывает возможность достижения конкретных результатов при внедрении бизнес-решений.

Так, при внедрении бизнес-решения «DIRECTUM: Финансовый архив» стоимость подготовки к налоговым проверкам сокращается в 7-12 раз, а количество выемок оригиналов документов из архива документов — на 90%. Стоимость ввода данных из первичных документов уменьшается в 3-10 раз.

Внедрение бизнес-решения «DIRECTUM: Управление договорами» сокращает длительность процесса подготовки и согласования договоров минимум в 3-5 раз, в 2 раза уменьшает среднее количество итераций согласования, снижается количество негативных договорных инцидентов в 4-7 раз. В целом это уменьшает стоимость процесса в 1.5-3 раза.

При внедрении бизнес-решения «DIRECTUM: Управление совещаниями» средняя длительность согласования одного протокола сокращается в 2-3 раза, с 4-7 дней до 6-12 часов. Количество отмененных совещаний по причине отсутствия ключевых участников уменьшается на 30-40%, процент невыполненных резолюций в срок – на 45-75%.

При подготовке материала использовались источники:
https://cloud.mts.ru/cloud-thinking/blog/oblachnyj-dokumentooborot/
https://www.directum.ru/products/directum
https://www.avis-expert.ru/directum/